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情報過多は、今や誰もが直面する現実の問題です。 圧倒されると同時に恐ろしくもあり、現代の生活はあらゆる瞬間に情報過多を引き起こすように設計されていると言っても過言ではありません。その原因となっているのは、私たち全員が依存しているテクノロジーそのものです。私たちは「常に」何が起きているのかを知らなければならないと感じています。この段落を書いている間にも、私はReddit、Twitter、Facebookを少なくとも一度ずつチェックしていました。情報過多は、私たちの集中力の持続時間が短くなっている直接的な原因だと言えるでしょう。 しかし、情報過多には立ち向かうことができます。消費するコンテンツを一

メールアドレスを入力するたびに、あなたは火遊びをしているかもしれません。 ウェブサイトはあらゆる場面でメールアドレスの入力を求めてきますが、そのサイトがあなたの情報を善意で扱ってくれる保証はどこにもありません。実際、多くのサイトは入力されたメールアドレスを保存し、金銭と引き換えにメール収集業者へ売り渡しています。こうしてあなたのアドレスは、いつの間にかスパマーの手に渡ってしまうのです。 最も安全なのは「アドレスを教えないこと」 サイトがあなたのメールアドレスを売り渡すかどうかは、事前に知るすべがありません。 therefore、理論上はメールアドレスを一切教えないのが最も安全な対策です。しかし

急ぎで書いたメールなのに、返事がいつまでも来ない——これほどストレスがたまることはありません。しかし、問題は受信者側にあるとは限りません。実は、メールの書き方そのものに原因があるケースも多いのです。 メーリングリストの開封率やクリック率を高めるための研究は数多くありますが、個人や仕事のメールで迅速な返信をもらう方法については、意外と情報が少ないのが現状です。 職場で緊急の案件があるとき、影響力のある人物に自己紹介したいとき、会議の調整をしたいとき——どうすればメールへの返信を早くもらえるのでしょうか? 以下では、あなたのメールへの返信が遅い、あるいはまったく来ない理由を12個紹介します。これ

2015年2月の調査によると、1日に約1120億通ものビジネスメールが送受信されています。学生であれ、会社員であれ、リモートワーカーであれ、チームの一員として働く人なら誰もが、受信箱があっという間に埋まってしまう経験をしているはずです。 そんな多忙な日常では、メールの文面がどうしてもそっけなく、事務的になりがちです。最悪の場合、冷たく感じられたり、ぶっきらぼうだったり、はなはだしきは「失礼な人」という印象を与えてしまうことさえあります。 FoxType Labsの「Politeness Checker」とは FoxType Labsが提供する「Politeness Checker（丁寧度チェ

「メールの処理は、私にとって一日で最高の時間です」――こんなことを言った人は、まずいません。 受信箱ゼロを目指していなくても、メールはストレスの種になります。メールそのものをやめてしまわない限り、うまく付き合うためのコツはいくらあっても足りません。今回は、メール関連のストレスを軽減するための6つのコツをご紹介します。 1. メールをまとめて予約送信する このコツには、思っている以上のメリットが隠れています。BoomerangやSndLatrのようなアプリを使えば、メールの送信を後の時間に予約できます。分かりやすい利点は、都合のよい時間帯に複数のメールを下書きしておき、指定した時刻に自動送信でき

メールの署名は、自分に関する重要な情報を相手に伝えるための強力なツールです。適切な署名には必要な連絡先情報がきちんと含まれており、テキストが多すぎたり少なすぎたりすると、かえって相手に良い印象を与えられないこともあります。 Outlookを使用しているなら、送信するメールの種類に応じて複数の署名を使い分けることで、より効果的なコミュニケーションが可能になります。設定方法は簡単です。Outlookで「ファイル」>「オプション」を開き、左側の「メール」タブにある「署名…」ボタンをクリックすると、署名のダイアログが表示されます。 複数の署名を作成して使い分ける この画面では、「新規」ボタ

古いメールのアーカイブやバックアップは、多くの人にとって複雑でハードルが高い作業に感じられます。しかし、実際にはそれほど難しいことではありません。特にMicrosoft Outlookユーザーなら、なおさらです。 Microsoft Outlookは、送受信したメールを「PST」または「OST」と呼ばれるデータファイルに保存します。PSTはPersonal Storage Table(個人用ストレージテーブル)、OSTはOffline Storage Table(オフラインストレージテーブル)の略です。いずれの場合も、これらのファイルには、Outlookクライアントに登録したアカウントとの間

