あなたが送信するすべての電子メールで怒り、怒り、迷惑をかけることを保証する6つの方法

ここMUOでは、匿名での電子メールの送信や、Excelからの電子メールの送信に関する私の電子メールなど、電子メールの送信の技術的な側面について多くのことを取り上げました。しかし、電子メールの感情的な側面はどうですか？メールでどのように出くわしたか、そして書かれた言葉で自分自身を表現するためのより良い方法はどうですか？

さて、私が今日ここに立って、私が今助けられる立場にあるとあなたに言うことができるのは、たくさんの痛みと苦しみがないわけではありません。私は、大学の初期の頃から、キャンパス内の全員に大量の電子メールを送信してマルチ商法のビジネスを始めようとしたときに、電子メールで発生する可能性のあるほぼすべての間違いを犯しました。 1日以内に、アカウントが24時間シャットダウンされ、IBMメインフレーム管理者から「スパム」の定義についての大きな厄介な警告が出されました。

メールのエチケットはそれほど多くの教訓ではありませんでした。それは、メールの扱いを間違えると、メールが本当に問題を引き起こす可能性があるという目覚めの電話だったからです。何年にもわたって私は人々を怒らせ、怒らせ、そして人々との壮大な焼畑農業に巻き込まれました。誰かが勝ったと言いたいのですが、誰も勝ちません。そのため、私は今日ここに立って、メールを送信する一般の人々の将来の軍団が、送信ボタンをクリックする前にそれらのメールをより適切に準備できるように支援したいと考えています。

1。小説を送る

私がエンジニアとして働き始めたときの最初の罪の1つは、ほとんどの場合、3〜4段落にまたがる電子メールを書くことでした。その理由は、私がかなり速くタイプできるというだけでなく、私が詳細を省略した場合、人々は私が話していることを本当に理解しないだろうといつも感じていたからです。それはある程度真実かもしれません-そして私たちはすぐにあまりにも簡潔な電子メールに到達するでしょう-しかし簡単にするために言われることがあります。

あなたがそのような複雑な電子メールを書くとき、あなたはさまざまな方法であなたのメッセージを伝えることに失敗しています。第一に、あなたがたくさん書いたという事実は、あなたが彼らの時間をほとんど尊重していないことをその人に暗示しています、そしてあなたがあまりにも頻繁にそれをするならば、あなたは彼らを苛立たせなければなりません。第二に、いくつかの段落に編成された500語の電子メールは、あなたにとって十分に理にかなっています。 、あなたはおそらくみんなを混乱させているでしょう-そして彼らに片頭痛を与えています。

あなたがワードスミスであり、上書きする傾向がある場合は、常に戻ってそれらの文を「切り刻む」作業に取り掛かってください。それらを短くするための新しく創造的な方法を考え出すか、あるいはそれらを完全に削除することができます。多分あなたはあまりにも多くの情報を提供しています。 必要なものを人々に伝える 知っておくべきことではなく、あなたが彼らに知ってもらいたいことではありません 知る。分かりますか？

2。 2ワードのメールを送信する

小説の電子メールの反対の違反は、何も説明していない1つまたは2つの単語の電子メールです。夕食の席で子供たちに尋ねるのと似ています。「では、今日はどうでしたか？ 「しばらくすると、気が進まない答えが返ってきます。「元気です。 「なぜわざわざするのかわからないので、押します。」何をしましたか、何か楽しいことはありますか？ 「避けられない答え、「いいえ、そうではありません。 "

なぜメールを使うのが面倒なのか、正直わかりません。運が良ければ、この人からのメールには1つの全文が含まれます。あなたが運が悪ければ、その人はあなたに彼らのために何かをするように頼むでしょうが、彼らがあなたに何をして欲しいのかを正確に説明することを気にしないでしょう。これは、荒野の真ん中で迷子になったときに遭難信号をラジオで送信し、救助隊に自分の座標を知らせなかったようなものです。

人々はあなたが何について話しているのかを理解するのに苦労しなければならないので、それは非常に苛立たしいことです。さらに悪いことに、あなたは実際に彼らにあなたの電子メールへの応答に時間を浪費させ、もう少し詳しく説明するように頼むかもしれません。

タイピングはとても骨の折れる作業なので、この問題を抱えているほとんどの人がそのような短いメールを書いているのではないかと思います。誰もが1分間に60〜70語以上入力できるわけではないので、このグループには少し同情する必要があります。

