MicrosoftOutlookの電子メールのバックアップが簡単になりました

多くの人にとって、古い電子メールのアーカイブとバックアップは複雑で乗り越えられないように見えますが、特にOutlookユーザーの場合は、それほど複雑である必要はありません。

Microsoft Outlookは、PSTファイルまたはOSTファイルと呼ばれるデータファイルに電子メールを保存します。 PSTはPersonalStorageTableの略で、OSTはOfflineStorageTableの略です。どちらの場合も、これらのファイルには、Outlookクライアントに読み込まれたアカウントから送受信したすべての電子メールが含まれています。

電子メールのアーカイブとバックアップは、古い電子メールを特別なファイルにアーカイブするようにOutlookを設定し、それらのファイルを長期保存のために安全な場所にアーカイブするスケジュールを設定するだけです。この記事では、このプロセスがいかに簡単であるかがわかります。

Outlookを排他的に使用する

GmailやYahooなどのオンラインメールクライアントを使用するだけで一生を過ごすことができ、デスクトップメールクライアントをまったく使用しないでください。ただし、これらのオンラインアカウントをクリーンアップする時間があまりない非常に忙しい人の場合は、受信トレイに数千通のメールが含まれるのにそれほど時間はかかりません。

Outlookのようなクライアントの利点は、すべての電子メールをOutlookクライアントにロードすることで、これらのオンラインアカウントをオフロードできることです。これを行う利点は次のとおりです。

• Outlookクライアントを開かない場合でも、電子メールはオンラインアカウントに残り、モバイルデバイスからアクセスできます。
• Outlookでメールを開くと、メールがダウンロードされ、ローカルデータファイルに保存されます。
• メールがOutlookに入ると、Outlookの自動機能を使用して重要なメールをアーカイブできます。

これにより、GoogleやYahooなどのオンラインアカウントが解放され、データストレージの制限に達したり、追加のストレージにお金を払ったりする必要がなくなります。

ファイル>をクリックすると、これらのアカウントをMicrosoftOutlookクライアントに追加できます。 アカウント設定 、[アカウント設定]をクリックします その下にドロップダウンするオプション。

アカウント（またはExchangeサーバー）のPOP3またはIMAP設定をすべて知っている限り、[電子メール]タブで必要な数の電子メールアカウントを追加できます。 Outlookでこれらすべてを設定することはこの記事の範囲外ですが、Bradは最近、電子メールでより効果的にOutlookクライアントを設定する方法について説明しました。

自動メールアーカイブの作成

Outlookクライアントに電子メールを送信する電子メールアカウントがいくつかあると仮定すると、次のステップは、古いファイルを確実にアーカイブすることです。

この例では、1年以上経過したすべてのMakeUseOfメールをアーカイブします。これを行うには、ファイル> に移動して、これらのメールを保存するアーカイブファイルを作成します。 アカウント設定 上記と同じですが、今回はデータファイルをクリックします タブ。

追加...をクリックします 古いアーカイブメールを保存する新しいデータファイルに名前を付けます。

これらの古い電子メールを保護して、だれも詮索してファイルを開くことができないようにする場合は、先に進み、チェックボックスをクリックしてパスワード保護を含めます。これは、特にこれらの電子メールにビジネスデータ、または知り合いの個人情報が含まれている場合に適しています。

古いメールの自動アーカイブを設定するには、2つの方法があります。最初の方法は、ファイル>に移動することです クリーンアップツール> アーカイブ...

