メールの送り方を徹底解説!Gmailで失敗しないための9つのステップとコツ

メールを送りたいけれど、何から始めればいいのか分からない——そんな経験はありませんか?あるいは、すでにメールは送れるけれど、もっと質の高いメールを作りたいと考えている方もいるでしょう。この記事では、メール送信の基本から実践的なコツまで、順を追って詳しく解説します。

「メールを送る」という行為自体はシンプルに思えますが、相手にきちんと伝わる良いメールを書くのは決して簡単ではありません。宛先と本文さえあれば十分だと考えがちですが、実際にはそれ以外にも押さえるべきポイントが数多くあります。ここでは、質の高いメールを送るための手順を紹介します。

メールを送るために必要なもの

メールの送り方を説明する前に、事前に準備しておくべきものを確認しましょう。メールの送信には、主に以下の4つが必要です。

• メールプロバイダ(Gmailなど)のアカウント
• インターネット接続環境
• パソコンまたはスマートフォンなどのデバイス
• 宛先となる相手のメールアドレス

Gmailでメールを送る方法

まだメールアカウントをお持ちでない方は、まずGmailまたはその他の人気メールサービスでアカウントを作成しましょう。アカウントの準備ができたら、次はいよいよメールの作成に進みます。

1. メールアカウントにログインする

Gmailの場合、google.com/gmailにアクセスし、登録済みのメールアドレスとパスワードを入力してログインします。

2. 新規メールを作成する

次に、これから送信するメールの下書きを作成します。「作成」ボタンをクリックすると、空白の新規メール画面が開きます。Gmailのウェブ版では画面左側に、モバイルアプリでは画面右下に「作成」ボタンが配置されています。

3. 宛先のメールアドレスを入力する

宛先欄には、メールを送りたい相手のメールアドレスを入力します。複数の相手に同時に送りたい場合は、「CC」や「BCC」を活用しましょう。

CCに入れたアドレスは、他の受信者全員に表示されます。一方、BCCに入れたアドレスは、他の受信者からは見えません(ただし、同じ相手がCCにも含まれている場合は除きます)。

Gmailのウェブ版では「宛先」フィールドをクリックし、アドレスを入力した後、「CC」や「BCC」を選択して追加の受信者を指定できます。スマートフォンのGmailアプリ(Android/iOS)では、まず最初の宛先を「宛先」欄に入力し、下向き矢印をタップするとCC・BCC欄が表示されます。

誤った相手にメールを送ってしまわないよう、アドレスの入力ミスには十分注意してください。

4. 件名を書く

件名は、メールの内容を簡潔にまとめたものにしましょう。件名を見ただけで内容がイメージできるように、具体的かつ簡潔に記載するのがポイントです。

また、魅力的な件名にすることで、相手がメールを開いてくれる可能性が高まります。件名に略語を使うのも有効ですが、TPOに合わせて適切に使い分けることが大切です。

5. 本文を作成する

ここでは、相手に伝えたいことを詳しく書いていきます。いきなり本題を書き始めるのではなく、まずは適切な挨拶から入るのが基本です。

ビジネスメールの場合、「Dear」や「Hi」といったカジュアルすぎる表現は避けるのが無難です。また、文章は簡潔にまとめ、正しいビジネスマナーを守り、適切な書式で整えることも心がけましょう(書式については後述します)。

ビジネスメールの書き方にはさまざまなスタイルがあるため、いくつかパターンを学んでおくと安心です。どうしても文章作成が苦手な場合は、ネット上の文章支援ツールなどを活用するのも一つの手です。

6. 結びの言葉で締める

メールの最後には、結びの言葉(署名)を添えるのが一般的なマナーです。メールの種類によってふさわしい締めくくりは異なるため、状況に応じて使い分けましょう。

結びの言葉を書く際のポイントは以下の通りです。

• フルネームを記載する
• 状況に合った結びの言葉を選ぶ(仕事関連のメールなら、ビジネス向きの締めくくりを)
• 役職名や連絡先などの情報を添える(必須ではないが、あると好印象)
• 署名機能を活用するのも効果的

7. 必要に応じてファイルを添付する

ファイルを共有したい場合は、この段階で添付しましょう。特に就職活動などでは、履歴書や職務経歴書の添付が必須となるケースも少なくありません。

なお、ファイルを添付する際は、本文中に「ファイルを添付しております」と一言添えておくと、相手にとって分かりやすくなります。

Gmailでのファイル添付方法

スマートフォンのGmailアプリでは、画面上部のクリップ(紙clip)アイコンをタップし、「ファイルを添付」または「Driveから挿入」を選択して、添付したいファイルを選びます。

ウェブ版では、クリップアイコンをクリックしてパソコン内のファイルをアップロードするか、「Google ドライブ」からGoogleドライブに保存されているファイルを挿入できます。

なお、メールプロバイダによっては添付ファイルの容量制限が設けられている場合があります。Gmailの場合、上限は25MBですが、ファイルを事前にGoogleドライブへアップロードしてリンクを共有すれば、この制限を回避できます。

複数のファイルを送りたい場合は、同じ手順を繰り返してください。

8. 書式を整えて内容を見直す

送信ボタンを押す前に、メール全体の書式を確認しましょう。フォントの種類やサイズが統一されているか、配置やインデントが正しいかをチェックします。読みやすく表示されているかどうかも、重要なポイントです。

Gmailには「書式オプション」という便利な機能が組み込まれています。下線付きの「A」アイコンをクリックすると、フォントの変更、サイズ調整、太字・下線、文字色の変更など、さまざまな装飾が可能になります。

最後に、メールを上から下まで通読し、宛先のアドレスが正しいか、文法や表現に誤りがないかを確認しましょう。送信前の校正は、どれだけ強調してもし足りないほど重要です。

9. メールを送信する

すべての確認が完了したら、いよいよ送信です。「送信」ボタンをクリックしてメールを送りましょう。今すぐ送らずに後で送りたい場合は、Gmailの送信予約機能を活用するのもおすすめです。

メールでのコミュニケーションをマスターしよう

メールの送り方を身につけていることは、現代社会における重要なコミュニケーションスキルの一つです。近年はチャットツールなどのインスタントメッセージングが普及していますが、特にビジネスの場面では、今なおメールが広く活用されています。

次にメールを送るときは、ぜひ今回ご紹介したステップとポイントを参考にしてみてください。