メールボックスに一通のメールが届きました。差出人はPayPal。「アカウントが不正利用されたため、ロックされました」という内容です。「くそっ、またハッカーがパスワードを推測しようとしているのか!」と思ってしまいます。そして、アカウントを再有効化して新しいパスワードを設定するために、メール内のリンクをクリックする必要がある……と書かれています。しかし、そこで立ち止まってください。今読んでいるそのメールは、あなたを騙すために巧妙に作られたフィッシングメールなのです。メールに書かれている情報は偽りであり、実際にはあなたのアカウントはロックされても制限されてもいません。フィッシングメールは年々高度化し

大事なメールの返信をいつまでも待たされた経験はありませんか?クライアントと新プロジェクトの詳細を詰めている最中だったり、パートナーと新居のカラースキームを相談していたり……。理由はさまざまでも、あなただけが悩んでいるわけではありません。 返信が遅れる原因は「判断の負担」 ここで注目したいのは、こうしたメールには必ず何らかの計画や意思決定が伴っているという点です。ところが私たちは、「ご意見をお聞かせください」といった曖昧で答えにくい一文で締めくくることで、その判断の負担を受信者側へ丸投げしてしまいがちです。 自分がそのようなメールを受け取った場面を想像してみてください。じっくり考え、やるべ

優れたアンチウイルス「Avast」に潜む厄介な機能 Avastは定評のあるアンチウイルスソフトですが、知らないうちに有効化されてしまう迷惑な機能がいくつか存在します。不快な通知音からユーザーの行動追跡まで、優秀なセキュリティソリューションにも弱点はあるのです。 気づかないうちに送信メールへ署名が追加される 実はAvastは先月、何の告知もなく、送信するメールに自動的に署名を追加し始めました。自分で気づくことはほぼ不可能で、誰かに指摘されるか、他人からのメールを見て偶然気づくしかありません。 さらに厄介なのは、OutlookやThunderbirdなどのデスクトップ型メールクライアントはもちろん

メールを書くとき、伝えたい本題は本文に書かれます。完璧なメールを作り上げるには多くの時間と労力が必要ですが、力を尽くして仕上げたメールは、きっと自信を持って送信できるものになるでしょう。 しかし、良いメールにはそれ以外の要素も欠かせません。その中でも特に重要なのが「署名（シグネチャ）」です。署名はメール全体を引き締め、受信者にあなた自身についてのさまざまな情報を伝えてくれます。第一印象が大切であるように、最後の印象もまた同じくらい重要なのです。 下記のインフォグラフィックでは、魅力的なメール署名を作成するための実用的なヒントを多数紹介しています。氏名や役職といった基本情報の載せ方から、連絡先の

現代では毎日大量のメールが届くため、Outlookの受信トレイを整理するのは一苦労です。フォルダ分けをしていても、どのフォルダにどんなメールが溜まっているのか把握できなくなることは珍しくありません。 実は、Outlookの初期設定では、一部のフォルダにしか「未読件数」が表示されず、それ以外のフォルダには何も表示されません。受信トレイをゼロにすることを目標にしている方や、自分のメールボックスに正確に何通のメールがあるか知りたい方は、簡単な設定変更でこの情報を確認できるようになります。 フォルダに合計アイテム数を表示させる手順 まずOutlookを開き、左側のフォルダ一覧が展開されていることを確認

Outlookは最も人気のあるメールクライアントの一つですが、その機能を十分に活用できていない方も多いのではないでしょうか。実はOutlookには、生産性を高め、日々のメール作業を格段に楽にしてくれる便利な機能が数多く隠れています。 今回は、あまり知られていないOutlookの便利な小技やテクニックを厳選してご紹介します。メールの取り消し方法、よく使うフレーズの自動入力、添付ファイルの付け忘れ防止など、役立つ情報が満載です。 まだまだ紹介しきれないTipsはたくさんあります。あなた自身のおすすめのOutlookテクニックがあれば、ぜひコメント欄で教えてください。 1. カレンダーに別のタイムゾ