ここでは、メールをアーカイブする受信トレイを選択し、アーカイブする期間を定義してから、上記の手順で作成したアーカイブデータファイルを参照できます。

2番目の方法は、Outlookクライアント内の受信トレイを右クリックして[プロパティ]をクリックすることです。 、 AutoArchiveに移動します タブ。

このウィンドウでは、受信トレイにメールをアーカイブするタイミングを月単位で設定することもできます。 [古いアイテムを移動する...]を選択します 上記の手順で作成したデータファイルを参照します。

新しくインポートされたアカウントのアーカイブ

上記を読んだ後、誰もが最初に行うことは、Outlookをすぐにインストールし、お気に入りのアカウントをすべてクライアントに追加し、それらのオンラインアカウントに蓄積された何千もの電子メールを時間の経過とともにインポートすることです。

素晴らしい！ただし...機能しません。

AutoArchiveは、AutoArchiveを設定した瞬間から受信するすべてのメールを対象としています。これは、Outlookが電子メールの「変更」日を使用するためです。そして、それらの10,000以上の電子メールをオンラインアカウントからインポートするとどうなるかを推測します。ご想像のとおり、すべてのメールには今日の「変更された」日付が付けられます。

では、それらのメールについてどうしますか？手動でアーカイブデータファイルに移動できます。

アーカイブしたい古いメールがすべてある受信トレイに移動し、すべてを強調表示してから、クリックして、作成したアーカイブにドラッグします。

アーカイブしようとしているメールの数によっては、非常に長い時間がかかる場合があります。ただし、次のようなステータスウィンドウが表示されるので、コーヒーを飲みに行ってしばらくお待ちください。

アーカイブを管理する

これらのメールのアーカイブが完了したら、メールアーカイブをどのように整理するかに応じて、いくつかのオプションを利用できます。

• オプション1 ：アーカイブファイルに名前を付けるときは、過去1年間の名前を付けてください。毎年の終わりに、アーカイブを閉じ（以下を参照）、新しいアーカイブファイルを作成します。
• オプション2 ：単一のアーカイブファイルを作成し、そのアーカイブに6か月以上経過したものをアーカイブし続けるようにAutoArchiveを設定してから、それを忘れてください。

それぞれのアプローチには賛否両論があります。 2番目のオプションは、設定して忘れることができるため、少数の電子メールのみをアーカイブする場合に最適です。ただし、アーカイブファイルのストレージ容量が不足すると、問題が発生します。最初のオプションでは、Outlookクライアントでアーカイブファイルを右クリックしてアーカイブを閉じることを毎年覚えておく必要があります。

次に、このPSTファイルを別の場所に移動して保管することができます。 Outlookのデータファイルのデフォルトの場所は、 / Documents / Outlook Files /です。 フォルダ。

閉じたアーカイブファイルを/Documents / Outlook Files / 2014 Archives /に移動することもできます。 -または、さらに良いことに、これらの古いアーカイブされたメールを、DropboxやGoogleドライブアカウントなどのオフサイトのクラウドストレージの場所にコピーします。火災が発生した場合（またはPCのハードドライブが破壊された場合）、古いメールを紛失していないため、これはさらに優れたオプションです。

アーカイブされたメールでいっぱいになったデータファイルを思い出す必要がある場合は、それらを / Documents / Outlook Files /にコピーして戻します。 ディレクトリに移動し、Outlookに移動して同じデータファイルに移動します データファイルを作成したタブでは、追加..を使用できます ボタンをクリックして、保存されているアーカイブファイルを参照し、Outlookクライアントに追加し直します。ここで、古い電子メールをすべて再度参照できます。

バックアップされたメールのみが安全なメールです

ここで重要なのは、オンラインアカウントを管理することであり、Outlookが役立ちます。最初のフェーズは、Outlookクライアントをそれらのオンラインアカウントに接続することです。次の段階では、以前に作成した古いメールをすべて手動でアーカイブファイルにコピーし、そのファイルを安全な場所に保存します。

最後の最後のフェーズは、OutlookクライアントでAutoArchiveを構成して、受信トレイをクリーンに保つことです。 古いメールを別のデータファイルに自動的にアーカイブすることで、クライアントは正常に動作します。小さなデータファイルで作業することで、受信トレイを高速かつ効率的に保つことができます。

Outlookをメインの電子メールクライアントとして使用したことがありますか？保存された最も重要なメールを簡単にバックアップできることがわかったので、試してみませんか？ 以下のコメントセクションで私たちとあなたの考えを共有してください！