メール

オンラインセキュリティの重要性は誰もが理解しているつもりでも、実際には十分な注意を払えていないことが多いものです。しかし、この分野での油断は重大なトラブルにつながりかねません。特にメールアカウントは、最もセンシティブな情報を扱う領域の一つです。 メールアカウントが乗っ取られると、そのメールアドレスで登録したすべてのサービスへの不正アクセスを許すことになりかねません。だからこそ、メールはできる限り安全に管理する必要があります。ここでは、今日から実践できるシンプルかつ重要なメールセキュリティ対策を8つ紹介します。 1. 用途別にメールアドレスを使い分ける 多くの人は、個人の活動すべてに一つのメール

Gmailへの乗り換えを考えているものの、古いメールや連絡先が失われてしまうのが心配——そんな方はいませんか?実は心配無用です。Gmailには旧アカウントからメールを簡単に取り込む機能があり、特にWebベースのメールサービスを使っていた場合ならスムーズに移行できます。デスクトップのメールソフトを使っていた場合でも、工夫次第で移行は十分可能です。以前からGmailに興味がありながら、「過去のメッセージを置いていくのがもったいない」とためらっていた方も多いのではないでしょうか。その気持ちも当然です。メールアカウントの乗り換えで最も面倒なのは、古いメールの移行と、友人知人全員に新しいアドレスを知らせ

メールクライアントを選ぶとなると、「快適に動作する」「操作感が滑らか」「デザインが美しい」――この3つを兼ね備えた製品は意外と少ないものです。多くのユーザーが思い浮かべるのはOutlookやThunderbirdあたりまででしょう。しかし近年、Postbox 3は市場で最高クラスのメールクライアントの一つとして、確かな評価を築き上げています。 Postbox 3はシステムリソースに優しく、機能も豊富で、見た目にも美しいメールクライアントです。筆者自身も愛用しており、GmailのWebインターフェースやThunderbirdよりもこちらを好んで使っています。必要な作業はすべてこなせて、学習コスト

メールでのコミュニケーションは難しいものです。本当に伝えたいことを文章にするのは容易ではなく、しかも半分以上の確率で相手に誤解されてしまいます。問題の原因の多くは、宛先の相手があなたの顔を見られないことにあります。こちらの笑顔は伝わらず、相手の表情も確認できません。表情から言葉の感情を読み取るという人間の自然な能力が、メールでは完全に失われてしまうのです。 では、表情や声のトーンの代わりになるものは何でしょうか？友人や職場の同僚みんなを本気で怒らせることなく、メッセージを正しく伝えるにはどうすればいいのでしょう？ 作家ピーター・ドラッカーはかつてこう書いています。「コミュニケーションにおいて最

Gmailは数々の優れた機能を備えた高性能なウェブメールクライアントです。その強力さは、パワーユーザー向けのGmail活用ガイドを読めば一目瞭然でしょう。Googleのサービスである以上、Gmail最大の強みのひとつが「検索」であることは言うまでもありません。まさにGoogleがメールに革命をもたらしたのは、この点においてです。他のメールクライアントがメールの振り分けや整理に重点を置いていたのに対し、Googleは自らが最も得意とする「検索」に注力しました。Gmailでは、メールを細かくファイリングする必要はほとんどなく、検索機能を使えば数秒で目的のメールを見つけ出せます。シンプルなキーワード

Gmailが優れたウェブメールクライアントである理由は数多くあります。中でも検索大手Googleならではの強力な検索機能は、Gmailの使いやすさと成功を支える大きな要因です。Gmailでのメール探しが非常に簡単であることは、改めて言うまでもありません。しかし、メールを「見つけられる」ことと、「後で忘れずに検索して読み返す」ことは別問題です。アーカイブ済みの重要なメールを、いざというときに思い出せるでしょうか。Gmailにはラベル付けやハイライトなど多彩な整理機能があり、Boomerangのようなアドオンを使えばメールを受信トレイに再送することもできます。とはいえ、ラベルを増やしたり、受信トレ

メールの整理というと、フォルダ分け、タグ、フィルタ、優先度マークなどがまず思い浮かびます。もちろん、これらの機能はどれも優秀で、上手に使えば大きな助けになります。しかしGmailには、受信メールを自動的に整理できる、もうひとつの強力な機能があります。それが「エイリアス(別名)」です。 メール整理の2つのアプローチ あらゆる整理術は、大きく「反応型」と「先回り型」の2つに分けられます。反応型とは、メールを受信したあとに、フォルダへの移動や削除、タグ付けなどを自分の手で行う方法です。一方の先回り型は、迷惑メールを自動削除するフィルタのように、メールが届いた時点で自動的に振り分けてくれる方法です。

