条件付き書式でOutlookの受信トレイをマークアップする方法

いくつかの条件付き受信トレイフォーマットルールの設定は非常に簡単で、ワークフローに大きな違いをもたらす可能性があります。

表示に移動します タブ。 現在のビューの下 、表示設定を選択します 。これにより、[詳細ビュー設定]パネルが開きます。 条件付き書式を選択します 。これにより、デフォルトの条件付き書式オプションのリストが表示されます。そのうちのいくつかはすでに使用されています。

追加を押します 。最初のルールの名前を入力します。学校のニュースレターを見逃さないようにするため、ルールには「学校のニュースレター」という名前が付けられています。次に、フォントを選択します 。利用可能なWindowsフォントの全範囲があります。つまり、Comic Sans、Chiller、およびWingdingsを自由に使用できます。ただし、受信トレイのワークフローを維持しようとしているので、気を散らさないような賢明なものに固執することをお勧めします！

フォントを選択したら、色を選択し、フォントサイズを大きいに増やします。 （何らかの理由で、このシステムは通常のフォントポイントを廃止します。おそらく、Outlookの受信トレイペインを壊すような非常に大きなサイズを選択しないためです）。準備ができたら、 OKを押します 。

次に、条件を選択します 。 From で、このルールに1つのアドレスのみを追加します 箱。単一のアドレスがわかっている場合は、必要に応じて入力してください。長いリストを追加する場合、または複数のアドレスだけを追加する場合は、差出人を押します Outlookのアドレス帳が開きます。必要なアドレスを追加したら、 OKを押します 、受信トレイに戻ります。ルールは、次に受信するメールから適用されます。

カラーカテゴリの追加

これで、受信メールの条件付きフォーマットを作成する方法がわかったので、ルールの専門化を開始できます。 [条件]パネルには、次の3つのタブがあります。メッセージ 、その他の選択肢 、および詳細 。受信トレイを合理化するために使用する各タブを配置できます。

メッセージ

メッセージを使用する タブを使用して特定の単語を作成します-到着した各電子メールを検索します。受信トレイに繰り返し入力されるキーワード、単語、フレーズを分離し、重要な場合はフィルターを適用します。

また、受信時間、送信時間、作成時間、変更時間、メールが受信トレイに届いた日時（いつでも、昨日、過去7日間、最後）など、さまざまな時間フィルターに基づいて、メールに書式を適用することもできます。週。

その他の選択肢

その他の選択肢 タブには、色のカテゴリと、未読または未読、複数の添付ファイル、さまざまな重要度レベル、またはユーザーによって個別にフラグが付けられたアイテムを照合するためのオプションがあります。

カラーカテゴリの書式設定フィルタは、すでに確立しているものと同じですが、すでに使用しているカラールールに基づいて簡単に作成できます。このようにして、色を自動化できます！

詳細

高度な タブを使用すると、受信トレイにフィルタリングして適用するための特殊な条件付き書式設定基準を作成できます。 フィールドをクリックします ボタンを押すと、潜在的なフィルター基準のやや圧倒的なリストにアクセスできます。その中から複数の選択肢を選択して、「フィルターツリー」を構築できます。

ここにはかなりの数のオプションがありますが、それで独自のリストの作成を延期しないでください。時間をかけて、各リストをスキャンしてください。多数のオプションは受信トレイに適用されないため、理論的には検索範囲を狭める必要があります。

条件付きでフォーマットしています

これで、すべてを特定のフォルダーにフィルターするかどうかに関係なく、受信トレイにさまざまな条件付き書式ルールを設定できるようになります。それらの特定のフォルダに向かう電子メールでさえ、それらと一緒にフォーマットをとることができ、特定の色を適用する方法にいくつかのバリエーションを与えることができます。たとえば、特定の名前を強調表示する代わりに、特定のテーマやキーワードに色を付けてフィルタリングしてみてください。

条件付き書式設定は非常に簡単に設定できます。一度起動して実行すると、受信トレイ、できれば心がデジタルの乱雑さからある程度解放されます。

条件付き受信トレイフォーマットを使用していますか？読者のためのコツやヒントはありますか？以下にお知らせください！