受信箱を守る：うんざりの転送メールをフィルタリングして自動整理する方法

誰もが経験したことがあるはずです。あの、うんざりするようなメールの数々。もはや「メール」と呼ぶのも憚られるような代物――そう、転送メールです。うわっ、またか！ 少し大げさに聞こえるかもしれませんが、同意していただける方も多いのではないでしょうか。

転送メールは本当に厄介な存在です。スパムと同じ扱いをするのは厳しすぎると思われるかもしれませんが、正直なところ、受信箱の中で「重要」と認識されるものという観点で見れば、実質的にはスパムと変わりありません。技術的な定義はともかく、読むつもりのないメールが大量に届くのはストレス以外の何ものでもないからです。

もし何でもかんでもすべて転送してくる「慢性転送魔」の知人に悩まされているなら、受信箱は読まないメールであふれ返っていることでしょう。「転送しないで」とお願いすれば済む話ですが、相手が頑固だったり、頼んだのに止めてくれなかったりすることもあります。幸い、相手の習慣が変わるのを待たなくても、自分側で対処する方法があるのです。

フォルダとフィルタを設定しよう

転送メールを受信箱から締め出す鍵となるのが、多くのメールクライアントが備えている「フィルタ」と「フォルダ」機能です。Gmail、Outlook.com（旧Hotmail）、Yahoo!メールでの設定方法については、詳しく解説した記事が多数あります。これらのWebメールサービスを利用しているなら、まず公式ヘルプや解説記事をチェックしてみるのがおすすめです。

では、Gmail・Outlook.com・Yahoo!メールのいずれも使っていない場合はどうすればよいのでしょうか。AOLなど他のWebメールサービスでも、同様にフォルダやフィルタを作成できる可能性が高いです。とはいえ、筆者としてはGmailかOutlook.comへの乗り換えを強くおすすめします。この2つなら、メールアドレスを変更せずに既存アカウントからメールを取り込めるからです（kooldude293@aol.comのようなアドレスをお持ちなら、思い切って変更するのも悪くない選択肢かもしれません）。

Gmailでの手順は、他のWebメールサービスでもほぼ共通しています。また、デスクトップ型のメールクライアントでも同じことは可能です。人気の高いMicrosoft OutlookとThunderbirdについては、それぞれ以下のような方法があります。

• MS Outlook：仕分けルールを使って受信メールを自動的にフォルダへ振り分ける
• Thunderbird：メッセージフィルタを設定して条件に合うメールを自動処理する

転送メールのフィルタリングに最適なのは？ Outlook.comかGmailか

フィルタ作成が転送メール対策の最も効率的な方法だとわかったところで、どちらのWebメールサービスがより簡単に設定できるのかを見てみましょう。Gmailは昔からラベルやフィルタによるメール整理に強く、近年はさらに操作が簡単になっています。

Gmailでフィルタを作成するのは非常にシンプルです。検索条件を入力する欄に、件名に含まれるキーワードなどを指定します。条件を入力したら「フィルタを作成」を選び、該当するメールに対する処理内容を選ぶだけです。

一方、Outlook.comで「Fwd」や「FW」といったキーワードで振り分けたい場合は、次の手順を行います。歯車アイコン（オプション）をクリックし、メールの設定をすべて表示を開きます。メールの自動処理カテゴリ内の受信メッセージの仕分けルールを選択し、新規作成をクリックします。転送メールを除外したい場合は、ステップ1のドロップダウンメニューで件名を選び、隣のメニューで含まれているを選択して、テキスト欄にfwdと入力します。

ステップ2では、転送メールの行き先を決めます。すでに転送用のフォルダを作成済みなら、「受信トレイに移動」のドロップダウンメニューからそのフォルダを選択してください。まだフォルダがない場合は、「新しいフォルダーに移動」の欄にフォルダ名を直接入力すれば、その場で作成できます。

Outlook.comには他にも便利な機能が豊富にあります。Sweep（一括整理）、カテゴリ、フォルダ、フラグなどを組み合わせれば、驚くほど簡単にメールを管理できるでしょう。これはOutlook系サービスの大きな強みといえます。

両サービスとも、メールを受信箱に届く前に削除してしまうオプションも用意しています。転送メールを絶対に絶対に読むことがないと確信しているなら悪い選択ではありませんが、「ブロック」は判断の余地を奪ってしまうため危険も伴います。むしろおすすめしたいのは、受信箱をスキップして特定フォルダへ振り分ける設定です。こうすればメール自体は残るので、必要になったときに確認でき、しかも受信箱が散らかる心配もありません。

結局のところ、自分が使いやすいと思う方を選べばよいのです。GmailユーザーがOutlook.comを試してみるのも、その逆も自由自在です。ちなみに筆者はどちらかに偏見があるわけではなく、単純にYahoo!メールやAOLなど水準に達しないサービスをおすすめするのは失礼にあたると考えているだけです。その結果、転送メールだけでなくメール全般の管理において、GmailとOutlook.comがベストな2大選択肢となるわけです。

まとめ

転送メールのフィルタリングは、実際のところとても簡単です。しかも、フィルタで除外できるのは転送メールだけではありません。ニュースレターの残骸や不要な通知など、いわゆる「グレイメール」も大量に溜まっているはずです。Outlook.comはグレイメール対策が特に優れていて、Gmailよりも扱いやすいとさえ言えるでしょう。

さて、あなたの周りには、いつも何かを転送してくるあの人はいますか？　そして、転送メールを完全にブロックするのと、受信箱をスキップしてフォルダに振り分けるのと、どちらのスタイルが好みですか？　ぜひコメントであなたの考えを聞かせてください！