雑然とした受信トレイで埋もれない!メールを目立たせる7つのテクニック

せっかく重要なメールを送ったのに、返信まで何日もかかったり、最悪の場合は完全に忘れられてしまった——そんな経験はありませんか?相手側の事情でどうにもならないこともありますが、メールが開封され、きちんと読まれ、返信してもらえる確率を高めるために、送り手側でできる工夫は実はたくさんあります。

幸いなことに、これから紹介する「テクニック」はどれも難しいものではありません。理にかなった習慣にすぎないのです。常に効果を保証することはできませんが、実践すれば確実に違いが生まれ、メールでのコミュニケーション全体が改善されるはずです。

自分の名前を目立たせる

この方法自体は最近まで知りませんでしたし、考案者ではもちろんありません。Dirty Marketing SecretsのJosh Grillo氏の記事で紹介されていたものです。やり方はシンプルで、矢印などの記号をコピーして、署名の名前の両側に貼り付けるだけ。そうすると、送信したメールは受信箱の中で次のように表示されます。

筆者としては、この手法にはやや賛否があると思っています。確かに目立ち、効果があり、それほど押しつけがましくないという反面、普段から頻繁にやり取りしていて必ず返信をくれる相手にとっては、かえって煩わしく感じられるかもしれません。使いどころを見極めるのが大切です。

すべては件名次第

メールを「未読」から「既読」へと変えるうえで、最も比重が大きいのが件名です。件名の作り方にはさまざまなアプローチがあり、その多くは組み合わせて使うこともできます。

1. 具体的に、簡潔に

曖昧な件名ほど悪いものはありません。「こんにちは」程度の件名、さらに悪いのは「(件名なし)」。なぜ今でも存在するのか不思議なくらいです。メールを使い始めた頃は珍しくありませんでしたが、メール文化が進化するにつれて私たちも変わりました。件名を空のままにすると、開封される前に削除(またはフィルタリング)される可能性が非常に高いのです。

2. 文章形式の件名を使う

少し不自然に感じるかもしれませんが、件名に文章を入れるのは実は良い習慣です。人間の思考は文章で働き、コミュニケーションも文章で行われます。ならば、メールも文章から始めればいいのです。単に「質問」と書く代わりに、「〇〇について簡単な質問があります」と書いてみましょう。よりパーソナルな印象になり、開いてみようという気持ちにつながります。ただし、その文章はメールの内容を要約したものであるべきです。曖昧な文では逆効果になってしまいます。

3. 質問形式にする

先ほどの「文章形式」の応用編です。「〇〇について簡単な質問があります」ではなく、知りたいことをそのまま質問として書きます。たとえば、メールを目立たせる方法について尋ねたいなら、「どうすれば自分のメールをもっと目立たせられますか?」といった具合です。

質問形式の利点は、平文よりも訴求力があり、読み手を引き込みやすいことです。もちろん、メールの内容が質問でないなら無理に使うべきではありません。関連性があり、メールの主題そのものである必要があります。

4. 相手に関連するキーワードを入れる

連絡先の相手が特に興味を持っていたり、得意としていたりするテーマについてメールするなら、その言葉を件名に入れましょう。たとえばSEOに関する質問で、相手がその分野の専門家なら、件名に「SEO」を含めます。例:「ブログのSEO改善方法について教えてください」。相手にとって関心の高い言葉は、件名欄で強力なフックになります。

5. 括弧やコロンで「サブ件名」を作る

「サブ件名」という言葉は筆者の造語かもしれませんが、意味は通じるはずです。つまり、件名の中に補足説明を加え、括弧やコロンで主題と区切るということです。同じ例で言えば、「質問：どうすればメールをもっと目立たせられますか?」や「[質問] メールを目立たせる方法」のように書けます。

ちょっとした文法の話をすると、コロンと括弧は似ていますが、役割は微妙に異なると筆者は考えています。コロンは、これから読む内容を読み手に予告・説明するもの。一方、括弧は読む内容にラベルを付けるものです。あくまで筆者の解釈なので正確とは限りませんが、納得感のある考え方だと思います。

6. 大文字はOKだが、控えめに

強調したい場面では大文字を使いたくなりますが、件名では書式の選択肢が限られているため、大文字に頼りがちです。これは良くも悪くもなり得ます。件名も本文もすべて大文字のメールを受け取ったことがある人は多いはず——あれは不快ですよね。すぐに削除したくなりますが、相手が高齢の方だと罪悪感もあります。しかし、それ以外の人は言い訳できません。迅速な返信どころか、返信すらもらえなくても驚かないでください。良い例と悪い例は以下の通りです。

• 悪い例:「I NEED HELP IMMEDIATELY」(すべて大文字)
• 良い例:「[URGENT] My account has been compromised – please help」

大文字の最大の落とし穴は、スパムっぽく見えてしまうことです。これはまさに次のポイントにつながります。

7. スパムっぽく見せない

メールスパムがどんなものか、改めて定義する必要はないでしょう。誰もが受け取り、誰もが一瞬で見分けられます。それなのに、なぜ自分のメールをスパムっぽくしてしまう人がいるのでしょうか?不思議ですが、以下の点に注意すれば、安易で unintelligent なスパムのような印象を避けられます。

• 大文字の使用は最小限に(前述の通り)
• 「無料(free)」などフィルタリングされやすい言葉に注意する
• 曖昧にせず、メールを送る理由を明示する
• 偽りの「Re:」「Fwd:」を件名に付けない
• 感嘆符はほぼ使わない
• 上記の他のポイントもすべて守る

本文のことも忘れずに

件名を工夫すれば開封率は大きく変わりますが、本文そのものも重要であり、軽視してはいけません。開封されたのに、ざっと流し読まれて「後で対応しよう」と放置されるのを防ぐためにできることはたくさんあります。筆者自身、時間がないために後回しにすることもありますが、それ以外の場合は、本文が長すぎたり、レイアウトが崩れていたり、分かりにくかったりして、内容を理解するのに手間がかかることが原因です。つまり:

• 不要に長いメールにしない
• 関連する段落ごとに分割する
• 網羅的でありながら要点を押さえる
• 導入部(そしてメール全体)を曖昧にしない

長いメールを絶対に送るなと言っているわけではありません。どうしても必要なときはあるでしょう。しかし、本来なら短く済む内容を、必要以上の言葉で説明しようとしてしまうことがあります。そして最後のポイントは送信前に必ず推敲することです。Gmailには、指定時間内なら送信を取り消せる「送信取消(Undo Send)」機能があります。筆者は推敲後でも何度もこの機能のお世話になりました。送信ボタンを押した直後に、送信中のメールをもう一度眺めて、修正したい箇所に気づく——そんな経験はありませんか?送信をキャンセルして修正し、再度送信できるのです。とても便利な機能なので、まだ有効化していない方はぜひ設定しておきましょう。

まとめ

ここで紹介したのは、適切なメールエチケットの第一歩にすぎず、学ぶべきことはまだたくさんあります。ちなみにBloomberg BusinessWeekは、本記事で扱ったテーマの多くを視覚的にまとめたインフォグラフィックを公開しています。図解付きで確認したい方におすすめです。

あなた自身、効果が実証済みのテクニックを見つけたことはありますか?あるいは、この記事の内容について質問がありますか?どちらでも結構です。ぜひコメント欄でお聞かせください!