メールのストレスを軽減する6つの簡単なコツ

「メールの処理は、私にとって一日で最高の時間です」――こんなことを言った人は、まずいません。

受信箱ゼロを目指していなくても、メールはストレスの種になります。メールそのものをやめてしまわない限り、うまく付き合うためのコツはいくらあっても足りません。今回は、メール関連のストレスを軽減するための6つのコツをご紹介します。

1. メールをまとめて予約送信する

このコツには、思っている以上のメリットが隠れています。BoomerangやSndLatrのようなアプリを使えば、メールの送信を後の時間に予約できます。分かりやすい利点は、都合のよい時間帯に複数のメールを下書きしておき、指定した時刻に自動送信できることです。

しかし隠れたメリットは、受信者が目にするタイムスタンプ(送信時刻)を自分でコントロールできることです。これがどう役立つのか説明する前に、まず自分自身に次の質問をしてみてください。

• メールの送信時刻を見て、「今オンラインだ」と思われたことはありませんか?
• それを根拠に、実際は忙しいのに電話やチャットを求められたことは?
• 深夜の時刻のメールが原因で、働き方についてコメントや質問をされたことは?

一つでも「はい」と答えたなら、あなたは不便な時間帯のメールやチャットの割り込みに悩まされている可能性が高いでしょう。場合によっては、自分の働き方について不要な説明を迫られることもあるかもしれません。

賢い対策はこうです。PCメンテナンスなど集中力があまり要らない作業をする時間帯に合わせてメールを予約送信しましょう。そうすれば実際の勤務時間は秘密に保たれ、「いつなら話せるか」を相手に自然に伝えることができます。

2. 宛先欄は最後まで空欄にしておく

誰もが経験があるはずです。書きかけのメールを誤って送信してしまった、勢いで書いた愚痴メールを送って後悔した……。

Gmailのような「送信取り消し(Undo Send)」機能を持たないメールアプリも多く、あったとしても最大30秒程度しか猶予がありません。そもそも、送信ミスをしたからといって、受信者にメールを「未読に戻してもらう」ことはできません。

そこで役立つのが、シンプルなテクニックです。メールを書き始めるときは宛先を入力しないこと。宛先は最後に記入します。こうすると、送信前に内容を再確認するきっかけになります。万が一うっかり送信ボタンを押しても、宛先が空欄のままではメールはどこにも飛ばないので安心です。

3. 不要なメールをブロック・フィルタリングする

たまに届く迷惑なメールや無用なメールを削除するのは大した手間ではありません。しかし、そうしたメールが毎日絶え間なく届くようになると、時間と注意力を大きく奪われてしまいます。

受信箱にあるものは、頭の中にもあると考えましょう。不要なもの、必要のないもので頭の中が占領されるのは避けたいものです。ましてやそれがメールならなおさらです。

不要なメールを振り分けるフィルタを設定し、迷惑メールを送ってくるアドレスをブロックする仕組みを作りましょう。設定方法は利用しているメールサービスやデスクトップのメールクライアントによって異なるので、一度確認してみてください。

Gmailの場合、フィルタ作成と差出人ブロックの機能は、メール右上の「その他」ドロップダウンメニューにあります。

ブロックしたアドレスからのメールは、自動的にスパムフォルダへ振り分けられます。また、[設定]>[フィルタとブロック中のアドレス]からGmailのフィルタを作成したり、ブロックを解除したりすることもできます。せっかくなので、受信箱が散らかるのを防ぐ他の方法も調べてみるとよいでしょう。

4. Windowsのスタート画面にメールをピン留めする

私は執筆ガイドラインに関するメールをときどき参照します。頻繁に開くお気に入りのメールがあるなら、スターを付けて管理するのも一つの方法ですが、Windows 10なら、スタート画面にピン留めするとさらに素早くアクセスできます。

メールアプリを開き、スタート画面に追加したいメールを右クリックします。コンテキストメニューから[スタートにピン留めする]を選択してください。個別のメールアカウントごとピン留めすることも可能です。

Windows 7や8でメールをスタートメニューにピン留めするには、まずメールをパソコンに保存します。次に保存先のフォルダを開き、そのメールファイルをスタートメニューボタンへドラッグ&ドロップします。完了したらスタートメニューを開けば、ピン留めされたメールが表示されているはずです。

また、保存したメールをタスクバーのOutlookアイコンにドラッグすれば、アイコンを右クリックしたときのメニューからそのメールに直接アクセスできるようになります。

5. メール検索を使いこなす

受信箱が整理されていれば、目的のメールを素早く見つけやすくなります。しかし、本当に時間と手間を節約してくれるのは、ラベルや検索演算子などの機能を活用したスマートな検索です。検索範囲を絞り込むことで、目的のメールにすぐたどり着けます。

Gmailには高度な検索オプションがあり、検索ボックス横の小さな矢印をクリックすると表示されます。

検索演算子の効果を示す例を紹介しましょう。友人のGregがGmailでPNG画像を添付して送ってきたメールを探しているとします。

単にgregと検索すれば彼が送ったメールが表示され、結果を目で追って目的のメールを探すこともできます。しかし、greg has:attachment filename:.pngのようなクエリを使えば、より速く正確に目的の写真を見つけられます。

6. 電話をかける

場合によっては、短い電話一本で何往復ものメールのやり取りを省略できます。ポイントは、どんな話題がメールよりも電話向きかを見極めることです。ただし、会話を本題に絞る姿勢は崩さないようにしましょう。さもないと、5分で終わるはずだった雑談が長引いてしまうかもしれません。

電話をかける前に、話したいポイントのごく短いリストを用意しておきましょう。短い通話に収まりきらない内容がありそうなら、それはメールか予定された会議に回すのが得策です。

もし合わないなら、受信箱ゼロに固執しない

私は受信箱ゼロを達成したことがあり、ワークフローが改善されたので満足しています。しかし、誰が推奨していようと、それを義務として達成すべき目標ではありません。

空の受信箱が自分に合わないと感じたら、遠慮なく追求をやめて構いません。肩の荷が下りたような気分になれるかもしれません。

ただし、日々の片付けをやめることにしたとしても、最低限のメール整理の努力は続けてください。そうしないと、手に負えなくなった受信箱が新たなストレス源になってしまいます。

私たちは空の受信箱を目指し、この洪水を素早く処理する最も効率的な戦略を追い求めるようになった。20分以内の返信が理想の基準となったのだ。しかし私は別の選択肢を提案したい。全員がメールですぐに連絡が取れる必要はないのだ。終日クライアントとやり取りする人や、頻繁な指示を求める大きなチームを率いるマネージャーなどは、このスキルのプロであるべきだ。しかし、プログラマー、ライター、広告の専門家、教授などの人々は、自分の核心的な価値に関係のない他のスキルと同じように、メールが苦手でも自由でいいのだ。~ カル・ニューポート「It's Okay to Be Bad at E-mail(メールが下手でもいい)」より

新しいメール習慣を始めよう

宣伝メールの購読解除、定型文の活用、メールから離れる休憩などを勧める定番のコツも実用的で有益です。しかし、本当に「メール禅」の境地をもたらすのは、上記のような小さな工夫の積み重ねなのです。

受信箱との付き合い方を変えて、メールのストレスを減らしてくれた簡単なテクニックはありますか?ぜひコメントで教えてください!