もうメールに頼らない!用途別に選ぶ最強の代替ワークツール

「メールは死んだ」と何度も宣言されてきましたが、そのたびにラザロのように蘇り、今なお現役で活躍し続けています。

Gmailによる強力なメール機能でGoogleはメールの存在感を高め、Yahooはデザインを刷新し、OutlookにはSkypeが統合されました。さらにNSA(米国家安全保障局)による監視問題をきっかけに、スイスの企業は山中のサーバーで運用される堅牢な暗号化メールサービスを提供するまでになりました。

それでもメールが好きになれない人にとっては、メールで行っている作業の多くを他のアプリに任せることができます。すべてをメールで完結させるメリットは一元管理できることですが、その反面、受信箱は膨れ上がり、ストレスの原因にもなりかねません。

受信箱ゼロを目指していなくても、メールはストレスの源です。

本当にメールを駆逐して生活をシンプルにしたいなら、業務プロセスをほとんど支障なくスムーズに回す方法があります。月に数千円かかることもありますが、精神の安定のためと思えば安いものかもしれません。

リアルタイムでのやり取り

以前はGmailの「Conversation View(スレッド表示)」のおかげで、メールの往復だけで会話が成立していました。しかし今では、代わりとなる手段が数多く登場しています。

まず挙げられるのがFacebookやTwitterなどのソーシャルメディアです。Twitterではライブツイートが非常に人気ですし、Facebookでは意見の応酬や議論(見方によっては良くも悪くもなりますが)が気軽に行えます。

次にインスタントメッセージです。JabberやGoogle Talk(PidginやAdiumでアカウントにログインすれば今でも使えます)があり、よりニッチなところではAIM MessengerやYahoo Messenger、さらには懐かしさを味わいたい旧世代向けにICQまで現役で存在しています。

VOIPなら、Skype、Google Hangouts、WhatsApp、Mac・iOS専用のiMessage、Appear.in、そして暗号化対応のTelegramやSignalなど、選択肢は豊富です。

筆者は実際にすべて試した上で、Skype、Signal、WhatsAppをおすすめします(暗号化オプションを頑なに拒む「隠すものなんてない!」派の人、たとえば私の妻にはWhatsAppがぴったりでした)。

職場の生産性向上については、Slack、Quip、Convoという3つの優れた選択肢があります。

Slackの利点は説明不要でしょう。QuipとConvoも似た機能を持っています。チームメンバーを一箇所に集め、リアルタイムでチャットしたり、ファイルを閲覧したり、タスクリストを確認・更新できます。Convoに至ってはドキュメントへの注釈付け機能まで備えています。いずれも小規模チーム向けの無料プランが充実しており、チームやニーズが拡大してから有料プランに移行すれば十分です。

プロジェクトの共同作業

プロジェクトの共同作業は、正しく行えば多くのメリットをもたらします。Google Docsは2006年にWritelyを買収して以来、オンライン共同編集の黄金基準を確立しました。以来、リアルタイムで同じドキュメントを同時に編集したいチームにとって不可欠な存在となり、Google Sheetsが加わったことで価値はさらに高まっています。

しかしインターネットの世界の常として、Google Docsの輝きを削ぐライバルたちが現れています。

最大の代替候補はOffice.comですが、Microsoftファンでない人には少し物足りないかもしれません。そんな人にはDropbox Paperがおすすめです。筆者も最近じっくり試していますが、ドキュメントでの作業内容はすべて自動的にDropboxアカウントへバックアップされます。

どちらも好みでなければ、Zohoという選択肢もあります。25ユーザーまでは無料で、それ以降も1ユーザーあたり月額5ドルと、小規模ビジネスには非常にお得なソリューションです。インターフェースはGoogle DocsやMicrosoft Officeに近く、とても使いやすいのが特徴です。

シンプルさを求めるならPiratePadをチェックしてみてください。ページを更新するたびに新しい固有URLが生成されるため、他の人との共有がとても簡単です。筆者がテストに使ったのもこのサービスです。

ドキュメントへの参加者を招待でき、「読み取り専用」ボタンを押せば編集権限のない閲覧用リンクも発行できます。読み取り専用リンクを持つ人は、HTML、プレーンテキスト、Word、PDF形式でドキュメントをダウンロード可能です。

会議のスケジュール調整

ビジネスメール最大の用途の一つが会議の日程調整です。経験のある人なら、あの苦痛はよく分かるはず。「この日はOK」「その日は無理」というやり取りが数日にわたり十数通も続き、ようやく5人の会議が決まる——まさにコミック『Dilbert』のような茶番劇です。

その会議のテーマが「職場の時間管理と生産性向上」だったとしたら……皮肉以外の何物でもありませんよね?

