メールのストレスを軽減するための6つの簡単なコツ

電子メールを扱うことは私の一日の最良の部分です。誰も言ったことがない。

受信トレイのゼロを追求していなくても、電子メールはストレスを感じます。もちろん、電子メールを完全に廃止する予定がない限り、その上にとどまるために得ることができるすべてのヒントが必要です。本日、メール関連のストレスを軽減するための6つのヒントをご紹介します。

1.メールをまとめてスケジュールする

このヒントには、あなたが考えるものとは異なる理由があります。 BoomerangやSndLatrなどのアプリを使用すると、後でメールをスケジュールできます。これがその明らかな利点です。都合の良いときに事前に大量のメールの下書きを作成し、選択した時間に自動的に送信することができます。

非表示 ここでの利点は、スケジューラを使用することで、メール受信者に表示されるタイムスタンプを制御できることです 。それがどのように役立つか見てみましょうが、最初に、これを自問してください：

• 人々はあなたの電子メールのタイムスタンプを見て、あなたがオンラインであると思い込んでいますか？
• それに基づいて、彼らはあなたが電話/チャットに参加できると思いますか（あなたがいないとき）？
• タイムスタンプは深夜0時を示しているため、人々はあなたの仕事の習慣についてコメントしたり質問したりしますか？

はいと答えた場合 これらの質問のいずれかまたはすべてに対して、不便な時間に電子メールやIMの中断に悩まされている可能性があります。ワークフローについて不必要な議論をしなければならないと感じるかもしれません。

これがこの問題に取り組む賢い方法です。 PCのメンテナンスなど、注意力の低いタスクに通常費やす時間に電子メールをスケジュールします。そうすれば、実際の勤務時間は秘密にされ、チャットに参加できるようになったときに人々を学習に導くことができます 。

2.メールアドレスフィールドを空白のままにします

私たちは皆そこにいました—誤って送信を押しました 未完成のメール、またはメールの暴言を送信して後で後悔する場合。

すべてのメールアプリにGmailのように送信取り消し機能があるわけではなく、その機能にも30秒の上限があります。また、送信を間違えたからといって、受信者に「未読」のメールを送信することはできません。

このような電子メールの混乱とそれに続く爪の噛みつきを避けるための簡単なトリックがあります。 メールを書き始めるときにメールアドレスを追加しないでください。 最後にそれを保存します。それはあなたが書いたすべてを再確認するためのリマインダーとして役立ちます。たまたま送信を押しても 、受信者のアドレスを入力するまでその電子メールはどこにも行かないので、心配する必要はありません。

3.不要なメールをブロックまたはフィルタリングする

奇妙な迷惑メールや役に立たないメールを削除するのにそれほど時間はかかりません。しかし、そのような電子メールが毎日安定して受信されると、それらはあなたの時間と注意の大部分を占めます。

受信トレイにある場合は、頭の中にあるとだけ言っておきましょう。 。そして、あなたは、少なくともすべてのメールの中で、あなたが望まない、または必要としないものによってあなたの心のスペースが占有されることを望まないでしょう。

不要な電子メールをフィルタリングし、そのような電子メールを送信する電子メールアドレスをブロックするシステムを導入します。使用するメールサービスまたはデスクトップメールクライアントに基づいて、これを行う方法を調べる必要があります。

Gmailでは、その他に隠されている送信者のフィルタ機能とブロック機能があります 電子メールメッセージのドロップダウン：

ブロックされたアドレスからの受信メールは、すぐにスパムフォルダに送られます。 [設定]>[フィルタとブロックされたアドレス]を使用してGmailフィルタを作成（および送信者のブロックを解除）することもできます。 そこにいる間、そもそもメールが受信トレイを乱雑にするのを防ぐために他に何ができるかを見てください。

