スマホのメールアプリを削除しよう——悪影響なしで仕事外のメールから解放される方法

24時間いつでもつながっていられることは、一見すると良いことのように思えるかもしれません。重要なプロジェクトを進めていて、メールへの返信が遅れると作業が止まってしまうこともあるでしょう。同僚が夜遅くまでメール対応をしていて、自分だけ取り残されたくないと感じることもあるかもしれません。

しかし、受信トレイに四六時中縛られ続けることがいかに良くないかを示す、説得力のある理由が数多く存在します。まず、常時メールをチェックしても生産性はほとんど向上しません。それどころか、健康にも悪影響を及ぼします。

メール管理については、これまでもさまざまな角度から取り上げてきました。メール過多への対処法や、科学的根拠に基づいた完璧なメールの書き方などです。こうしたアドバイスは実際に仕事をしている間は非常に有効ですが、オフィスを離れた後は、多くの人にとってスマホからメールアプリを完全に削除し、未読のまま翌日まで放置するのが最善の選択と言えるでしょう。

プロフェッショナルたちはメールから距離を置いている

『7つの習慣』のような書籍が長年売れ続けているのには理由があります。平均的な人よりもはるかに多くの成果を上げる人々の仕事術を覗き見ることができ、しかもその習慣やワークフローは学び再現できるからです。

こうした記事や書籍に繰り返し登場する習慣のひとつが、ストレスの元凶であるメールをできる限り避けるというものです。

ポッドキャスト番組での対談の中で、Wired誌の創刊メンバーでありテクノロジー界の先見者として知られるケビン・ケリーは、ほとんどメールを使わないと明かしました。ビジネスブロガーのパット・フリンは、メールアシスタントを雇うことで受信トレイに費やす時間を最小限に抑えています。ジョージタウン大学のコンピュータサイエンス教授カル・ニューポートは、勤務時間後のメールを禁止する厳格なルールを設けています。The Vergeのライター、ポール・ミラーは1年間インターネットから離脱しましたが、その理由のひとつに「メール受信箱というハムスターウィール(回り続ける回転車)」を挙げています。コメディアンのアジズ・アンサリはFreakonomics Radioで、「人々が一日中送ってくるメールの内容なんて、どれも重要じゃない」と語っています。

ここから読み取れるのは、メールとは本質的に生産性を阻害する道具だということです。これほど多忙な人々が日中の大半をメールなしで過ごせるなら、せめて仕事から離れている間くらい、私たちもメールを避けられないのでしょうか?

メリットはコストに見合わない

平均的な会社員は1日に約76通の(おそらく正当な)メールを受け取ります。そのうち、勤務時間外であっても即座に返信が必要なメールが何通あると思いますか?正直に考えてみれば、答えはおそらくゼロ(またはそれに近い数字)のはずです。メールは仕事のように見えて、実際にはそうではないことが多いからです。

しかしロイターが2015年に報じたところによると、米国の平均的な会社員は1日に6.3時間をメール確認に費やしており、「回答者の87%が勤務時間外に業務メールをチェックしている」とのことです。これを毎営業日繰り返すと、年間68日分の人生を受信トレイに捧げることになります。

つまり、6年に1年分もの時間が失われているのです。

仮に平日5日間、休み時間に1時間だけメールをチェックするとしても、年間10日分の人生が失われます。自分自身のメール使用状況を計測してみるのもよいでしょう。

多くの場合、勤務時間外に受信トレイを頻繁にチェックすることで得られるわずかな生産性向上は、この習慣依存症に奪われる累積時間に見合うものではありません。

自問すべきはこうです――本当にその価値があるのか?

メールは健康を蝕んでいる

英国のFuture Work Centreが実施した調査によると、受信トレイとの付き合い方は、さまざまな形で健康に悪影響を及ぼす可能性があります。

調査チームの一員であるリチャード・マッキノン氏は次のように述べています。

「メールは貴重なコミュニケーションツールである一方、多くの人にとってストレスやフラストレーションの源になっているのは明らかです……私たちが身につけた習慣、メッセージに対する感情的な反応、そしてメールをめぐる組織内の暗黙のエチケットが組み合わさり、生産性や幸福度に悪影響を与えかねない有害なストレス源となっているのです」

『Journal of Occupational Health Psychology(職業保健心理学ジャーナル)』に掲載された研究もこの見解を裏付けています。北イリノイ大学心理学助教授のラリッサ・バーバー氏は、この現象を「テレプレッシャー(telepressure)」と名付けました。

