Gmailをプロジェクト管理ツールに変えるChrome拡張機能「Streak」の使い方とチーム共有術

Gmailを本格的なプロジェクト管理ツールへと変身させるChrome拡張機能「Streak(ストリーク)」をご存じでしょうか。カスタマーサポートやイベント企画など、さまざまな種類のプロジェクト向けテンプレートがあらかじめ用意されており、導入後すぐに使い始められるのが魅力です。Streakでは、プロジェクトのことを「パイプライン」と呼びます。パイプラインにボックスを追加し、受信・送信メール、コメント、担当者などの情報を記録しながら、各ボックスの進捗を追跡できます。

さらに素晴らしいのは、パイプラインをチームメンバーと共有して共同作業できる点です。StreakはGmailに新しいレイヤーを追加し、メールベースのプロジェクト管理を誰でも手軽に行えるようにしてくれます。

Streakのインストール方法

まず、ChromeウェブストアからStreakをインストールします。その後、Gmailアカウントにログインし、下のスクリーンショットのようにアクセス許可のボタンをクリックして、Streakにアクセス権を付与してください。

Streakは、メールアドレス、Googleカレンダー、メール、連絡先、プロフィール情報へのアクセスを要求します。アクセスを許可すると、最初のプロジェクトを設定できるようになります。また、Gmailのサイドバーに「Pipelines」という新しいヘッダーが追加されていることにも気づくはずです。

Streakでプロジェクト(パイプライン)を作成する

この記事では、旅行計画プロジェクトを例にStreakの使い方を紹介します。Streakがサポートしている、仕事・プライベート両方のプロジェクト(パイプライン)タイプは以下のとおりです。

• 営業 / CRM
• 採用
• メールサポート
• ディールフロー
• 資金調達
• 製品開発
• バグトラッキング
• ジャーナリズム
• イベント企画
• 旅行計画
• 結婚式準備
• 貸付
• カスタムパイプライン

作成したすべてのプロジェクトは、Gmailサイドバーの「Pipelines」ヘッダー以下に一覧表示されます。各プロジェクトは、独立した受信トレイのようなイメージで整理されます。プロジェクトは複数の「ボックス」で構成され、それぞれのボックスがさまざまなステージを進んでいきます。ボックスはプロジェクトの独立した要素であり、旅行の例でいえば、旅程の一区間などを表します。

プロジェクト全体の状況は上部のバーにまとめられており、各フィールドがプロジェクトのステージを表しています。これらのステージは自由にカスタマイズでき、必要に応じて追加することも可能です。旅行の場合なら、「予約前に全参加者の承認を得る」といったステージを追加するとよいでしょう。

ボックスはいくつでも追加できます。理想的には、すべてのボックスが各ステージを順番に進んでいくことになります。各ボックスには担当者を割り当てたり、費用や場所など必要な情報を入力したりできます。列も同様にカスタマイズ可能で、項目を自由に追加できます。

Streakでプロジェクトを管理する

プロジェクトの概要がある程度固まり、最初のステージに入ると、プロジェクト内のさまざまなボックスに関するメールが届き始めます。ここで注目したいのが、開いたメールの上部にある「Boxes」ボタンです。このボタンを使えば、メールを既存のプロジェクトボックスに追加したり、必要に応じて新しいボックスを作成したりできます。

プロジェクトの概要画面に戻ると、各ボックスを開いて、どのメールが追加されたのか、そのほかに何が起こったのかを確認できます。ボックスごとにコメントを残したり、リマインダーを設定したり、自分に関係なくなった場合は更新のフォローを解除したりすることも可能です。

プロジェクト全体の最近の変更履歴は、「Updates」タブから確認できます。プロジェクト概要画面の右上にあるグレーのボタンをクリックすると、Updatesタブの開閉ができます。小さな矢印をクリックしてメニューを開けば、表示する更新内容を選択できます。

Streakで他の人とコラボレーションする

Streakは個人でのプロジェクト管理にも優れていますが、真価を発揮するのは共有機能です。プロジェクト(パイプライン)を開き、上部の青い「Share」ボタンをクリックすると「Sharing Settings(共有設定)」が開きます。ここでプロジェクトを非公開から共有に変更し、メンバーを追加できます。

共有相手がすでにStreakを使っていれば、そのプロジェクトは自動的に相手のリストに表示されます。まだStreakを使っていない場合には、パイプラインが共有されたことと、アクセスにはStreakのインストールが必要であることを伝えるメールが届きます。

カスタマーサポートでのStreak活用デモ

Streakは多機能なため、文章だけで説明するのは難しい部分もあります。実際に動いているところを見たほうが、ずっと理解しやすいでしょう。以下は、カスタマーサポートのパイプラインにおけるStreakのデモ動画です。

https://youtu.be/Mx_4Kpoqypk

その他の便利機能:「Send Later」と「Snippets」

Streakには、さらに便利な機能が2つ搭載されています。1つ目は、メールの送信日時を予約できる「Send Later」機能です。2つ目は、よく使うメッセージをスニペットとして保存してテンプレート化し、以降のメール作成時間を短縮できる「Snippets」機能です。

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