Gmailスレッドにメモや注釈を追加できる超便利ツール集｜受信箱の生産性を最大化する方法

メール受信箱は、ときに生産性をむしばむ「ブラックホール」になりがちです。メールを読み、下書きし、返信を作成する作業に追われていると、あっという間に時間が過ぎてしまいます。オンライン・オフラインを問わず、多くのメールクライアントはユーザーの負担を少しでも軽減しようと工夫を凝らしてきました。その中でもGmailは成功を収めている部類に入ります。

スレッド形式の会話やスマートラベルはその第一歩でした。前者は一連のやり取りを最初から最後まで追いやすくし、後者はメール整理のための強力なツールとして登場しました。しかし、Gmailのやり取りにもう少し情報を足したいと思ったことはありませんか？例えば、「これは経理部のジョーさんに任せよう」といったメモや注釈などです。残念ながら、Gmailには特定のメールに補足情報を付け、将来の参考にできる「メモ機能」がまだ用意されていません。

最もシンプルな解決策――自分宛てに転送する

最も手軽なのは、メール本文や件名（あるいはその両方）に説明文を添えて自分自身に転送し、専用のラベルを付ける方法です。後からラベルをクリックすれば、自分宛てに転送したメールをまとめて確認でき、それぞれの内容をすぐに思い出せます。

2番目にシンプルな解決策――Gmailタスク

Gmailタスクを使えば、任意のGmailスレッドをタスクペインに送ることができます（「その他」→「タスクに追加」）。タスクリストの各項目は元のメールと連携しており、「関連メール」リンクをクリックするだけで元のメールを参照可能です。さらに重要なのは、タスクの詳細（「詳細を編集」から）を開くと、メモ専用の入力欄が表示される点です。Gmailタスクはメールを実行可能なGTDジョブへと変換してくれるだけでなく、メモを追加することで活用の幅がさらに広がります。

メールをGoogleドキュメントに変換する方法もありますが、これは少し大げさすぎます。ここで求めているのは、もっとエレガントなソリューションです。それでは、サードパーティ製ツールを使って、Gmailにメモを追加する新しい方法を見ていきましょう。

Googleチャットでメモを取る「Sticky.io」

Sticky.io（ベータ版）はサードパーティ製のWebアプリケーションで、Googleチャットのようなチャットクライアントを、まるでメモ取りの「秘書」のように活用できるのが特徴です。この小さなアプリを使えば、メールを読みながら同時にメモを取ることができます。さらに、メモをSticky.io宛てにメールで送って保存しておくこともでき、外出中であればSMSで送信する選択肢もあります。

Gmailアカウントで初めてログインすると、Sticky.ioから同じアカウントのチャットボックスに招待状が届きます。これを承認すれば準備完了です。Sticky.ioと「チャット」している間に入力したメモは、自動的にSticky.ioアカウントへ保存されます。保存先では、メモに補足を加えたり（外部コンテンツへのリンク挿入も可能）、独自のラベルを付けたノートブックにグループ化したりして整理できます。

確かにSticky.ioでは、特定のメールに直接メモで注釈を付けることはできません。しかし、受信箱を処理しながら詳細なメモを残すには非常に便利だと感じました。もちろん、該当するGmailのパーマリンクをメモにコピー＆ペーストして、両者を関連付けることも可能です。ノートブックとタグを組み合わせれば、思考をより上手に整理し、適切にアーカイブできます。

Chrome拡張機能「Notes for Gmail」

名前から用途がひと目で分かるでしょう。Notes for Gmailは、当時プライベートベータ版だったChrome拡張機能です。ただし、招待状はすぐに取得できるほどハードルは低く、筆者もすぐに利用を開始できました。インストールして特定のGmailアカウントでの使用を許可すると、メールの上部やスレッド内に「Add Note」ボタンが表示されます。これをクリックするとメモ入力ボックスが開き、すべてのメモは該当するメールと紐づけて保存されます。

メモにマウスを合わせて適切なアイコンをクリックすれば、編集・削除・共有が行えます。さらに重要なのは、リマインダーを追加できる点です。Notes for Gmailには複数の書式設定オプションが用意されており、画像を挿入する機能も備えています。

正式公開後も無料で使い続けられるかどうかは不明でしたが、サイトには「アクティブなベータユーザーは生涯無料でサービスを利用できる」と記載されていました。試してみる価値は十分にあると言えるでしょう。

Firefox向け「Gmail Notes Sidebar」

ソリューションをChromeだけに限定する必要はありません。Firefoxユーザーにも選択肢があります。Gmail Notes Sidebarを使えば、個々のメールにメモを追加できます。アドオンの説明には次のようにあります。

「Gmail NotesはGmailの統合機能ではなく、Google App Engineフレームワーク上で動作する独立したWebアプリケーションです。そのため、メモはGmailデータとは別に保存されますが、それでもGoogleのインフラ上に置かれています。メモがGoogleクラウドに保存されているため、異なるマシンからでも閲覧・編集・作成が可能です。」

Gmail Notes Sidebarにはリッチテキストエディタが搭載されており、メモを自由に書式設定できます。「リスト」ビューでは、すべてのメモを展開可能なリスト形式で一覧表示でき、フィルターを使って表示を整理することも可能です。Gmailへのリンクやタイムスタンプを明示的に入力できるほか、メモ付きのメッセージを目立たせるために、スター（およびスーパースター）の活用が推奨されています。

まとめ：Gmailを生産性ツールへ進化させよう

これまで何度も証明されてきたように、Gmailを生産性の高いツールへと変える方法は数多く存在します。メモ機能は、受信箱をより整然と保ち、自分自身が必要な情報を素早く把握できるようにしてくれる強力な味方です。あなたの受信箱では、Gmailメモをどのように活用したいと思いますか？独自の回避策をお持ちの方も、ぜひコメントでお聞かせください。