Mac OS X標準のメールアプリ「Mail」は、驚くほど洗練されており、機能も非常に豊富です。クラウド型からデスクトップ型まで、さまざまなメールクライアントを試してきましたが、日常のメール管理となると、結局はMailアプリに戻ってきてしまいます。 中でも特に管理が必要なのが、添付ファイル付きのメールです。重要なファイルがあちこちに散らばっていると、それらを含むメールをきちんと追跡しておくことが大切になります。また逆に、不要になった添付メールを削除し、貴重なディスク容量を圧迫しないようにすることも欠かせません。 Mailには、こうした課題にも対応できる便利な機能が数多く備わっています。この記事

誰もが経験したことがあるはずです。あの、うんざりするようなメールの数々。もはや「メール」と呼ぶのも憚られるような代物――そう、転送メールです。うわっ、またか！ 少し大げさに聞こえるかもしれませんが、同意していただける方も多いのではないでしょうか。 転送メールは本当に厄介な存在です。スパムと同じ扱いをするのは厳しすぎると思われるかもしれませんが、正直なところ、受信箱の中で「重要」と認識されるものという観点で見れば、実質的にはスパムと変わりありません。技術的な定義はともかく、読むつもりのないメールが大量に届くのはストレス以外の何ものでもないからです。 もし何でもかんでもすべて転送してくる「慢性転送

Gmailを本格的なプロジェクト管理ツールへと変身させるChrome拡張機能「Streak(ストリーク)」をご存じでしょうか。カスタマーサポートやイベント企画など、さまざまな種類のプロジェクト向けテンプレートがあらかじめ用意されており、導入後すぐに使い始められるのが魅力です。Streakでは、プロジェクトのことを「パイプライン」と呼びます。パイプラインにボックスを追加し、受信・送信メール、コメント、担当者などの情報を記録しながら、各ボックスの進捗を追跡できます。さらに素晴らしいのは、パイプラインをチームメンバーと共有して共同作業できる点です。StreakはGmailに新しいレイヤーを追加し、メ

スパムは、インターネット上における「疫病」とも呼べる存在です。誰であっても、いつか必ずスパムの標的となり、その厄介な被害に悩まされることになります。人々は何十年もの間スパムとの戦いを続けてきましたが、それでも今なお勢力は衰えていません。では、そもそもスパマーはどのようにしてあなたを見つけ出すのでしょうか？ スパムの主な配信手段はメールです。論理的に考えれば、「スパマーにメールアドレスさえ知られなければ被害には遭わない」と思うかもしれません。しかし、現実はそう単純ではありません。スパマーたちは長年の試行錯誤の中で手法を洗練させており、実にさまざまな方法でメールアドレスを手に入れられるのです。 知

Gmailは本当に優れたメールサービスです。その使いやすさゆえに、多くのユーザーがサードパーティ製のメールクライアントを使わず、Webインターフェースだけで日常のメールを管理しています。Gmailとそれに続くサービス群は、私たちのメールに対する考え方や扱い方、さらには日常生活におけるメールの役割までも大きく変えてきました。今やメールは非常に身近な存在となり、仕事でも欠かせないツールになっています。その一方で、受信箱には処理すべきことが絶えず流れ込み続けます。仕事のためにPCの前に座ったはずなのに、10分ごとにメールに気を取られてしまう——そんな経験はありませんか？未読メールがどんどん溜まり、埋

せっかく重要なメールを送ったのに、返信まで何日もかかったり、最悪の場合は完全に忘れられてしまった——そんな経験はありませんか?相手側の事情でどうにもならないこともありますが、メールが開封され、きちんと読まれ、返信してもらえる確率を高めるために、送り手側でできる工夫は実はたくさんあります。幸いなことに、これから紹介する「テクニック」はどれも難しいものではありません。理にかなった習慣にすぎないのです。常に効果を保証することはできませんが、実践すれば確実に違いが生まれ、メールでのコミュニケーション全体が改善されるはずです。自分の名前を目立たせるこの方法自体は最近まで知りませんでしたし、考案者ではもち

