Outlookをより良くするための10のクイックヒント

Outlookは最も人気のある電子メールクライアントの1つですが、十分に活用されていない可能性があります。生産性を高め、使いやすくするための便利なトリックがぎっしり詰まっています。

Outlookマスターになるのに役立つ、未知のヒントやコツをいくつかまとめました。メールのリコール、一般的に入力されるフレーズの自動入力、ファイルの添付を促すメッセージなど、さまざまな方法で対応できます。

共有できるものは他にもあるので、Outlookのヒントをお持ちの場合は、下のコメントセクションでお知らせください。

1.別のカレンダータイムゾーンを追加する

旅行中や海外の人との会議を頻繁に開催する場合は、カレンダーに複数のタイムゾーンを表示すると便利です。これを行うには、ファイルをクリックします タブをクリックし、オプションを選択します 左側のナビゲーションから。新しいウィンドウで、[カレンダー]をクリックします 次に、タイムゾーンまでスクロールします セクション。

デフォルトのタイムゾーンが表示されますが、ドロップダウンを使用して変更できます。 ラベルを付けます 区別できるように。次に、2番目のタイムゾーンを表示するにチェックマークを付けます そこで同じことをします。 OKをクリックします 変更を保存します。

次に、カレンダーに移動します 。リボン内の配置内 カテゴリで、日、のいずれかを選択します （仕事）週 またはスケジュールビュー 。これらは、左側または上部の2つのタイムゾーンを表示するビューです。

2.すべてのメールをプレーンテキストで表示

HTML形式の電子メールの受信に懸念がある場合は、デフォルトでOutlookにすべての電子メールをプレーンテキストで開くように強制できます。これにより、悪意のあるHTMLの実行が停止されますが、すべての電子メールの脅威から保護されるわけではないことに注意してください。

まず、ファイルをクリックします 次に、オプションを選択します 。新しいウィンドウから、セキュリティセンターを選択します 左側のナビゲーションから。次に、[セキュリティセンターの設定... ]をクリックします 。ここで、再び左から、電子メールセキュリティを選択します 。

プレーンテキストとして読むの下 ヘッダー、チェックマークすべての標準メールをプレーンテキストで読む 。 すべてのデジタル署名されたメールをプレーンテキストで読むにチェックマークを付けることもできます。 。デジタル署名された電子メールは、送信者がコンテンツを承認し、改ざんされていないことを意味します。

変更を保存するには、[ OK]をクリックします 。特定のメールを元の形式で読みたい場合は、そのメールを開き、情報バーをクリックします。 、HTMLとして表示のいずれかを選択します またはリッチテキストとして表示 。

3.共有メールボックスメッセージを強制的に自動的に送信する

電子メールが実際に送信される前に、Outlookフォルダを介して処理する必要があります。これは、サーバーがエラーなしでそれをプッシュできることを確認しています。共有メールボックスを使用している場合は、手動で[送受信]をクリックするまで、すべてのメールが送信トレイフォルダにあることがあります。

これを克服するには、レジストリを編集する必要があります。これらの指示に注意深く従ってください。問題はありませんが、レジストリを誤って調整すると、重大な問題が発生する可能性があり、当社は責任を負いません。

まず、Outlookを閉じます。次に、 regeditのシステム検索を実行します 結果を選択します。左側のナビゲーションを使用して、次のフォルダーにフィルターします。

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\x.0\Outlook\Preferences

x.0を置き換えます Outlookの現在のバージョン。 Outlook 2016の場合は16.0、Outlook 2013の場合は15.0、Outlook2010の場合は14.0など。

ダブルクリック DelegateSentItemsStyle 値を設定し、値データを変更します 0へ 。次に、[ OK]をクリックします 。 Outlookを再度開くと、共有メールボックスからのすべての送信メールが自動的に送信されることがわかります。

4.メールの送信を遅らせる

すぐにメールを送信したくない場合は、いつ送信するかを指定できます。メール作成ウィンドウで、オプションを選択します リボンから[配信の遅延]をクリックします 。

これにより、前に配信しないを使用できる新しいウィンドウが開きます メールが送信される日時を選択するフィールド。 Exchangeサーバーを使用していない場合、この要求を機能させるにはOutlookを開く必要があることに注意してください。

