Gmailを管理するためのこれらの5つのヒントを使用して、受信トレイの制御を取り戻します
最近、電子メールなしで生き残ることやあなたの業務を管理することはかなり難しいことを誰もが知っています。実際、ほとんどの人は管理するメールを2つか3つ持っているので、メール管理をうまく処理しなければ、忙しい受信トレイがすぐに制御できなくなる可能性があります。
私は知っています、あなたは私たちが本当に別のが必要かどうかを自問しています メール管理に関する記事？つまり、2012年だけでも、Gmailでの大量のメールプロジェクトの管理に関するTinaの記事や、複数のアカウントのインポートと管理に関する彼女のメールのように、それらがたくさんありました。 YaaraがGmailの新しい作成機能について説明し、Aaronがメールを他の人の中で目立たせる方法について話し合いました 雑然とした電子メールボックス、そしてつい最近、Yaaraは缶詰の応答をカバーしました。まだ終わってないの？
実のところ、人々が抱える最も一般的な問題の1つは、最善の努力にもかかわらず、メールを保持するために作成する最もクールなプラグインとクリエイティブフォルダーのすべてにもかかわらず、受信トレイが再び乱雑になることです。
この理由は、受信トレイをいくら整理しようとしても、システムを手動で維持する場合、時間をかけて受信トレイを管理することを忘れないようにする場合は、決して起こりません。
代わりに、Gmailの内外で最高のツールを使用して、受信トレイの整理を完全に自動化するのが最善です。この記事では、Gmailの受信トレイを自動化するために今できる5つのことを紹介します。これにより、これらの重要なメールを見つけるために雑然としたものを掘り下げることを心配する必要がなくなります。
Gmailの受信トレイを管理するための5つのヒント
このようにコントロールを失い続ける必要はありません。受信トレイを整理整頓されたフォルダに整理するためのすべての努力は、それらすべてが変更された1か月で無駄な努力になる必要はなく、新しいフォルダシステムはまったく意味がありません。
Gmailの優れている点は、Gmail自体にすべての大変な作業を任せるために利用できる優れた自動化ツールがいくつかあることです。
これは、ここMUOの多くの作家が頻繁に説教していることです。実際、Craigは2011年にGmailのフィルタをかなりカバーしていましたが、フィルタリングと並べ替えを1回だけ行うだけでなく、既存のラベルの1つが自動的に提供されていない新しいメールを受信トレイで受信するたびにフィルタを適用することが重要です。
少しバックアップしましょう。あなたのメールボックスが私のものに少し似ているとしましょう。混乱した迷惑メール、数年前に作成したいくつかの古いラベル、そして重要なメールが散らばっています。受信トレイが10,000通を超えるメールに増えたことに注意してください。クレイジーですね。
それでは、毎日受信トレイに届くメールをどう処理するかをGmailに指示する作業を始めましょう。これから説明するこれらの手順に従うと、受信トレイのメール数が一度に数百通のメールをドロップし始めることに気付くでしょう。
まず、受信トレイにラベルのないメールが表示されたら、それをどうするかを考えます。彼らはあなたが持っているクライアントからのメールですか タイムリーに対応するには？後で時間があれば読みたいと思う興味深い記事を含むGoogleアラートですか？メッセージごとに、適用するラベル名を作成します。
新しいラベルを作成したら、そのメールを開き、右側のプルダウンリストを使用して、[このようなメッセージをフィルタリングする]を選択します。 "。これにより、次に新しいメールが到着したときに、通常は送信者のメールを使用して、その受信メールを識別するために必要なルールが自動的に作成されます。
自分のケースで意味のある追加のルールを設定できます。送信者の電子メール以外に、その送信者からの特定の電子メール（特定の件名の電子メールや特定の単語を含む電子メールなど）のみがそのラベルで適用されるようにすることができます。
フィルタごとに、受信メールを自動的に整理または管理する方法をGmailアカウントに指示する必要があります。この場合、このメールアドレスは特定のクライアントからのものであり、これらのメールは非常に重要であることがわかっているので、Gmailにラベルを自動的に適用させて、毎日これらのメールに返信できるようにします。 実際にどのくらい散らかっていますか 受信トレイにあります。
これは、Gmailアカウントの左側にあるラベルをクリックするだけで、それらのメールのみが表示されるためです。迷惑メールや優先度の低いアラートの山で失われる重要なメールはもうありません。
さらに良いことに、ラベルを適用するだけでなく、Gmailに常に重要なものとしてマークを付けるように指示し（黄色の旗が横に表示されるようにします）、[フィルタも適用する]を忘れずにチェックしてください。 「受信トレイを埋め尽くす何百ものメールがワンクリックですぐに整理されるようにします。
ジャンクメールを長い間受け取っていて、それらの購読を解除するのを忘れた場合は、受信トレイに何百、何千もの電子メールがいっぱいになっていて、まったく役に立たない可能性があります。それらに出くわしたら、フィルターを適用し、新しいフィルターを作成する代わりに、検索ボタンをタップするだけです。
これにより、その送信者からの受信トレイ内のすべての電子メールが一覧表示されます。これで、それらすべてを選択して、それらすべてをまとめて削除できます。膨らんだ受信トレイが急速に縮小し、ゼロに向かって速くなるのを見てください。
私の受信トレイで非常に一般的なことの1つは、特定の検索用語のGoogleアラート、またはGoogleAnalyticsやGoogleAdsenseからの毎週のデータレポートなど、サインアップした一連のシステムからの定期的な受信アラートまたはステータス更新です。それらを開いて常に読む必要はありませんが、その情報を保存したいのです。
