Gmailのインポート機能で旧アカウントからメールを簡単に移行する方法

Gmailへの乗り換えを考えているものの、古いメールや連絡先が失われてしまうのが心配——そんな方はいませんか?実は心配無用です。Gmailには旧アカウントからメールを簡単に取り込む機能があり、特にWebベースのメールサービスを使っていた場合ならスムーズに移行できます。デスクトップのメールソフトを使っていた場合でも、工夫次第で移行は十分可能です。

以前からGmailに興味がありながら、「過去のメッセージを置いていくのがもったいない」とためらっていた方も多いのではないでしょうか。その気持ちも当然です。メールアカウントの乗り換えで最も面倒なのは、古いメールの移行と、友人知人全員に新しいアドレスを知らせる作業だからです。

しかし、乗り換え先がGmailなら話は別。Gmailは古いメールや連絡先を自動的に取り込んでくれます。さらに、旧アドレスが存続している限り、そちら宛ての新着メールを受け取り続けることさえ可能です。

特に、プロバイダ(ISP)が提供するメールアドレスをお使いの方は、今すぐGmailへ切り替えることをおすすめします。プロバイダのアドレスを使い続けると、乗り換え時にメールを持っていけず、しかもそのWebメール画面は広告だらけで使い勝手が悪いことがほとんどです。

なお、旧アドレスからのインポート機能自体は新しい機能ではありませんが、これからGmailに乗り換える方にとっては意外と知られていない機能です。以下、具体的な手順を見ていきましょう。

旧メールアカウントからのインポート手順

前述のとおり、メールをオンライン(Webメール)で保存していた場合は、すべてのメールと(場合によっては)連絡先を新しいGmailアカウントへ簡単にインポートできます。手順はそれほど複雑ではありませんが、順番に確認していきましょう。

まず、メールを取り込みたいGmailアカウントを開きます。画面右上の歯車アイコンをクリックし、「設定」を選択してください。

Gmailの設定画面が開きます。上部の「アカウントとインポート」タブをクリックし、インポートの項目を探しましょう。次のような表示です。

このボタンをクリックするとインポート処理が始まります。まず、旧メールアドレスの入力を求められます。

続いて、Gmailが必要な情報を自動的に判別します。HotmailやYahoo!メールなどの場合はパスワードだけで済むこともありますが、メールサーバーのポート番号など、より技術的な情報の入力が必要になるケースもあります。詳細な設定値は利用しているメールサービスごとに異なるため、各プロバイダのヘルプページなどを参照してください。

30日間のインポート期間と継続受信の設定

上記の手順を実行すると、旧アカウントのメールがすべて取り込まれ、以降30日間は旧アドレス宛ての新着メールも自動的に取得されます。これは「連絡先に新しいアドレスを知らせて乗り換えを完了させるには30日あれば十分だろう」という設計によるものです。

しかし、30日を過ぎても旧アカウントのメールを受け取り続けたい場合はどうすればよいのでしょうか?実はそれも可能です。再び「アカウントとインポート」ページを開くと、「他のPOP3アカウントのメールを確認」するオプションがあります。

すでに1つのアドレスを設定済みの例です。「自分のPOP3メールアカウントを追加」をクリックすると、先ほどと同様の手順でPOP3情報を入力できます。設定後はメールが自動的に取り込まれ、Gmailの更新ボタンを押せばいつでもすべてのPOPアカウントを強制的にチェックすることも可能です。

さらに、Gmailから旧メールアドレスの差出人としてメールを送信することもできます。同じページ内の設定から行え、送信用のメール設定情報を入力するか、確認コードを入力する必要があります。

注意点として、元のインターネットプロバイダが発行したアドレスを乗り換えで解約する場合、その旧アドレスは近いうちに消滅します。上記の設定を行ってもそれは変わりません。最終的には旧アドレスは使えなくなる点をご了承ください。文句があるなら、残念ながら旧プロバイダに言うしかありません。

デスクトップメールソフトの場合：少し手間がかかる

現在のメールがMicrosoft OutlookやMacの「メール」などのデスクトップ型クライアントに保存されている場合、上記の方法だけではすべてのメールを取り込めないことがあります。理由はシンプルで、メールがメールサーバーではなくPC本体に保存されているからです。ただし、諦める必要はありません。旧メッセージと連絡先をGmailへ移す方法はあります。

まず、Gmail側でIMAPを有効にします。設定の「転送とPOP/IMAP」ページから設定できます。次のような画面です。

次に、お使いのデスクトップメールソフトでGmailのIMAPサービスを設定します。Googleのヘルプページには主要なメールソフト向けの設定手順が掲載されています。

IMAPの設定が完了したら、旧受信トレイから新しいGmailアカウントへメールをドラッグ&ドロップで移動できます。時間はかかり、PCをつけっぱなしにしておく必要があるかもしれませんが、確実に機能します。焦らず待ちましょう。

なお、Google Workspace(旧Google Apps)ユーザーなら、この作業を簡単にしてくれるさまざまなツールが用意されています。無料版Gmailユーザーは上記の手順に従う必要があります。

連絡先については、CSVファイル経由でインポートするのがおすすめです。完璧な方法ではありませんが、概ねうまくいきます。

まとめ

筆者は家族や友人、仕事のクライアントのために何度もこの移行作業を行ってきましたが、どれもうまくいっています。あなたの移行体験はいかがでしたか?ぜひコメント欄でお聞かせください。