4.Windowsのスタート画面にメールを固定する

私は時々ガイドラインを書くことに関連したいくつかの電子メールを参照していることに気づきます。頻繁にアクセスする必要のあるお気に入りのメールもいくつかある場合は、スターを付けたままにしておくことができます。ただし、Windows 10を使用している場合は、スタート画面にピン留めすることで、すばやくアクセスできるようにすることをお勧めします。

メールアプリを開き、スタート画面に追加するメールを右クリックします。コンテキストメニューで、ピンをクリックして開始します。 個々のメールアカウントをスタート画面に固定することもできます：

メールをWindows7または8の[スタート]メニューに固定するには、まずメールをパソコンに保存します。保存した場所に移動し、メールを[スタート]メニューボタンにドラッグアンドドロップします。終わり？スタートメニューを開くと、そのメールが固定されたアイテムとして表示されます。

保存したメールをタスクバーアイコンにドラッグして、タスクバーのOutlookアイコンのコンテキストメニューにメールを固定することもできます。

5.マスターメール検索

受信トレイが適切に整理されている場合は、ほとんどの人よりも適切なメールをすばやく見つけることができます。しかし、本当に多くの時間と頭痛の種を節約するのは、電子メールの検索が賢くなることです。 ラベルや検索演算子などのメール機能を利用する 検索を絞り込むため。

Gmailには、検索ボタンの横に表示される小さな矢印をクリックして表示できる高度な検索オプションがいくつかあります。

これは、検索演算子を使用して適切なメッセージを見つけることの利点を示す例です。グレッグという名前の友人からGmailでメールの添付ファイルとして送信されたPNG写真の束を探しているとしましょう。

gregを検索できます 彼から送信された電子メールを表示し、結果をスキャンして目的の電子メールを見つけます。ただし、これらの写真をすばやく効果的に見つける方法は、 greg has：attachment filename：.pngのようなクエリを使用することです。 。

6.電話を取ります

場合によっては、すばやく電話をかけることで、やり取りするメールを大幅に節約できます。重要なのは、どのトピックが電子メールよりも電話でより適切に処理されるかを特定することです。 会話を適切に保つことについてしっかりととどまる 、 けれど。そうしないと、あなたが考えていた5分間のチャットがギャブフェストに変わる可能性があります。

電話をかける前に、話し合いたいポイントの非常に短いリストを用意してください。短い電話に収まらないほど話し合うことがあると思われる場合は、メールまたはスケジュールされた会議のために保存してください。

受信トレイゼロに別れを告げる、もし…

受信トレイがゼロになりました。ワークフローが改善されたので、満足しています。ただし、誰がそのように推奨していても、到達する義務があると感じるべきターゲットではありません。

空の受信トレイがうまくいかない場合は、遠慮なく停止するか、追跡をスキップしてください。大きなおもりが肩から持ち上げられたように感じるかもしれません。

毎日の熱狂的な整理整頓をあきらめることにした場合でも、メールを整理するために努力してください 。そうしないと、受信トレイが管理不能になるため、1日のストレスが増えるだけです。

空の受信トレイと、この大洪水を迅速に処理するための最も効率的な戦略を模索し始めました。 20分の応答時間は意欲的な基準になりました。しかし、別の方法を提案したいと思います。すべての人にメールで簡単に連絡できる必要はありません。1日中クライアントとやり取りしたり、頻繁に大規模なチームを管理したりする人もいます。ガイダンスは、このスキルのプロでなければなりません。しかし、コンピュータープログラマー、ライター、広告の達人、教授などの他の人々は、コアバリュープロポジションにそれほど関係のない他のスキルを吸うのと同じくらい、自由に電子メールを吸うべきです。〜Cal Newport、電子メールで悪くても大丈夫です

いくつかの新しいメール習慣の時間です

プロモーションメールの購読を解除し、定型の応答を使用し、電子メールから休憩を取るように指示する人気のある電子メールのヒントは、実用的で便利です。しかし、メールzenをもたらすのは、上記のような小さな変更です。

受信トレイの処理方法を変更することで、メールのストレスを軽減した簡単なトリックはどれですか。コメントで教えてください！