すべてのメッセージまたは指定したメッセージの送信を遅らせるルールを作成することもできます。これを行うには、ファイルに移動します 次に、[ルールとアラートの管理]を選択します 。 電子メールルール内 、新しいルールをクリックします ウィザードに従ってください。特定の連絡先に送信される電子メールのみを遅延させるなどの条件を設定できます。 アクションを設定するだけです 配信を数分遅らせる 設定されます。

5.メールを呼び戻す

Exchangeサーバーを使用している場合は、送信済みの電子メールを思い出せる可能性があります。ただし、成功率はさまざまな要因によって異なります。これらの要因については、メールのリコールに関するガイドで説明しています。

まず、送信済みアイテムに移動します 思い出したいメールを選択します。 移動で リボンのグループで、[アクション]をクリックします 次に、[このメッセージを呼び戻す...]を選択します 。

新しいウィンドウから、[このメッセージの未読コピーを削除する]を選択します 受信者の受信トレイから電子メールを削除します。または、未読のコピーを削除して新しいメッセージに置き換えるを選択します 元のメールの代わりに別のメールを送信します。

受信者ごとにリコールが成功したか失敗したかを教えてくださいにチェックマークを付けます すべてのリコール試行の結果を受け取りたい場合。準備ができたら、[ OK]をクリックします リコールリクエストを送信します。

6.一般的に入力されるものを提案する

同じことを頻繁に入力する場合は、書き始めたときにOutlookに自動的に提案させることができます。メールを作成するときは、フレーズを入力して強調表示します。次に、挿入を選択します リボンから。 テキストから カテゴリをクリックし、クイックパーツをクリックします 次に、選択範囲をクイックパーツギャラリーに保存... 。

入力を開始するとフレーズが自動的に提案され、 Enterを押すことができます それを埋めるために。または、クイックパーツを使用することもできます ドロップダウンで選択します。 右クリックすることもできます このメニューの一部を選択し、整理して削除... を選択します カスタマイズまたは削除する必要がある場合。

7.ショートカットウィザードになる

Outlookは複雑な獣になる可能性がありますが、それは非常に強力だからです。ただし、メニューをいじくり回すのではなく、ショートカットを使用してプロセスを高速化し、生産性を高めることができます。

たとえば、 CTRL + Nを押すことができます 新しいメッセージを作成し、 CTRL + Enter それを送信します。同様に、 CTRL + R CTRL + F の間に、返信を開始します 転送します。

挿入を押すことができます メッセージにフラグを立てるには、 F7 書いている内容をスペルチェックし、 F9 送受信プロセスを実行します。

実際、非常に多くのキーの組み合わせがあるため、Outlookのキーボードショートカットのガイドを作成し、ナビゲートして簡単に作成する方法を詳しく説明しています。

8.貼り付けて作成

何かを達成するために必要な手順を最小限に抑えることは、常に有益です。クリップボードにあるものを自動的に含む新しいアイテムを作成できます。これを行うには、新しいアイテムを作成するセクションに移動します。つまり、メールのメール、イベントのカレンダーなどです。

次に、 Ctrl + Vを押すだけです。 。アイテムが作成され、クリップボードにあったものがすでに含まれています。簡単なトリックですが、永遠に使用するトリックです。

9.読み取りオプションとしてマークをカスタマイズ

実際に適切に表示していないときにメールが既読としてマークされていることに気付いた場合、このフラストレーションを簡単に克服できます。メールに未読のマークを付けておくと、何をする必要があるかをすばやく確認できます。

まず、ファイルをクリックします 次にオプション 。左側のナビゲーションから、[メール]を選択します 。 Outlookペインの下 見出しで、[閲覧ウィンドウ... ]を選択します 新しいウィンドウが開きます。

ここでは、アイテムが既読としてマークされるまでの待機秒数と、選択を変更するときにアイテムを既読としてカウントするかどうかをカスタマイズできます。オプションにチェックマークを付けて調整し、[ OK]をクリックします 変更を保存します。

10.ファイルを添付するように注意してください

メールを送信していて、ファイルを添付するのを忘れていることがよくある場合は、これがヒントです。 Outlookは、メッセージをスキャンして「添付を参照」や「同封」などの特定の単語やフレーズを探し、実際に何かを添付したことを確認します。まだ送信していない場合は、メッセージを送信する前に警告が表示されます。

これを有効にするには、最初にファイルに移動します 次にオプション 。 メールを選択します 左側のナビゲーションから、[メッセージの送信]までスクロールします セクション。次に、添付ファイルがない可能性のあるメッセージを送信するときに警告するにチェックマークを付けます。 。 OKをクリックします 変更を保存します。