MakeUseOfで実際に使われている非メール型のソリューションが、優秀なScheduleOnceです。Googleカレンダーと連携し、全員が空いている時間を入力すると、サイトが自動的に全員の予定を照合し、全員が参加できる時間帯を見つけ出します。

その他の選択肢も豊富で、Dozz、WhenisGood、NeedtoMeet、Timebridgeなどがあります。有料のScheduleOnceとの違いは、完全無料か、充実した無料プランがある点です。

筆者が特に注目したのはNeedToMeetです。Outlook連携やモバイルアプリまで含めた無料機能の多さが印象的です。逆に少人数の小さな打ち合わせが中心なら、15分刻みで時間枠を設定できるWhenIsGoodが便利です。

連絡先の管理

紙の住所録の時代はほぼ終わり、今ではほとんどの人がオンライン版を使っています。かつてはメールアドレスと密接に結びついていた連絡先管理も、今では他のアプリに任せられる時代です。

Plaxoは定評あるGoogle Contactsの代替サービスです。無料の基本プランもかなり充実しており、連絡帳のバックアップはクラウドに保存されます。複数サービスのアドレス帳を一つの「ユニバーサル」アドレス帳に統合できる点も強みです。また、連絡先がPlaxoユーザーでもあれば、相手の情報が更新された際に通知を受け取れます。

競合としてはMemotooがありますが、無料プランがやや物足りないことと、30日間非アクティブな無料アカウントが削除される点が難点です。Fruuxは法人向けに展開しており、チームや大企業向けならFullContactも検討する価値があります。

ファイルや添付データの送信

ファイル送信サービスは星の数ほど存在し、インターネット黎明期から続いています。メールによるファイル転送は今でも厳しい容量制限を受けるため、書き上げた長編小説を母親に送って感想を聞きたい場合でも、通常のメールでは送れません。

ファイルサイズがメールの上限(一般的に25MB)をわずかに超える程度なら、Skypeなどで送る手もあります。それ以上大きければ、クラウドストレージが最善の選択肢となるでしょう。ファイルサイズによっては追加料金が必要になりますが、Google DriveやOneDrive(最大10GB)は無料プランが非常に寛容です。一方Dropboxは初期3GBと控えめですが、それでも多くのケースで十分でしょう。

独自ドメインをお持ちなら、パスワード保護したZipまたはRARファイルをFTPでアップロードし、相手側からダウンロードしてもらう方法もあります。

機密情報の送信

パスワードやクレジットカード情報といった機密情報をメールで送るのは、基本的に very bad idea です。SMSで送るか、思い切って昔ながらに電話で伝える方がずっと安全です。

とはいえ、最近は「自己消滅型」メールサービスも登場しています。メッセージを安全に送信し、受信者が読める時間に60秒の制限を設け、時間が経つと自動的に消える仕組みです。筆者のお気に入りはSnapMailで、Chrome拡張機能を使えばGmailに統合できます。

もう一つのGmail連携オプションがDmailで、高い評価を得ています。筆者も試しましたが、なかなか優秀です。オン/オフの切り替えスイッチがあり、メッセージを破棄するタイミングを指定できます。ただし選べるのは3つの固定オプションのみで、細かい時間設定はできないため、その点はやや不便です。

その他の選択肢を探すなら、「自己消滅型メール(self-destructing email)」で検索すれば、さらに多くの可能性が見つかります。

情報の共有と収集

メールは従来、特定のグループから情報を収集する手段として使われてきました。学校が保護者に遠足の案内を送ったり、ネットショップが顧客に買い物体験のアンケートを依頼したり、スタートアップが新製品へのフィードバックを募ったり——そんな具合です。