朝、デスクに座ったときに最初に行うことのひとつがメールチェックという方は多いのではないでしょうか。筆者の仕事もメールの処理量が非常に多く、出勤後最初の1時間はほぼ確実に新着メールの確認と、以前のやり取りへの返信作業に費やされます。地味で退屈な業務ではありますが、これも現代の仕事の現実。今やオフィスワークには必ずメールの送受信が付き物であり、この傾向は減るどころか、今後さらに増えていくばかりでしょう。50通から始まるメールストレスだからこそ、今回ご紹介するインフォグラフィックにはすぐに共感できました。どうやら多くの人は、受信メールが50通を超えたあたりからストレスを感じ始めるそうです。筆者の場合

新品のWindows 8端末、あるいはアップグレードしたばかりのPCを起動すると、タイル画面がきらきらと輝き、便利な情報を次々と表示してくれます。そんな中で、まずは画面を一通り眺めてから、メールクライアントに目を向けることになるでしょう。 ここで一点補足しておくと、すべてのWindows 8にMicrosoft純正のメールアプリがプリインストールされているわけではありません。搭載の有無は、Windows 8のエディションやPCメーカーによって異なります。 Windows 8のメールアプリ事情 Windows 8向けのメールアプリは意外にも多数存在しますが、それぞれが異なる用途・機能に特化してい

メール受信箱は、ときに生産性をむしばむ「ブラックホール」になりがちです。メールを読み、下書きし、返信を作成する作業に追われていると、あっという間に時間が過ぎてしまいます。オンライン・オフラインを問わず、多くのメールクライアントはユーザーの負担を少しでも軽減しようと工夫を凝らしてきました。その中でもGmailは成功を収めている部類に入ります。 スレッド形式の会話やスマートラベルはその第一歩でした。前者は一連のやり取りを最初から最後まで追いやすくし、後者はメール整理のための強力なツールとして登場しました。しかし、Gmailのやり取りにもう少し情報を足したいと思ったことはありませんか？例えば、「これ

自分のウェブサイトを持つことには、たくさんの魅力があります。まず、ある程度スペックの高いレンタルサーバープランを契約していれば、さまざまなWebアプリケーションを自分のアカウント上にインストールして自由に試すことができます。さらに見逃せないのが、レンタルサーバー契約に付いてくる「メールマネージャー」の存在です。独自ドメインを使ったメールアカウントを、好きなだけ作成できます。これがあれば、他社のフリーメールに登録する必要はほとんどありません。事実上、自分専用のメールサービスを運営しているようなもので、ホスティング業者が提供するウェブメールクライアントからアクセスできます。ただし、この方法には一つ

お昼を作る時間がない?問題ありません、缶詰を開ければOK。キャンプ用の保存食が必要?簡単です、缶詰を買いましょう。では、同じ内容のメール返事を打つのにうんざりしていませんか?そんなときこそ「定型返信(カン・レスポンス)」の出番です。冗談だと思うかもしれませんが、これは本当の話。定型返信は、試したことがないユーザーがあまりにも多い隠れた優秀機能ですが、一度使ってしまえば、もう手放せなくなります。Gmailの定型返信について聞いたことはあるけれど、まだ試していないという方はいませんか?今回初めて知ったという方もいるでしょう。どちらにせよ、この素晴らしい機能をまだ活用していないなら、今こそ試す絶好の

メールボックスを開いたら、憎しみに満ちたメッセージが届いていた——こんな経験は誰にとっても非常に腹立たしいものです。なぜ人はこんな振る舞いをするのでしょうか?失礼なメールを配布する何らかの「委員会」でも存在するのでしょうか? 一般的に言えば、常識ある人がそんなことをするはずはありません。しかし、ここはインターネット。いわば仮想の西部開拓時代であり、何でもありで、ルールは各自の手の中にあるようなものです。 だからこそ、ネット上で自分を守る方法を身につけておくべきです。ただし、相手と同じように横柄になることは、決して正しい自衛策ではありません。私自身、これまでに何通もの憎たらしいメールを受け取って

現代社会において、メールなしで仕事や日々の用事をこなすのはほぼ不可能です。実際、多くの人が2〜3個のメールアドレスを使い分けており、適切なメール管理術を持っていないと、受信トレイはあっという間に手に負えない状態になってしまいます。「またメール管理の記事？」と思った方もいるかもしれません。確かにGmailのフィルタ活用法や複数アカウントの管理、新機能の紹介など、関連記事は数多く存在します。しかし残念なことに、どんなに努力しても、便利なプラグインや工夫を凝らしたフォルダを作っても、受信トレイは結局また散らかってしまう――これが多くの人が抱える共通の悩みです。その理由はシンプルです。どれだけ受信トレ