Gmailの隠れた便利機能4選｜受信トレイの散らかりを解消する設定術

Gmailが世界で最も人気のあるメールサービスである理由は数多くあります。直感的で使いやすいインターフェース、スマートフォンとブラウザの両方に対応したシンプルなアプリ、Googleドライブなど他のGoogleサービスとの柔軟な連携などが挙げられます。さらに完全無料で、誰でも15GBのストレージを利用できます。

セキュリティ面で世界最高峰とは言えないものの、強力なセキュリティ機能も数多く備えています。複雑な操作が不要で、メールの送受信がほぼ意識せずに行える手軽さこそが、多くのユーザーに支持される理由です。しかしその手軽さゆえに、メールがどんどん溜まって重要なものを見逃してしまうこともあります。本記事では、Gmailを最大限に活用してメール業務の効率を上げるための、あまり知られていない便利な機能を4つ紹介します。

1. 送信取り消しの猶予時間を変更する

うっかりミスによる恥ずかしい事態を未然に防ぐ

ブラウザ版の場合、画面右上の歯車アイコンから設定メニューを開けます。モバイルアプリ版では、左上のハンバーガーメニュー（三本線アイコン）をタップし、一番下にある「設定」を選択しましょう。

かつてはメールを一度送信してしまうと取り返しがつきませんでした。相手のパソコンまで出向いて受信トレイから削除してもらうしかなかったのです。もちろんそんなことは現実的ではありませんが、現在のGmailをはじめとするメールサービスには「送信取り消し（Undo Send）」機能が搭載されています。この機能により、送信を一時停止してメールを呼び戻すことができます。ただし、気づくのが遅ければ間に合わず、そのまま送信されてしまうこともあります。

Gmailでは、送信後に取り消しできる時間を自分で設定できます。設定メニューから「すべての設定を表示」を選ぶと「全般」設定画面が開き、3番目の項目に「送信取り消し」があります。キャンセル可能な期間は5秒、10秒、20秒、30秒から選択可能です。

30秒でも決して長い時間ではありませんが、添付ファイルの付け忘れに気づいたときや、送信ボタンを押した瞬間に誤字を見つけたときなど、メールの送信を食い止める貴重なチャンスになります。万が一のために有効化しておく価値のある設定です。設定していなければ、いざというときに自分を助けることができません。

2. メールの閲覧可能期限を設定する

メールを自動的に「自滅」させることも可能

映画『ミッション：インポッシブル』さながらに、読んだ後に自己消滅するメールを送ることもできます。「機密モード」を有効にすると、Gmailに複数のセキュリティ機能を追加できます。新規メール作成画面の下部にある鍵のアイコンをクリックすると、機密モードの設定が開きます。

この機能では、メールの有効期限を設定できます。期限を過ぎると、受信者の受信トレイからメールが消失します。期限は1日、1週間、1ヶ月、3ヶ月、5年から選べます。また、受信者がメールを開く際に、Googleが生成するSMSパスコードの入力を必須にすることも可能です。

機密モードを有効にすると、受信者はメールの転送、コピー、印刷、ダウンロードができなくなります。これにより、機密情報が勝手に拡散されるのを防げます。毎日使う機能ではないかもしれませんが、大切なデータを守りたい場面で役立つ重要なセキュリティ機能です。

3. 受信メールをスヌーズする

メールの洪水に埋もれない工夫を

「メールの処理に追われて、いつまで経っても追いつけない」と感じたことはありませんか？散らかった受信トレイは圧迫感を与えますし、メールを一件ずつ削除するのは非常に時間がかかります。そこで活用したいのが、メールへの対応タイミングをコントロールできるスヌーズ機能です。

1日に届く大量のメールに対応するのは容易ではありません。特に多数のメーリングリストに登録している場合はなおさらです。Gmailには「メイン」「プロモーション」「ソーシャル」という受信トレイが標準で用意され、メールを自動的に仕分けしてくれます。さらにフィルタをカスタマイズすれば、自分の見やすい形でメールを管理することもできます。

加えて、スヌーズ機能を使えば、メールを受信トレイに放置せずに済みます。届いた時点では受信トレイに表示されますが、すぐに対応する準備ができていないなら、ひとまず脇に置いて、後ほど落ち着いて処理できます。

ブラウザ版で受信トレイのメールにカーソルを合わせると、右側に4つのアイコンが表示されます。「アーカイブ」はメールをアーカイブフォルダへ移動、「ゴミ箱」は削除、「既読にする」はその名の通り既読状態へ変更します。最後のアイコンが「スヌーズ」です。スヌーズを設定すると、指定した日時にメールが再び受信トレイに現れるようスケジュールできます。

スヌーズの候補は「明日」「今週後半」「今週末」「来週」から選べるほか、正確な日時を直接指定することも可能です。メールが再表示されるタイミングを完全にコントロールできるので、対応を先延ばしにしたいときや、別のタスクのリマインダーとして活用するのに便利です。

4. メールをオフラインで利用可能にする

デスクを離れていても仕事を進められる

※Gmailのオフライン機能は、Google Chromeおよびシークレットモード以外のブラウザでのみ利用できます。

大きなプレゼンテーションの準備中に、移動中やインターネットに接続できない環境でもメール関連の作業を進めたいことがあります。そんなときは、オフラインでもメールを利用できるよう設定しましょう。難しそうに聞こえますが、手順はごく簡単です。設定すれば、Gmailアカウント内のメールやファイルに問題なくアクセスできるようになります。

まず、設定メニューから「すべての設定を表示」を開きます。下から2番目のサブメニューが「オフライン」です。クリックすると「オフラインメールを有効にする」というチェックボックスが表示されるので、これをオンにします。すると、次にChromeブラウザを開いたときにメールを読み込めるよう保存されます。同期するメッセージの期間は7日、30日、90日から選択できます。

続いて、オフラインデータをパソコンに保持するか、パソコンから削除するかを選択します。Gmailをオフラインで使用する場合、アクセスできるのはChromeブラウザ内のストレージのみで、パソコン本体の容量よりはるかに小さい点に注意が必要です。同期されたメールの添付ファイルはプレビューできませんが、ダウンロードしてローカルのアプリケーションで開くことは可能です。

オフライン中にメールを作成・送信すると、そのメールは「送信トレイ」フォルダに保存されます。次回ログインまたはインターネットに接続したときに、送信トレイ内のメールが自動的に送信されます。

Gmailの機能はまさに無限大

Gmailの機能は数ヶ月ごとに改善されたり変わったりするため、新しい活用法を発見することも少なくありません。基本となるのは、使いやすいインターフェース、十分な無料ストレージ、シンプルな連携機能を備えたメールサービスであること。カスタマイズの選択肢も豊富で、Gmailは市場で最も信頼できるメールサービスの一つであり続けています。

OS： Android
価格モデル： 無料／サブスクリプション
プラットフォーム： Android／iOS

GmailはGoogleが提供するメールサービスです。スヌーズ機能や機密モードなど、多彩な機能を備えています。

本記事の著者Chris Hacheyは、MakeUseOfの寄稿者で、家電・テクノロジー分野での執筆経験が長く、XDA-developers.com、Pocket-lint.com、BGR.comなどにも記事を発表しています。テクノロジー製品のお得情報探し、新型家電のレビュー、スマートホーム機器に関する洞察を共有することに情熱を注いでいます。