Macのメールアプリ「Mail」で添付ファイルを賢く管理する方法

Mac OS X標準のメールアプリ「Mail」は、驚くほど洗練されており、機能も非常に豊富です。クラウド型からデスクトップ型まで、さまざまなメールクライアントを試してきましたが、日常のメール管理となると、結局はMailアプリに戻ってきてしまいます。

中でも特に管理が必要なのが、添付ファイル付きのメールです。重要なファイルがあちこちに散らばっていると、それらを含むメールをきちんと追跡しておくことが大切になります。また逆に、不要になった添付メールを削除し、貴重なディスク容量を圧迫しないようにすることも欠かせません。

Mailには、こうした課題にも対応できる便利な機能が数多く備わっています。この記事では、その具体的な活用方法をご紹介します。

添付ファイル付きメールをスマートメールボックスに一括まとめる

膨大なメールの中から一件ずつ探すのは非効率ですが、スマートメールボックスを使えば、添付ファイル付きのメールだけを簡単に一か所に集められます。スマートメールボックスとは、設定したフィルター条件に基づいて自動的に振り分けられる、自己管理型のフォルダのことです。作成するには、アプリ画面左下の「+」アイコンをクリックしましょう。

わかりやすい名前（「attachments」にとらわれず、自由に付けてOK）を入力したら、条件のドロップダウンリストから「添付ファイルを含む」を選択します。スパムが紛れ込むのを防ぎたい場合は、「メッセージがメールボックス内にない」という条件を追加しておくと安心です。

さらに、メールアカウントやフォルダごとに複数のスマートメールボックスを作成すれば、仕事用・家族用・プライベート用など、用途別に添付ファイルをきれいに整理することも可能です。

特定のメールから添付ファイルだけを取り除く

Mailアプリの弱点の一つは、添付ファイルをローカルディスクに保存する際、その実態がほとんど見えないことです。ディスク容量を節約しようと、大きな添付ファイル付きのメールを丸ごと削除したくなりますが、そのメールに他の重要な情報が含まれていたら困りますよね。実はMailには、本文を残したまま添付ファイルだけを取り除く機能があります。ただし注意点として、読み込みや同期の設定によっては、パソコンだけでなくメールサーバーからも削除される場合があるので気をつけましょう。

操作手順は以下のとおりです。まず、対象となる添付ファイル付きのメールを選択します。Shiftキーを押しながらクリックすれば範囲選択ができ、Commandキーを押しながらクリックすれば個別に追加選択できます。その後、メニューバーの「メッセージ」→「添付ファイルを取り除く」を選択してください。

ローカルに保存された添付ファイルをすべて削除する

ローカルに保存された添付ファイルへの対処法はもう一つあります。それは、メールサーバー上には残したまま、ディスク上の添付ファイルだけを取り除く（必要に応じて事前に外部ディスクへバックアップする）という方法です。ただし、次にMailで該当メールを開いた際には、添付ファイルが再ダウンロードされる点に留意してください。

Finderを開き、メニューから「移動」→「フォルダへ移動」を選択します。テキストフィールドに「/Users/ユーザー名/Library/Mail/V2」と入力し（「ユーザー名」はご自身のものに置き換えてください）、「移動」をクリックします。次に、自分のメールアドレスに関連付けられたフォルダを開きます。Finderウィンドウ右上の検索フィールドに「name:attachments」と入力し、スクリーンショットのように、パソコン全体ではなく現在開いているフォルダ内を検索対象に設定してください。

すると多数のファイルが表示され、その中に大量の「Attachments」フォルダが見つかるはずです。これらのフォルダには添付ファイルがぎっしり詰まっているため、削除して空き容量を確保したり、外部ストレージへ移動したりできます。

メールのダウンロードを整理・管理する

添付ファイルを管理するおすすめの方法は、パソコン上の任意のフォルダに保存しておくことです。単一のメールであれば、添付ファイルのアイコンを右クリックして保存できます。さらに、複数のメールを選択した状態で「ファイル」→「添付ファイルを保存」を選べば、含まれる添付ファイルをまとめてディスクに一括保存することも可能です。

この方法なら、添付ファイル用のスマートメールボックス内のメールをすべて選択して保存するだけで、添付ファイルをローカル環境で一元管理できます。あるいは、メールアドレスやフォルダごとに複数のスマートメールボックスを作成し、それぞれの添付ファイルを順番に書き出すことで、パソコン上にも同じフォルダ構造を再現することもできるでしょう。

皆さんはMailで添付ファイルやその他のメールをどのように管理していますか？ 記事下のコメント欄で、あなたの便利ワザやコツをぜひ教えてください。