「メールは死んだ」と何度も宣言されてきましたが、そのたびにラザロのように蘇り、今なお現役で活躍し続けています。 Gmailによる強力なメール機能でGoogleはメールの存在感を高め、Yahooはデザインを刷新し、OutlookにはSkypeが統合されました。さらにNSA(米国家安全保障局)による監視問題をきっかけに、スイスの企業は山中のサーバーで運用される堅牢な暗号化メールサービスを提供するまでになりました。 それでもメールが好きになれない人にとっては、メールで行っている作業の多くを他のアプリに任せることができます。すべてをメールで完結させるメリットは一元管理できることですが、その反面、受信箱

ビジネスパーソンであれば、誰もがプロフェッショナルなメールの書き方を身につけておくべきです。キャリアアップのためだけでなく、日々のコミュニケーションを円滑にするためにも欠かせません。失礼な相手や怒った相手、さらには悪意ある相手への対応は簡単ではありませんが、自分が送るメールに誇りを持てること自体が、それだけで価値あることではないでしょうか。 当サイトでは「プロのようにメールを書く方法」についてこれまで多く取り上げてきましたが、意外と見落とされがちなのがメール署名(シグネチャ)です。署名を設定していない人は多く、設定していてもそのポテンシャルを活かしきれていないケースがほとんどです。さらに、メー

Apple Mailに不満を感じて、新しいメールクライアントを探していませんか?実は、Mail.appにはない機能を数多く搭載したサードパーティ製クライアントが多数存在します。本記事では、見逃しがちな便利な機能と、それを最も上手に実装しているアプリをご紹介します。 メッセージが既読になったか把握したい 緊急のメールを送ったものの、相手が読んだのかどうか分からない――そんな経験はありませんか?相手が読むタイミングが分からなければ、フォローアップの適切な時期も判断できません。こうした場面で役立つのが「メールトラッキング」機能です。複数の宛先に送った場合でも、各受信者がいつメッセージを読んだのかを正

オフィスでの仕事でも、友人たちとのイベント企画でも、メールのやり取りがあっという間に膨らんでしまうことは珍しくありません。返信を重ねるうちに引用文が何重にも積み重なり、スレッドはどんどん読みにくく、扱いづらいものになっていきます。 特に厄介なのが、長大なメールの一部だけに返信したいケースです。前後の文脈がないと、他の参加者には何について話しているのかが伝わりません。一対一のやり取りでも同じ問題は起こりえますが、その影響は比較的小さいでしょう。 返信したい部分を選択してから「返信」をクリック そこで、次回メールに返信するときにぜひ試してほしい便利なテクニックがあります。それは、「返信」ボタンを

届くメールすべてが、集中力を削ぐ原因になりかねません。ルールや優先度フラグ、色分類項目を組み合わせれば、メール管理はぐっと楽になります。こうした自動化されたワークフローを取り入れることで、Outlookの受信トレイをすっきり保ち、頭の中も整理された状態を維持できるようになります。 さらに生産性を高めたいなら、「条件付き書式」による受信トレイの自動整形がおすすめです。メールが受信トレイに届いた瞬間に、自動的に分類・フィルタリングされます。この記事はすべてのOutlookユーザー向けですが、特にIMAPメールアカウントを使用している方には役立つはずです。IMAPアカウントでは、POP3ユーザーが自

メールを送る前に、どれくらい時間をかけて内容を考えていますか？思いついたことをさっと書いて、そのまま送信ボタンを押してしまう人も多いのではないでしょうか。ビジネスメールであれば、少なくとも誤字脱字や文法ミスがないか、一度は目を通して確認しているはずです。しかし、質の高いメールを作るためには、ミスのチェックだけでは決して十分ではありません。意図せず「失礼」に聞こえてしまう言葉がある実は、日常的によく使われるありふれた言葉の中には、送り手の意図とは関係なく、相手に冷たい・ぶっきらぼうな印象を与えてしまうものがあります。以下のような表現には注意が必要です。「至急」「ASAP」の乱用：繰り返し使うと命

メールのコピーに悩んだら、成功企業の実例から学ぼう 新規ビジネスの立ち上げでも、メルマガの運営でも、魅力的なメールのコピーを考えるのは意外と難しいものです。自動送信されるメールが無機質でロボットのような印象になってしまうのは避けたいところ。では、読者に「このメッセージの裏には実際の人間がいる」と感じてもらうには、どうすればよいのでしょうか。 メールのトーンや伝え方は、ブランドやターゲット層に合わせて調整する必要がありますが、インスピレーションを得られる便利なサイトがあります。それがJust Good Copyです。Slack、Trello、Pinterestといった成功企業のメールコピーの実例