プロ級のメール署名を作る7つのコツ|印象を左右する完璧な署名の作り方

ビジネスパーソンであれば、誰もがプロフェッショナルなメールの書き方を身につけておくべきです。キャリアアップのためだけでなく、日々のコミュニケーションを円滑にするためにも欠かせません。失礼な相手や怒った相手、さらには悪意ある相手への対応は簡単ではありませんが、自分が送るメールに誇りを持てること自体が、それだけで価値あることではないでしょうか。

当サイトでは「プロのようにメールを書く方法」についてこれまで多く取り上げてきましたが、意外と見落とされがちなのがメール署名(シグネチャ)です。署名を設定していない人は多く、設定していてもそのポテンシャルを活かしきれていないケースがほとんどです。さらに、メールを送るたびに不安を感じるタイプの人にとっては、署名があるだけで悩みの種が一つ減ることになります。

自分用の署名を設定しようと考えているなら、その効果を最大限に引き出すために知っておきたい7つのポイントをご紹介します。

1. 正しい区切り文字を使う

区切り文字(デリミタ)とは、ある要素の終わりと次の要素の始まりを示すための記号列のことです。平たく言えば、「ここまでが本文、ここからが署名」と伝えるために入力する記号です。多くの最新のメールクライアントは、署名を検出すると本文と自動的に分離してくれます。

(本文)
––
(署名)

そのためには、メールクライアントが認識できる区切り文字を使う必要があります。幸い、ほとんどの最新メールクライアントで採用されている標準形式があります。それは「半角ハイフン2つの後に半角スペース1つ」(-- )です。この区切り文字は、署名の直前の行に単独で配置しましょう。

2. シンプルに保つ

文章作成全般に言えることですが、メール署名においても「少ないほど良い」のが鉄則です。含めるべきは本当に必要な要素だけ。それ以外の情報は思い切って削りましょう。ごちゃごちゃした署名は、読んでもらえる可能性を下げてしまいます。

では、絶対に含めるべき項目は何でしょうか?

• 氏名
• 役職
• 会社名
• 電話番号
• メールアドレス

業種や役職によっては郵送先住所を加えてもよいでしょうが、情報過多になる恐れがあります。まだファックスを使用しているなら、ファックス番号を追加しても構いません。これ以外の詳細情報は必須ではありません。追加するとしても、それに正当な理由がある場合だけにしましょう。

大きな疑問はSNSアカウントの扱いです。どうしても入れたい場合は、1〜2個にとどめましょう。最適な候補はLinkedIn、Facebook、X(Twitter)の3つです。その中で最もよく使う2つを選びましょう。それ以上増やすと、ごちゃつきの原因になります。

3. 短くまとめる

シンプルさを心がければ短くするのも難しくありませんが、油断すると内容が少ないのに大きな署名になってしまうことがあります。できる限りコンパクトにまとめましょう。

目安となるのは、「縦に伸ばすより横に広げるほうが良い」という原則です。全体を4行以内に収めることを意識してください。それを超えると署名が大ぶりに見え、受信者が読む気をなくす可能性があります。

氏名
会社名・役職
me@email.com | Tel: (###) ###-#### | Fax: (###) ###-####

複数の要素を同じ行にまとめることを恐れないでください。複数項目を区切る際の標準は縦棒(|)ですが、中黒(·)やダッシュ(—)など、似たような記号を使っても問題ありません。

4. 控えめに仕上げる

ここからが少し厄介なポイントです。署名を使っている人の多くは、目立ちすぎようとしすぎる傾向があります。「受信者に注目してもらい、SNSを見てもらいたい」と考えるのは自然なことですが、落とし穴があります。

あなたを他の人と差別化すべきはメール署名ではなく、メール本文であるべきです。本文が受信者にとって価値ある時間だと納得させられれば、署名がどんなに地味でも、相手は自ら署名を探して読んでくれるでしょう。

署名が存在すべき理由はただ一つ、「連絡先を知らせること」です。控えめに仕上げましょう。派手な色使いは避け、過剰な装飾もNG。画像やグラフィックは最小限に抑えるべきです。うるさい署名は、本文で説得されたはずの受信者を遠ざけてしまうこともあります。

5. 複数の署名を使い分ける

メールクライアントが複数の署名に対応しているなら、ぜひ活用しましょう。例えば、ホリデーシーズンには「メリークリスマス!」のメッセージ入りの季節限定署名を設定したり、新規作成メールと返信メールで別々の署名を使ったりできます。

返信の場合、相手はすでにあなたのことを知っている可能性が高いため、通常の署名情報の多くは不要です。返信用の署名は簡略化し、プロフェッショナルな印象を与えるためのアクセントとして挿入する程度で十分です。

ただし、やりすぎには注意してください!

6. HTMLとvCardには注意

メールの送信方式には「プレーンテキスト」と「HTML」の2種類があります。プレーンテキストはあらゆるメールクライアントで正しく表示されるのが利点ですが、文字装飾やハイパーリンクなどは使えません。HTMLは表現力が高い反面、環境によっては意図した通りに表示されないことがあります。

また、vCard(電子名刺)というものもあります。理論上は便利ですが、実際には関心を持つ人が少なく、そもそもvCardを知らない人も多いのが実情です。しかも、署名に必要な連絡先情報をすべて盛り込んでいれば、vCardはやや冗長と言えます。

HTMLやvCardを使ってはいけないわけではありませんが、デメリットも考慮が必要です。結局のところ、相手がどんな人たちなのか、時折不快感を与える受信者がいても構わないのかどうか次第です。個人的には、従来型の名刺を使い続けることをおすすめします。

7. 複数のメールクライアントでテストする

署名の設定が完了したら、最後にひと手間かけましょう。自分宛てにテストメールを送信し、できるだけ多くのメールクライアントで表示を確認してください。最低でもOutlook、Gmail、そしていくつかのモバイルアプリでの確認をおすすめします。

自分の使っているクライアントでは美しく表示されても、GmailなどHTMLとの相性が良くない環境では崩れてしまうことがあります。せっかくの署名が台無しにならないよう、必ず事前に表示確認を行いましょう。

あなたはメール署名を使っていますか?

メールは当面なくなることのないコミュニケーション手段です。まだ取り組んでいないなら、メール効率を改善するためのヒントをぜひ試してみてください。署名以外にも、定型文(テンプレート返信)を活用すれば大幅な時短につながります。

また、マルウェア感染や詐欺被害(いわゆる「ナイジェリア王子」からの遺産メールなど)を防ぐため、適切なメールセキュリティ対策も忘れずに行いましょう。

メール署名についてどう思いますか?普段から使っていますか?他人の署名を見てイライラすることはありますか?ぜひコメント欄であなたの考えを聞かせてください!