完璧なプロの電子メール署名を作成するための7つのヒント

すべての専門家は、自分のキャリアを促進するためだけでなく、専門的なメールの書き方を学ぶ必要があります。特に失礼な人、怒っている人、さらにはトローリな人に対処する必要がある場合は難しいかもしれませんが、送信するメールに誇りを持っていることは名誉なことではありませんか？

プロのようにメールを送信する方法についてはたくさん書いてきましたが、定期的に見落とされがちな側面の1つは、メールの署名です。多くの人はそれを持っていません、そしてそれを持っている人は彼らの可能性を浪費しています。さらに、あなたがメールの不安を抱えているような人であれば、署名はメールごとに心配することが1つ少なくなることを意味する可能性があります。

自分の署名を設定することを考えていますか？最大限に活用するために知っておくべきことは次のとおりです。

1.正しい区切り文字を使用します

区切り文字は、あるものが終わり、別のものが始まる場所をマークするために使用される文字シーケンスです。 素人の言葉で言えば、「私のメールはここで終わり、私の署名はここで始まります」と入力します。 最新のメールクライアントのほとんどは、署名が検出された場合、署名をメール本文から分離します。

(email body)
––
(email signature)

そのためには、電子メールクライアントが認識する区切り文字を使用する必要があります。幸い、最近のほとんどのメールクライアントで使用されている標準があります。2つの通常のダッシュとそれに続く空白文字（-） 。この区切り文字は、署名の前の独自の行にある必要があります。

2.シンプルに保つ

ほとんどの執筆関連のものと同様に、電子メールの署名に関しては、少ないほど多くなります。最も重要な要素のみを含める必要があります。つまり、役立つ場合と役に立たない場合がある他のすべてのものを破棄する必要があります。散らかっているほど、受信者が実際に読む可能性は低くなります。

では、必ず何を含める必要がありますか？

• 名前
• タイトル
• 会社
• 電話番号
• メールアドレス

分野や役職によっては、郵送先住所を含めることもできますが、それが多すぎる可能性があります。まだファックス機を使用している場合は、先に進んでファックス番号を追加してください。これ以外の詳細は重要ではありません。さらに追加できますが、それを正当化できる場合に限ります。

大きな問題は、ソーシャルメディアのプロファイルはどうですか？どうしても含める必要があると思われる場合は、1つか2つにしてください。最高の3つの候補は、LinkedIn、Facebook、Twitterです。最もよく使用する2つを選択してください。それ以上になると、混乱するリスクがあります。

3.短くしてください

シンプルに保つためのアドバイスに注意すれば、短くするのは難しいことではありませんが、それでも、たとえそうでなくても、警戒を緩めて大きな署名になってしまうことは簡単です。多くを言う。できる限りすべてを凝縮します。

経験則では、垂直方向よりも水平方向に伸ばす方がよいでしょう。 すべてを4行以下に保つようにしてください。それを超えると、署名がかさばりすぎるように見える可能性があります。つまり、受信者がわざわざそれを読む可能性が低くなります。

Name
Title at Company
[email protected] | Tel: (###) ###-#### | Fax: (###) ###-####

したがって、同じ行に複数の要素を組み合わせるのを恐れないでください。標準では、パイプ文字を使用して複数のアイテムを区切ります（|） 、ただし、中黒文字（・）など、必要に応じて同様のものを使用できます。 またはemdash文字（—） 。

4.微妙に保つ

ここで物事がトリッキーになる可能性があります。電子メールの署名を使用している人の多くは、自分の署名が親指のように突き出ていることを確認するために一生懸命努力しています。結局のところ、受信者に通知してプロフィールをチェックしてもらいたいのですよね？

問題は、メールの署名が他の人とあなたを区別するものであってはならないということです。 むしろ、電子メールの本文は、受信者に時間の価値があることを納得させる場所です。あなたの電子メールの本文がその仕事を終えた場合、それがどんなに当たり障りのないものであろうと忘れられたものであろうと、受信者はあなたの署名を探します。

あなたの署名は1つの理由でのみそこにあるべきです：彼らにあなたに連絡する方法を知らせるため。微妙に保ちます。派手な色や強烈なフォーマットはなく、グラフィックを最小限に抑えます。大きな署名は、だった受信者を遠ざける可能性さえあります。 メール本文に納得しました。

5.複数の署名を使用する

電子メールクライアントで複数の署名が許可されている場合は、それを利用することを検討してください。たとえば、「メリークリスマス！」で季節の署名を設定できます。休日の月の間にメッセージ。または、作成されたメールと返信に異なる署名を設定することもできます。

結局のところ、誰かの電子メールに返信する場合、その人はおそらくあなたが誰であるかをすでに知っているので、電子メールの署名に含まれる通常の情報の多くは不要になります。返信の署名は切り詰めて、フレーバーの目的でのみ挿入することができます（メールをプロフェッショナルに感じさせるため）。

これで船外に出ないように注意してください！

6.HTMLとvCardに注意する

電子メールは、プレーンテキストとHTMLの2つの方法のいずれかで送信できます。プレーンテキストは、すべての電子メールクライアントが処理できるので優れていますが、テキストの書式設定やハイパーリンクなどを失うことになります。HTMLは機能するので便利ですが、一部の電子メールクライアントは意図したとおりにメッセージを表示しない場合があります。

そして、基本的に電子名刺であるvCardがあります。それらは理論的には有用ですが、実際にそれらを気にする人はほとんどいないため、実際にはそれほど優れていません。実際、ほとんどの人は自分が何であるかさえ知りません。さらに、署名には関連するすべての詳細が含まれている必要があるため、vCardは少し冗長になります。

できないと言っているのではありません HTMLまたはvCardを使用しますが、考えるべき潜在的な欠点があります。それはあなたが電子メールを送っている人々の種類とあなたが時折イライラする受信者に大丈夫かどうかにかかっています。個人的には、通常の名刺を使うべきだと思います。

7.複数の電子メールクライアントでテストする

電子メールの署名がすべて設定され、準備ができたら、最後に1つ行う必要があります。自分自身に電子メールを送信し、できるだけ多くの異なる電子メールクライアントを使用して署名がどのように見えるかを確認してください。少なくとも、Outlook、Gmail、およびいくつかのモバイルアプリで確認する必要があります。

最後に必要なのは、自分の電子メールクライアントでは見栄えがするが、Gmailのようなものでは完全に失敗しているように見える電子メール署名です。これはHTMLなどで常にうまく機能するとは限りません。期待どおりに表示されることを確認するために、常に再確認してください。

電子メールの署名を使用していますか？

メールについては、すぐにはどこにも行かないということです。まだ行っていない場合は、メールの効率を向上させるために、これらのヒントを実際に調べる必要があります。署名はあなたの生活を楽にする唯一の方法ではありません。たとえば、定型の回答を使用すると、時間を大幅に節約できます。

マルウェアに感染したコンピュータに行き着いたり、悪名高いナイジェリアの王子の1人に誤って貯金を渡したりしないように、適切なメールセキュリティ対策を講じることを忘れないでください。

メールの署名についてどう思いますか？アカウントに使用していますか？他の人の電子メールの署名を見たときのあなたの最大のペットのおしっこは何ですか？以下のコメントで私たちとあなたの考えを共有してください！