Outlookをもっと快適に!知っておきたい10のクイックヒント

Outlookは最も人気のあるメールクライアントの一つですが、その機能を十分に活用できていない方も多いのではないでしょうか。実はOutlookには、生産性を高め、日々のメール作業を格段に楽にしてくれる便利な機能が数多く隠れています。

今回は、あまり知られていないOutlookの便利な小技やテクニックを厳選してご紹介します。メールの取り消し方法、よく使うフレーズの自動入力、添付ファイルの付け忘れ防止など、役立つ情報が満載です。

まだまだ紹介しきれないTipsはたくさんあります。あなた自身のおすすめのOutlookテクニックがあれば、ぜひコメント欄で教えてください。

1. カレンダーに別のタイムゾーンを追加する

海外出張が多い方や、海外の相手とミーティングを調整することが多い方は、カレンダーに複数のタイムゾーンを表示するととても便利です。[ファイル]タブをクリックし、左側のナビゲーションから[オプション]を選択します。新しいウィンドウで[カレンダー]をクリックし、[タイムゾーン]セクションまでスクロールしましょう。

デフォルトのタイムゾーンが表示されているので、必要に応じてドロップダウンから変更できます。区別できるように[ラベル]を付けておきましょう。次に[追加のタイムゾーンを表示する]にチェックを入れ、同様に設定します。[OK]をクリックして変更を保存します。

続いて[カレンダー]を開きます。リボンの[配置]カテゴリから、[日]、[(稼働)週]または[スケジュール ビュー]のいずれかを選択してください。これらのビューでは、2つのタイムゾーンが左側または上部に表示されます。

2. すべてのメールをプレーンテキストで表示する

HTML形式のメールを受け取ることに不安がある場合は、Outlookですべてのメールをデフォルトでプレーンテキストとして開くよう設定できます。これにより悪意のあるHTMLの実行を防げますが、すべてのメール脅威から保護されるわけではない点には注意が必要です。

まず[ファイル]をクリックし、[オプション]を選択します。新しいウィンドウの左側ナビゲーションから[セキュリティセンター]を選び、[セキュリティセンターの設定...]をクリックします。さらに左側から[電子メールのセキュリティ]を選択します。

[プレーンテキストで読み取る]の見出しの下にある[標準形式のメールはすべてプレーンテキストで読み取る]にチェックを入れます。必要に応じて[デジタル署名されたメールはすべてプレーンテキストで読み取る]にもチェックを入れましょう。デジタル署名付きのメールとは、送信者が内容を承認しており、改ざんされていないことが保証されているメールのことです。

[OK]をクリックして変更を保存します。特定のメールだけ元の形式で読みたい場合は、そのメールを開き、情報バーをクリックして[HTMLとして表示]または[リッチテキストとして表示]を選択すればOKです。

3. 共有メールボックスのメッセージを自動的に送信する

メールが実際に送信される前には、Outlookのフォルダを経由する処理が必要です。これはサーバーがエラーなく送信できるかどうかを確認するためのものです。共有メールボックスを使用している場合、手動で[送受信]をクリックするまで、すべてのメールが[送信トレイ]フォルダに滞留してしまうことがあります。

この問題を解決するには、レジストリの編集が必要です。以下の手順に慎重に従えば問題ありませんが、レジストリの誤った編集は深刻な問題を引き起こす可能性がある点にご注意ください(当方は責任を負いかねます)。

まずOutlookを閉じます。次にシステム検索で「regedit」と入力し、検索結果を選択します。左側のナビゲーションを使って、以下のフォルダへ移動します:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\x.0\Outlook\Preferences

x.0の部分は、使用中のOutlookのバージョンに置き換えてください。Outlook 2016なら16.0、Outlook 2013なら15.0、Outlook 2010なら14.0となります。

DelegateSentItemsStyle値をダブルクリックし、[値のデータ]を0に変更して[OK]をクリックします。Outlookを再起動すると、共有メールボックスからの送信メールが自動的に送られるようになります。

4. メールの送信を遅らせる

メールをすぐに送りたくない場合は、送信日時を指定できます。メール作成ウィンドウで、リボンから[オプション]を選択し、[配信の遅延]をクリックします。

新しいウィンドウが開くので、[この時間以降に配信]フィールドでメールを送信する日時を指定します。なお、Exchangeサーバーを使用していない場合、この設定を機能させるにはOutlookを開いたままにしておく必要があります。

また、ルールを作成して、すべてのメッセージまたは指定したメッセージの送信を遅らせることも可能です。[ファイル]→[ルールと通知の管理]に移動し、[電子メールのルール]内で[新しいルール]をクリックしてウィザードに従います。特定の連絡先宛のメールのみ遅延させるなど、条件を設定できます。アクションを[指定した分数後に配信を遅らせる]に設定すれば完了です。

