定型返信を活用して、メールをもっと速く、もっとスマートに送る方法

お昼を作る時間がない?問題ありません、缶詰を開ければOK。キャンプ用の保存食が必要?簡単です、缶詰を買いましょう。では、同じ内容のメール返事を打つのにうんざりしていませんか?そんなときこそ「定型返信(カン・レスポンス)」の出番です。冗談だと思うかもしれませんが、これは本当の話。定型返信は、試したことがないユーザーがあまりにも多い隠れた優秀機能ですが、一度使ってしまえば、もう手放せなくなります。

Gmailの定型返信について聞いたことはあるけれど、まだ試していないという方はいませんか?今回初めて知ったという方もいるでしょう。どちらにせよ、この素晴らしい機能をまだ活用していないなら、今こそ試す絶好のタイミングです。この記事では、定型返信が何なのか、いつ役立つのか、そしてどうやって時間の節約につなげるのかを詳しく解説します。

定型返信(カン・レスポンス)とは?

ここ数年インターネットを利用してきた方なら、定型返信という言葉を一度は耳にしたことがあるはずです。ユーモラスな名前を持つこの機能は、缶詰と同じくらい便利で、健康面ではその2倍の効果があります。簡単に言えば、定型返信とは、同じ文章を何度もメールで使い回したいときに救いの手を差し伸べてくれる機能のことです。

理由は何であれ、ほぼすべての人が「毎回同じ内容」のメールを繰り返し送っています。送るたびに一から入力してもいいのですが、一度書いて保存しておき、必要なときに缶から取り出すようにすぐ呼び出せたら、はるかに効率的です。この機能はほぼすべてのメールサービスで利用可能ですが、特によく知られ、使いやすいのがGmailです。

なぜ定型返信を使うべきなのか?

シンプルに言えば、「なぜ使わないのか?」と問い返したくなるほど有益な機能です。以下に、代表的な活用シーンを紹介します。

1. 同じメールを何度も送るとき

eBayやAmazonなどで商品を販売しているなら、商品説明や完売のお知らせを定型返信として登録しておきましょう。複数のクライアントに契約書や質問事項、詳細情報を送る必要がある場合も同様です。複数のメールに同じ内容で返信するときこそ、定型返信の本領発揮。毎回ゼロから書いたり、過去のメールからコピー&ペーストしたりする代わりに、保存済みの定型文をワンクリックで呼び出すだけです。これが最も定番の使い方といえます。

2. 賢い自動返信の設定

Gmailをはじめ、高度なフィルタ機能を備えたメールクライアントでは、定型返信を使った「賢い自動返信」が可能です。何が賢いのか?通常の自動返信は、差出人に関係なく一律に送信されます。しかし本来は、クライアントには丁寧な返信を、家族にはカジュアルな返信を、それ以外には返信しない——といった振り分けができれば理想的ですよね。異なる定型返信を複数作成し、それぞれフィルタと紐付けるだけで、この仕組みを実現できます。

3. 複数の署名を切り替え

多くのメールクライアントでは、同じメールアドレスに複数の署名を設定できません。そこで定型返信の出番です。仕事用、プライベート用など、複数の署名をそれぞれ定型文として保存しておけば、新規メール作成時にワンクリックで目的の署名を挿入できます。

4. クリエイティブな活用法

定型返信の可能性は無限大で、アイデア次第でどんな使い方もできます。決まった買い物リストがあるなら、家族から「買ってきて」というメールが届いたら自動送信する設定も可能。同じ説明を何度も繰り返す相手がいるなら、基本の説明文を保存しておき、必要に応じて少し加筆するだけで済みます。ぜひ楽しみながら活用してみてください。

Gmailで定型返信を設定する方法

現在のGmailでは、かつて「Labs(ラボ)」の実験的機能だった「定型文(Canned responses)」が、正式名称「テンプレート」として標準搭載されています。設定手順を見ていきましょう。

まず、Gmail右上の歯車アイコンから「すべての設定を表示」→「詳細」タブを開き、「テンプレート」を「有効にする」に変更して保存します。次に、新規メール作成画面で定型文となる本文を入力し、作成ウィンドウ右下の三点メニュー(⋮)をクリック。「テンプレート」→「テンプレートとして下書きを保存」→「新しいテンプレートとして保存」を選択すれば登録完了です。

挿入するときは、同じメニューから「テンプレート」→「挿入するテンプレート」を選ぶだけ。削除も同様にメニューから行えます。なお、同じ名前で保存すると既存のテンプレートが上書きされるので注意しましょう。

さらに強力なのがフィルタとの連携です。設定画面から新しいフィルタを作成し、アクションの選択画面で「テンプレートを送信」にチェックを入れ、送信したいテンプレートを選択します。これで、条件に合致したメールに対して自動的に定型返信が送られるようになります。

まとめ

定型返信は、まさに缶詰以来の最高の発明といえるでしょう。今日ほかに何もしないとしても、ひとつだけ定型返信を作ってみてください。きっと後悔しないはずです。

あなたは定型返信をどう活用していますか?クリエイティブな使い方があれば、ぜひコメント欄で共有してください。この記事を読んで試してみたくなった方の声もお待ちしています。