「まるでToDoリストが積み上がっていくようなもので、夜になっても頭の中でそれらについて考え続け、職場のストレッサーに再びさらされることになります」

こうした不必要なストレス要因は、最高のパフォーマンスを維持するために必要な回復時間に直接影響します。回復時間が確保できないと、従業員は「疲弊状態に陥り、翌日の仕事に身が入らなくなってしまいます」。

さらに、バーンアウト(燃え尽き症候群)、睡眠トラブル、欠勤率の増加にもつながります。

職場でこれらのストレスを完全に避けるのが難しいとしても、オフィスを出た後まで自分自身を不必要にストレスにさらさないことは、自分自身への義務ではないでしょうか。

仕事後のメールを避けるための方法

メールの根本的な問題は、何が期待されているのかが不明確な点にあります。「できるだけ早く返信してください」と言われたとき、それは具体的にどれほどの速さを意味するのでしょうか?上司が15分以内にメールへ返信しているなら、自分も同じようにすべきなのでしょうか?

こうしたメールエチケットの曖昧さが、頻繁なメールチェックや、価値の低い短文メールの往復といった悪習慣につながります。誰もメールに関する期待値を明示してくれないからです。

だからこそ、自分自身で期待値を設定する自由があります。より良いワークライフバランスを実現するために、必要だと感じる場所に境界線を引くのは自分自身の責任です。そのための方法はたくさんあります。

仕事後のメールのための基本ルール

まず、今すぐ完全にメールを断つのが難しいと仮定しましょう。単に仕事後のメールを適度に制御するだけで十分かもしれません。その場合は、「メールのチェックはデスクトップ/ノートPCのみに限定する」といった基本ルールを導入する必要があります。

ソファに座りながらメールをチェックできないというひと手間が、受信トレイを開く回数を減らすのに役立つはずです。モバイルデバイスからメールアプリを削除すれば、この効果はさらに高まります。

それでもうまくいかない場合は、メールアプリをスマホ内のアクセスしづらいフォルダの奥深くに移動させ、開くのが面倒になるようにしましょう。

あるいは、マインドフルなWeb閲覧をおすすめしてきたように、マインドフルな受信トレイチェックを実践してみてください。メールアプリを開く前に、あえて立ち止まります。それは単なる習慣による無意識のチェックなのか、画面を更新する実用的な理由があるのかを自問してください。そして、それが貴重な仕事後の時間の使い方として最善なのかどうかを見極めましょう。

いつ、なぜメールをチェックしているのかを認識することは、受信トレイに費やす時間を大幅に減らすことにつながります。

仕事後のメールを完全に排除する

こうした穏当なアプローチがうまくいかない場合は、「土曜日はメールをチェックしない」や「昼休みにはメールを見ない」といった小さなマイクロ習慣にコミットしてみましょう。数週間試して、何かひどいことが起こるか観察してください。おそらく何も起こらないはずです。そうであれば、習慣を週末全体、出社後最初の2時間、月曜から水曜の勤務後などへと拡大していきましょう。

気づけば、勤務時間外のメールから完全に卒業でき、メールアプリを削除して誘惑そのものを取り除く自由を手にしているはずです。

こうした実験をサポートするために、安心感を得られる以下のヒントを1つ以上実践してみるとよいでしょう。

• 退勤前に勤務時間外の自動応答を設定する:勤務時間外はメールをチェックしないことを伝えます。これはむしろ勤務中のパフォーマンス向上につながります。迅速な返信への期待を取り除き、緊急の依頼であれば送信者側が別の解決策を見つけるでしょう。
• メール署名に情報を追加する:勤務時間外はスマホでメールにアクセスできないことを知らせます。上記と同じメリットが得られます。
• 勤務時間中にメールを送る際は、勤務時間外の返信を求めていないことを明示する(ただし、返信を期待するタイミングは明確に伝えます)。これにより組織全体で同様の行動が促され、同僚の「テレプレッシャー」も軽減されます。

自分自身のルールを一度設定してしまえば、スマホからメールアプリを削除することを妨げるのは、自分自身の依存症だけになります。最初は辛いかもしれませんが、その価値は十分にあります。

メールに奪われていた日々や週末を取り戻せるでしょう。友人や家族との時間は途切れなくなり、睡眠の質は向上し、心身ともにしっかり休まるはずです。考えるまでもありませんよね?

まずは数日間試してみてください。どうしても勤務時間外のメールを完全にやめられない場合は、少なくとも受信トレイに費やす時間の上限を設定し、頻繁にチェックしてしまう衝動を克服する手助けにしましょう。

正直に自問してみてください。同僚と期待値を共有した上で、勤務時間外にメールを頻繁にチェックしなくても、本当にやっていけないと思いますか?