3。 1人用の大量のメールを送信する

あなたは本当に人々を怒らせたいですか？あなたのオフィスの全員に大量の電子メールを送信して、彼らが間違ったことについて一人の人を叱責するだけです。私はこれを「公の場での屈辱」メールと呼んでいます。通常、オフィスの誰もが特定の人が間違いを犯したことをすでに知っているかもしれませんが、マネージャーはそれを放っておくことはできません。それで、彼らは、特定の行動がなぜそんなに間違っているのか、なぜその特定の間違いがとても悪いのかを非常に詳細に説明する大量の電子メールを全員に送信します。

私は過去の私の管理職のいくつかで、私がこの行動に陥ったことを認めなければなりません。私の他の同僚もそれをしているのを見ました。管理している他のすべての人が同じ間違いを犯さないようにする必要があるかもしれないので、それは簡単な間違いです。誰もがすでにそれを知っているなら、間違いを犯した人は屈辱を受けるのが現実です。彼らがそれについて知らないと、誰もが混乱し、あなたが彼らについて話しているのかどうか確信が持てません。

簡単にする-間違いを犯した人と特定の問題について話します。次に、それがすべての人にとって十分に重要であると感じた場合は、通知を送信しますが、それが上級管理職から送信された単なる一般的な「FYI」であるかのように聞こえるようにします。これにより、非難の声がなくなり、個人的ではなくなります。

4。劇的な副詞の使用

電子メールのもう1つの非常に一般的な動作-通常、自分の仕事全般、または議論中の特定のプロジェクトに非常に熱心な人々からのものです。その振る舞いは、非常に劇的な副詞の乱用です。 「そのデザインはひどく間違っている」などの文 "または"そのアプローチは非常に曖昧です" 議論に感情を導入するのに役立つだけです。

副詞なしでこれらの文を見ると、それらがどれほどビジネスライクであり、敵対的ではないかがわかります。そうでなければ、あなたはただ過度に劇的な、甘やかされて育ったガキのように出くわします。

副詞なしで試してみてください。そのデザインは間違っています。そのアプローチはあいまいです。

受信者を喜ばせないかもしれませんが、攻撃したり防御したりすることもありません。それはより専門的であり、誰かと意見が合わない場合でも、実際には成熟した大人として自分自身を偽ることができるかもしれません。

5。受動態の乱用

受動態について本当に、本当に学び、理解したのは、実際、執筆のキャリアの後半になってからでした。それについて学ぶことの問題は、あなたがそれをどこでも見始めることです。受動態の最も一般的な用途の1つは電子メールです。受動態により、人は行動から離れることができるからです。

「クライアントを空港に連れて行った」と言う代わりに 、直接責任を負いますが、代わりに「クライアントは空港に連れて行かれました」と書くことができます。

これは、何かがうまくいかない場合、彼らは非難されたくないので、ほとんど何に対しても責任を取ることに神経質になっている人々の間で一般的な行動です。これらは、リスクテイカー（物事を成し遂げる責任を負う者）が認識または昇進を得るときに不平を言うのと同じ人々です。真実は、人々は電子メールの受動態を通して見るということです。タスクを完了したか、目標を達成した場合は、恐れずにクレジットを取得してください。

6。背中を撫でる

奇妙なことに、常に電子メールで受動態を使用する人々の反対の極端なのは、ほとんどの場合、一人称ですべてについて書く人々です。彼らのメールを読むと、プロジェクトはグループの努力ではなく、個人的な成果であると思うでしょう。メールを送信した人がすべての作業を完全に行ったと思うでしょう！

これらのメールをどのように認識しますか？ 「I」という単語の出現回数を数えます。

このタイプの人からのメールを読むと、彼らは全世界が自分たちを中心に展開していると感じていることは明らかであり、誰もが自分たちが片手で達成したすべての仕事に対して絶え間ない称賛を与えるべきです。これらの電子メールは、常にチームメイトを落胆させ、完全に評価されていないように感じさせます。このアプローチは、怒りと仲間からの孤立への近道です。

人々を本当に苛立たせ、怒らせる他の種類の電子メールがたくさんあると確信しています。あなたもあなた自身のリストを持っているに違いない！どんな種類のメールが本当にあなたを怒らせましたか？あなたのペットのおしっこはどのタイプですか？以下のコメントセクションであなたの考えを共有してください。