返信の定型化により、より速く、より良いメールを送信

昼食を作る時間がありませんか？問題ありません、缶をつかんでください。悪くならないキャンプ用の食事が必要ですか？簡単、缶詰を手に入れましょう。同じメール返信を入力するのにうんざりしていませんか？缶詰のメールをお試しください！冗談だと思いますか？もう一度考えて。回答の定型化、または返信の定型化は、あまりにも多くのユーザーが試したことのない機能ですが、一度試してみると、後戻りすることはできません。

Gmailの定型応答についてはいつも聞いたことがありますが、試してみることができませんでしたか？今初めて聞いていますか？あなたの答えに関係なく、これまでにこの素晴らしい機能を試したことがない場合は、今がその時期です。なぜそうすべきかを完全に明確にするために、この投稿では、定型応答についてすべて、正確に何を説明します。 em> 彼らは、いつ それらは便利でどのように それらを使用して時間を節約できます。

定型応答とは何ですか？

過去数年間存在している場合は、少なくとも定型の応答について聞いたことがある可能性があります。彼らの面白い名前で、缶詰の応答は実際に缶詰食品と同じくらい有用であり、そして約2倍健康的です。簡単に言うと、電子メールで同じテキストを何度も使用する必要がある場合は、定型の応答が役に立ちます。すぐにわかるように、定型応答には無限の用途がありますが、これらに飛び込む前に、定型応答とは何かを正確に理解することが重要です。

理由が何であれ、ほとんどの人が同じことを何度も繰り返すメールを繰り返し送信しています。これらの応答は、送信するたびに入力できますが、一度書き留めて、使用するたびに缶から取り出すこともできます。この機能はほとんどすべてのメールプラットフォームで利用できますが、Gmailで最もよく知られており、最も使いやすい機能です。

なぜそれらを使用したいのですか？

簡単に言えば、どうしてですか？既定の応答のいくつかの優れた使用法は次のとおりです。

同じメールを複数回送信する： eBay、Amazonなどで商品を販売していますか？缶詰の回答を使用して商品を説明したり、売り切れたことを購入者に知らせたりします。契約書、質問、詳細を複数のクライアントに送信する必要がありますか？それらのメールはできますか。複数のメールに同じように返信する必要がありますか？これは、定型応答の最適な使用法です。これらのメールを毎回最初から入力したり、古いメールからコピーして貼り付けたりする代わりに、定型の返信を保存するだけです。これは古典的な使用法です。

スマートオートレスポンダー： Gmailや、高度なフィルタを提供するその他のクライアントでは、既定の応答を使用してスマートオートレスポンダーを設定できます。何が彼らを賢くするのですか？自動返信メールを送信するように設定すると、誰であるかに関係なく、あなたに連絡するすべての人に送信されます。これは必ずしも理想的ではありません。あなたはあなたのクライアントに一つの返事をもらい、あなたの家族に別の返事をもらい、残りには全く返事をしないようにしたいですか？さまざまな定型応答を設定し、それらをメールフィルターに結び付けるだけです。

複数の署名： 多くのメールクライアントでは、同じメールアドレスに複数の署名を使用することはできません。既定の応答を使用すると、いくつかの異なる署名を設定して、それぞれを既定の応答として保存できます。これで、メールの作成を開始するときに、ワンクリックで関連する署名を追加できます。

クリエイティブな用途： 缶詰の回答でできることには制限がありません。それはすべて、あなたがどれだけ創造的になりたいかによって異なります。セットの買い物リストはありますか？あなたの夫があなたにそれを求める電子メールを送ったときに自動的に送信されるように設定してください。同じことを誰かに何度も説明する必要がありますか？時間を無駄にしないでください。基本的な説明をして、必要に応じて微調整してください。楽しんでください！

Gmailでの定型応答の設定

上記のリンクを使用して、さまざまなプロバイダーやクライアントで定型応答を設定する方法を学ぶことができますが、以下では、Gmailでこれを行う方法を正確に説明しています。なぜGmailなのか？手始めに、これは私が使用しているものであり、統計が信頼できるものである場合、今年初めにHotmailを通過した後、世界で最も人気のある電子メールサービスになりました。

驚いたことに、定型応答はまだGmailのネイティブ機能ではないため、使用を開始する前に[ラボ]タブで有効にする必要があります。 Gmailの定型応答を設定するには、新しいメールウィンドウで作成することから始めます。完了したら、作成ウィンドウの右側にある三角形をクリックし、[定型応答]を選択します。 」をクリックし、[新しい定型応答…]をクリックします。 」。

古いGmailの作成をまだ使用していて、多くの人が使用していると確信している場合は、プロセスが少し異なります。メールを作成したら、「定型応答」を探します 件名の下の「」リンク。 「新しい定型応答…」が見つかります 」オプションはこちら。

おめでとう！これで、新しい定型応答ができました。それらを追加し続けると、リストがどんどん長くなっていくのがわかります。ただし、混乱しないように注意してください。リストは3つのタイトルの下に表示されます：挿入、保存 および削除 。 1番目と3番目は自明ですが、保存で回答の1つを選択した場合 メニューをクリックすると、下書きメールに現在あるもので上書きされます。

既定の応答をフィルターと統合するには、設定から新しいフィルターを作成し、フィルターのアクションを選択するときに、[既定の応答を送信する]の横のチェックボックスをオンにします。 」と入力し、送信する応答を選択します。