それらが受信トレイを乱雑にしないようにするには、フィルターを作成し、[受信トレイをスキップする]を選択します 、そしてラベルを付けることを忘れないでください。そうすれば、将来、それらに専念する時間があるときに、それらの電子メールをすばやく見つけることができます。
これまでに、受信トレイには、管理しやすい数の電子メールがすでに届いているはずです。おそらくゼロです！
ただし、その受信トレイの自動化は完了していません。現実には、実際に自分で行う必要がなく、重要な情報を自動的に並べ替えてファイルするためにできることはまだまだたくさんあります。
アーロンは昨年、Attachments.meを最初に取り上げましたが、私の意見では、Gmailボックスのサイズを適切に管理するための最も賢い方法です。
あなたのために働いている人々から定期的なレポートやデータを受け取った場合、彼らがあなたにそれらのレポートを送信するときに常に同じ主題を使用する可能性が高いです（おそらく彼らは彼らのシステムも自動化したためです）。 Attachments.meサービスをGmailアカウントに接続すると、それらの添付ファイルをDropbox、Box、Googleドライブ、SkyDriveなどのお気に入りのクラウドストレージアカウントに自動的にダウンロードできます。
サービスにサインアップすると、添付ファイル付きのメールを開くたびに、Gmailアカウントの右側に表示されます。 [クラウドに送信]をクリックするだけです 「その添付ファイルをPCにダウンロードするのに時間をかけずに、お気に入りのオンラインストレージボックスに送信します。
これにより時間を節約できますが、さらに時間を節約したい場合は、プロセスを自動化してください。 Gmail画面の上部にペーパークリップのアイコンが表示されます。それをクリックして、[自動ファイリングルール]を選択します "。
これで、これまで適用してきたGmailフィルターに似たものを作成できます。たとえば、クライアントから毎週AdSenseレポートを受け取るので、 Adsense_Files用のフォルダを作成しました。 私のDropBoxアカウントで、ここでAdSenseからのメールを検索するルールを設定し、そのクライアントからの件名を付けました。
これで、Attachement.meは、これらのルールに一致する受信メールを検出すると、ファイルをクラウドストレージアカウントに自動的にアップロードします。つまり、1つのことを行う必要はありません。オンラインストレージアカウントのそのフォルダに移動すると、常に最新のファイルがそこにあるので安心できます。
これにより、基本的にGmailアカウントが自動アシスタントに変換され、情報を受信してすべての情報が分類されます。給付金を支払う必要がないことを除けば、個人秘書がいるようなものです。
Googleができる最もクールなことの1つは、Gmailにフィルターを追加してGoogleタスクを自動的に作成する機能を追加することです。残念ながら、この機能はまだ利用できませんが、少なくともGmailアカウントで、リストに手動で追加する必要のあるタスクとして特定の受信メールを分類することができます。
たとえば、TopSecretWritersの読者から、時々返信する必要のあるボイスメールや連絡フォームの電子メールを受け取ります。受け取ったときに返信する時間がない場合もありますが、後で返信したいと思います。
これを行うには、この記事の冒頭に示すように、これらのメールのフィルターを作成してから、その新しいラベルを作成し、作成したマスターラベルの下に「 TASKS_TO_ADD」というラベルをネストします。 "。
このアプローチを使用すると、Gmailアカウントは、ナビゲーションバーのラベルの下に、タスクが関連付けられていることがわかっている種類の受信メールを自動的にファイルします。
毎日、またはいつでも、これらのフォルダに移動してメールをチェックできます。メールでさらにアクションが必要だと思われる場合は、[その他]をクリックしてください。 [Gmailアカウントの上部にあるドロップダウンが失われ、[タスクに追加]をクリックします "。
これにより、そのメールがGoogleTasksアカウントの「タスク」として自動的に送信されます。
繰り返しになりますが、メールを自動アーカイブして受信トレイから削除すると、そのような種類のメールは受信トレイを乱雑にする必要はありませんが、「やること」を管理するための毎日の儀式のために見逃すことはありません。メールアカウントのアイテム。
Gmailの自動化を使用してワークロードを削減する方法に関する最後のヒントは、自動応答の定型化です。
私の場合、トップシークレットライターの連絡フォームからメールを受信するたびに、Gmailに定型の返信を送信してもらいたいです。これらのメールのフィルタを作成し、[定型応答を送信]を選択するだけです。 "。
もちろん、使用するにはすでに定型の応答を作成しておく必要がありますが、Yaaraが最近このテーマについて書いた記事でそれを学ぶことができます。
Gmailアカウントでこの自動化をすべて設定すると、受信トレイを手動で積極的に管理することについてそれほど心配する必要がなくなります。毎日多くの時間を費やす可能性のあるすべてのタスクを自動化する以外に、受信トレイの制御を取り戻すためのより良い方法はありません。
Gmailの受信トレイを管理するためのGmail自動化のその他の優れたトリックを知っていますか？以下のコメントセクションで、独自のヒントやコツを共有してください。
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