タイムブロッキングを使用して、気が散る電子メールやメッセージを制限する方法

職場では効果的なコミュニケーションが重要ですが、集中しようとすると気が散ることがあります。すべてのメールやメッセージにすぐに返信する必要があると考えるのは簡単ですが、それが完全な会話になり、本当に時間がない場合もあります。

この記事では、コミュニケーションを時間ブロックして、目の前のタスクに集中できるようにする方法について説明します。

1.受信トレイをブロックする時間

メールを受信するたびに受信トレイをクリックし続けると、多くのことを成し遂げることができなくなります。メールを読んだり返信したりするために、目の前のタスクから時間を取っているだけでなく、再び集中するのにも時間がかかります。

試してみるのをブロックする時間を与えたいと思うかもしれません。

受信トレイをブロックする時間の背後にある考え方は、1日を通して専用の時間枠内でのみメールをチェックすることです。そうすれば、中断を最小限に抑えながら、手元のタスクに長期間集中できます。

重要なことを見逃さないように、通知の送信者と件名を一瞥したい場合でも、すぐに行動を起こして受信トレイにジャンプすることはありません。もちろん、緊急で注意を払う必要がある場合を除いて、後でメールにアクセスすることがわかっているので、頭の中で仕事を続けることができます。

すぐに開いて応答しないというルーチンに慣れてくると、クライアントや同僚もこれに慣れます。実際、作業中のアイテムに急いで戻るのではなく、コミュニケーションに重点を置くため、より良い応答を提供することもできます。

提案として、最初に古いメッセージを確認することで、受信トレイへの各訪問を開始できます。ゴミやがらくたであるものはすべて、すぐに対処します。回答が必要ない場合は、アクションアイテムを書き留めて、提出してください。

送信者が迅速な応答のみを必要とする場合は、そこにいる間に応答することもできますが、取っておいた時間よりも長い応答が必要な場合は、電子メールにフラグを付けるか、返信するためのリマインダーを作成してください後で。覚えておくべき目標は、受信トレイを未読メッセージをゼロに保ち、同じメールを2回処理しないようにすることです。

受信トレイをブロックするときは、タイミングと頻度も考慮する必要があります。これは、メールの量、役割、スケジュールに基づいて、人によって異なります。

2.送信トレイをブロックする時間

より長い返信が必要なメール、または自分で送信する必要のあるメールの場合は、生産的な時間のかなりの部分を送信トレイに費やすのではなく、返信する時間をブロックします。少し練習が必要ですが、メールを正確に入力すれば、メールの作成にかかる時間も短縮されます。

最も重要なメッセージに取り組むことによって各送信トレイセッションを開始し、時間が経過したら、他のタスクに集中します。すぐに誰かに返信できるからといって、常に返信しなければならないわけではありません。もちろん例外もありますが、緊急ではないメッセージに対応することに集中できなくなると、合計になります。

メッセージに応答が必要かどうかについても検討します。返信する義務があると感じるのは簡単ですが、送信者が実際にあなたに何も質問していない場合、または入力を必要としない場合は、送信者によっては簡単な感謝の言葉でうまくいく場合があります。

受信するすべての電子メールに返信するかどうかは、職場のエチケットと送信者との関係の問題です。 2語のありがとうメッセージを開くよりも応答を受け取らない人もいれば、メモを高く評価する人もいます。

3.メッセージをタイムアウトにする

メッセージを読んで返信するのに、メールほど時間はかかりません。特に、1つの単語、戦略的な絵文字、さらにはgifで返信する方が受け入れやすいためです。ただし、それらは合計されます。

メッセンジャーをスケジュールに入れると、中断を制限するのに役立ちます。メッセージをブロックする時間は、返信に時間がかかるものではないため、メールとは少し異なります。代わりに、タスクに集中する時間をブロックし、セッションが終了するまで受信メッセージを待機させることをお勧めします。

Slackを使用している場合でも、通知を監視したい場合は、スヌーズではなくSlackステータスの使用に集中していることを示すことができます。ただし、スヌーズを使用することになった場合は、とにかく他の人がメッセージを送信して、緊急であることを知らせることができます。

同僚にメッセージを送っていて、会話が長引くことに気付いた場合は、電話で話す方が速い可能性があるため、同僚を招待して説明を求めてください。

4.電子通信の境界を設定する

何よりもまず、これはすべての人のお気に入りのリマインダーではありませんが、休憩するかダウンタイムが発生するまで個人的なメッセージをチェックすることを節約すると、生産性の向上に気付くでしょう。

AppleとAndroidの両方の電話には、これを支援する高度にカスタマイズ可能なフォーカス設定があり、電源を入れたときに特定のアプリを無音にすることができます。このようにして、気が散る可能性のあるアプリやテキストを沈黙させることができますが、誰かがあなたに連絡する必要がある場合は電話をかけ続けることができます。

コンピュータにも同様の設定があります。たとえば、通知 iOSのシステム環境設定のパネル 邪魔にならないようにスケジュールを設定したり、アプリのオンとオフを切り替えたりできます。

もちろん、人や状況によってはすぐに注意を払う必要がありますが、生産性セッションが終了するまで待って対処する必要がある場合もあります。これは人によって異なりますが、誰に何を許可するかについて、独自のルールを考えてみてください。