こうした作業は今やサードパーティ製アプリで完結でき、受信箱を大量のメールから守れます。この分野の大手は言うまでもなくGoogle Formsです。非常に堅牢でカスタマイズ性が高く、MakeUseOfを含む多くの企業が利用しています。

筆者個人の favorites はTypeformで、以前自分のサイトで新規クライアント向けに使っていました。類似サービスとしてはResponsterとSurvey Monkeyがあります。Survey Monkeyの無料プランは決して優秀とは言えませんが、TypeformとResponsterは無料プランが充実しています。

参考資料の保存

2004年に初めてGmailアカウントを取得したとき、筆者はその大容量を活かして、参考資料や画像、MP3などのコピーをすべて保存していました。Gmailをデータベース代わりに使い、必要なものを見つけるにはGmailの検索機能を使うだけ。それだけで済んでいたのです。

しかし2016年現在、筆者のメールアカウントはほぼ空っぽです。Gmailの空き容量が減るにつれて、すべてをEvernoteに移し、高度な機能を使うためにプレミアム契約までしました。筆者はこのノートアプリの熱心なファンで、心からおすすめします。

Microsoft派なら、OneNoteが第一の選択肢になるでしょう。

その他の選択肢には、Google Keep、Delicious、Apple Notesなどがあります。最終的には、あなたのノート術の習慣次第です。

Google Keepはシンプルですが、答者自身は使いません。Googleには、収益化できないサービスを突然終了させる悪い癖があるからです。

Apple Notesは便利ですが、iOSとMac OS Xユーザー限定です。最近大型アップデートを受けましたが、筆者のニーズにはまだ少し簡素すぎます。ただ、あなたのニーズが異なるなら、これらのサービスで十分満足できるかもしれません。

Deliciousはソーシャルツールで、Web URLの保存先として選択肢になり得ます。全盛期の輝きは失われましたが、依然として堅実なアプリです。

サードパーティサービスにお金を払いたくなく、すでに独自ドメインの費用を払っているなら、自分専用のWikiを設置するというアイデアも面白いかもしれません。

Wikipediaは無料のオープンソースソフトウェアMediaWikiで運営されています。技術力に自信がなくても、多くのレンタルサーバーが自動インストール機能を提供しています。ただし、データベースが大きくなるにつれて月額のホスティング費用が上がっていくことは覚えておきましょう。

遠距離の大切な人に愛を伝える

筆者は2001年、純然たる偶然からオンラインで現在の妻と出会いました。しかしその頃は、SkypeもGoogle HangoutsもWhatsAppもFacebookもありませんでした(いわゆる暗黒時代です)。残された手段は、普通のSMS(高額)、普通の固定電話(さらに高額)、そしてインスタントメッセージ(ネットカフェからなら格安で断然マシ)だけ。しかし常にあったのがメールで、筆者のラブレターや愛の詩は伝説となっています。

薔薇は赤く
スミレは青い
キッチンに入って
パイを焼いておくれ

しかし今では、メールが古臭く感じられるほど多くの選択肢があります。前述のVOIP、データ通信を使ったメッセージング、ソーシャルメディアなど。Skypeでは遠距離のカップルが一緒に料理を作り、文字通り一緒に寝落ちすることさえあります。WhatsAppはSMS料金の負担を軽くし、インターネットのおかげで最高の旅行プランを見つけて、人生の恋人に直接会いに行くのもずっと簡単になりました。

では、メールは本当に終わりなのか?

数え切れないほどのアプリやサイトが、自らを唯一無二の「メールキラー」と謳ってきました。しかし、もし彼らがキラーだとしたら、あまり優秀ではないことになります。なぜならメールは今も息づいているからです。メールはインターネットの礎であり、何らかの形で常に存在し続けると筆者は考えています。

とはいえ、その機能の一部は確かにサードパーティのアプリやサービスに奪われつつあります。もう受信箱に縛られる必要はないのです。そしてそれは、悪いことばかりではないのかもしれません。

あなたはメールの健在さに同意しますか? 業務フローを代替ツールに移行できましたか? ぜひコメント欄でお知らせください。