5. 送信済みメールを取り消す

Exchangeサーバーを使用している場合、すでに送信したメールを取り消せる可能性があります。ただし、成功率はさまざまな要因によって左右されるため、事前に仕組みを理解しておくことをおすすめします。

まず[送信済みアイテム]に移動し、取り消したいメールを選択します。リボンの[移動]グループにある[アクション]をクリックし、[このメッセージを取り消す...]を選択します。

新しいウィンドウで、受信者の受信トレイからメールを削除したい場合は[このメッセージの未読のコピーを削除する]を選択します。あるいは、元のメールの代わりに別のメールを送りたい場合は[未読のコピーを削除し、新しいメッセージと置き換える]を選択しましょう。

各受信者ごとの取り消し結果を通知してほしい場合は、[各受信者について取り消しの成功または失敗を通知する]にチェックを入れます。準備ができたら[OK]をクリックして取り消し要求を送信します。

6. よく入力するフレーズを候補表示する

同じ文章を何度も入力しているなら、入力を始めるとOutlookが自動的に候補を表示してくれる機能を活用しましょう。メール作成時にフレーズを入力してハイライトし、リボンから[挿入]を選択します。[テキスト]カテゴリの[クイックパーツ]をクリックし、[選択範囲をクイックパーツギャラリーに保存...]を選びます。

以降、そのフレーズを入力し始めると自動的に候補が表示され、Enterキーを押せば全文が入力されます。また、[クイックパーツ]のドロップダウンから選択することも可能です。カスタマイズや削除が必要なときは、メニュー上のパーツを右クリックして[整理と削除...]を選択してください。

7. ショートカットキーを使いこなす

Outlookは複雑なソフトウェアですが、それはそれだけ強力だからこそ。メニューをあちこち探し回るよりも、ショートカットキーを活用することで作業を高速化し、生産性を高められます。

例えば、Ctrl + Nで新規メッセージを作成し、Ctrl + Enterで送信できます。同様に、Ctrl + Rで返信を開始、Ctrl + Fで転送が可能です。

また、Insertキーでメッセージにフラグを付け、F7でスペルチェック、F9で送受信を実行できます。

実際にはもっと多くのキーの組み合わせがあります。Outlookのキーボードショートカットガイドを参考にすれば、快適に操作・作成できるようになるでしょう。

8. 貼り付けでアイテムを作成する

作業にかかるステップを減らすことは常に有益です。クリップボードの内容を自動的に含んだ新しいアイテムを作成できます。対象となるセクション(メールなら[メール]、予定なら[カレンダー]など)に移動します。

あとはCtrl + Vを押すだけ。クリップボードの内容が含まれたアイテムが作成されます。シンプルな技ですが、一度覚えればずっと使い続けることになるでしょう。

9. 開封済みマークの設定をカスタマイズする

メールをきちんと確認していないのに開封済みになってしまうことに悩んでいるなら、簡単に解決できます。メールを未読のままにしておけば、対応が必要なメールを素早く把握できます。

まず[ファイル]→[オプション]をクリックし、左側ナビゲーションから[メール]を選択します。[Outlookウィンドウ]見出しの下にある[閲覧ウィンドウ...]を選択すると、新しいウィンドウが開きます。

ここでは、アイテムが開封済みとしてマークされるまでの待機秒数や、選択を変更した際に開封済みとするかどうかをカスタマイズできます。オプションにチェックを入れて調整し、[OK]をクリックして変更を保存しましょう。

10. 添付ファイルの付け忘れを警告してもらう

メール送信時にファイルの添付を忘れてしまうことが多い方には、このTipsがぴったりです。Outlookは「添付ファイル参照」「同封」などの特定の単語やフレーズをメッセージ内でスキャンし、実際に何かが添付されているかを確認します。添付されていない場合は、送信前に警告してくれます。

この機能を有効にするには、まず[ファイル]→[オプション]に移動します。左側ナビゲーションから[メール]を選択し、[メッセージの作成]セクションまでスクロールします。[添付ファイルが不足している可能性があるメッセージを送信するときに警告する]にチェックを入れ、[OK]をクリックして変更を保存します。

あなたのTipsも教えてください

長年同じプログラムを使っていても、その細部まで使いこなせているとは限りません。今回ご紹介したTipsが、日常の生産性向上に役立てば幸いです。

これらのTipsはOutlookのデスクトップ版向けのものです。Web版を使用している方や、どちらが自分に合っているかわからない方は、Outlook Web版とデスクトップ版の比較記事もぜひチェックしてみてください。

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