Microsoft Outlookでメールを簡単にバックアップ・アーカイブする方法

古いメールのアーカイブやバックアップは、多くの人にとって複雑でハードルが高い作業に感じられます。しかし、実際にはそれほど難しいことではありません。特にMicrosoft Outlookユーザーなら、なおさらです。

Microsoft Outlookは、送受信したメールを「PST」または「OST」と呼ばれるデータファイルに保存します。PSTはPersonal Storage Table(個人用ストレージテーブル)、OSTはOffline Storage Table(オフラインストレージテーブル)の略です。いずれの場合も、これらのファイルには、Outlookクライアントに登録したアカウントとの間で送受信したすべてのメールが格納されています。

メールのアーカイブとバックアップとは、要するに「古いメールを専用ファイルにアーカイブするようOutlookを設定し、そのファイルを定期的に安全な場所へ保管するスケジュールを組む」だけの話です。この記事では、その手順がどれほど簡単かをご紹介します。

Outlookクライアントだけを使うメリット

GmailやYahoo!メールのようなオンラインメールサービスだけで生活することも可能ですが、忙しい人だと、受信トレイに何千通ものメールがたまってしまうのは時間の問題です。

Outlookのようなデスクトップクライアントの魅力は、オンラインアカウントのメールをクライアント側に「オフロード」できる点にあります。具体的には、次のようなメリットがあります。

• Outlookクライアントを開かなければ、メールはオンラインアカウントに残ったままなので、モバイル端末からも引き続きアクセスできます。
• Outlookでメールを開くと、そのメールがダウンロードされ、ローカルのデータファイルに保存されます。
• メールがOutlookに入れば、自動アーカイブ機能を活用して重要なメールを効率的に整理できます。

こうすることで、GoogleやYahoo!などのオンラインアカウントの容量を節約でき、ストレージ上限に達して追加料金を支払う事態を回避できます。

アカウントをMicrosoft Outlookクライアントに追加するには、ファイル > アカウント設定をクリックし、ドロップダウンで表示されるアカウント設定を選択します。

[電子メール]タブでは、POP3やIMAPの接続設定情報(またはExchangeサーバーの情報)さえわかれば、いくつでもメールアカウントを追加できます。Outlookへのアカウント登録手順の詳細は本記事の範囲外ですが、当サイトではOutlookをより効果的に活用するためのノウハウも紹介しています。

自動アーカイブを設定する

複数のメールアカウントからOutlookにメールが届くようになったら、次は古いメールをアーカイブする設定を行いましょう。

ここでは例として、1年以上前のメールをすべてアーカイブするケースを説明します。まず、アーカイブしたメールの保存先となるデータファイルを作成します。ファイル > アカウント設定を開き、今度はデータファイルタブをクリックしてください。

追加...をクリックして、古いアーカイブメールの保存先となる新しいデータファイルに名前を付けます。

他の人に勝手にファイルを開かれたくない場合は、パスワード保護のチェックボックスにチェックを入れておきましょう。ビジネスデータや知人の個人情報を含むメールであれば、これは必須とも言える良い習慣です。

古いメールの自動アーカイブ(AutoArchive)を設定する方法は2つあります。1つ目は、ファイル > クリーンアップツール > アーカイブ...から開く方法です。

ここでは、アーカイブしたい受信トレイを選択し、何日前より古いメールを対象にするかという基準を定めて、前の手順で作成したアーカイブデータファイルを参照して指定します。

2つ目の方法は、Outlook内の受信トレイを右クリックしてプロパティを開き、自動アーカイブタブに移動する方法です。

この画面でも、受信トレイのメールを何ヶ月経過したらアーカイブするかというしきい値を設定できます。古いアイテムを移動するを選択し、先ほど作成したデータファイルを指定してください。

新しく取り込んだアカウントのアーカイブ

ここまで読んだ方は、すぐにOutlookをインストールしてお気に入りのアカウントをすべて追加し、オンラインアカウントに長年蓄積された何万通ものメールを一気にインポートしたくなるでしょう。

素晴らしい!ですが……実はそれだけではうまくいきません。

理由はこうです。自動アーカイブは、設定した時点以降に受信したメールが対象になる仕組みだからです。Outlookはメールの「更新日時」を基準に判定します。そして、オンラインアカウントから1万通以上のメールをインポートするとどうなると思いますか?そう、すべてのメールの更新日時が「今日」に書き換わってしまうのです。

では、こうしたメールはどう扱えばいいのでしょうか?答えは、アーカイブデータファイルへ手動で移動することです。

アーカイブしたい古いメールが入っている受信トレイを開き、該当するメールをすべて選択して、作成済みのアーカイブフォルダへドラッグ&ドロップするだけです。

メールの数によってはかなり時間がかかることもありますが、下のような進行状況ウィンドウが表示されるので、コーヒーでも淹れて気長に待ちましょう。

アーカイブの管理方法

メールのアーカイブが完了したら、運用方針に応じていくつかの選択肢があります。

• 方法1:アーカイブファイルに過去の年号を付けた名前を付けます。毎年年末にアーカイブを閉じて(後述)、新しいアーカイブファイルを作成します。
• 方法2:単一のアーカイブファイルを作成し、6ヶ月より古いメールを自動的にそこへアーカイブするようAutoArchiveを設定したら、あとは放置します。

それぞれに長所と短所があります。方法2は、アーカイブするメールが少ない場合に便利で、「設定して忘れる」ことができます。ただし、アーカイブファイルの保存容量が不足してきたときに困ることになります。一方、方法1の場合は、毎年忘れずにOutlook内のアーカイブファイルを右クリックして閉じる操作が必要です。

閉じたアーカイブ(PSTファイル)は、別の場所へ移動して保管できます。Outlookのデータファイルの既定の保存場所は、/Documents/Outlook Files/フォルダです。

閉じたアーカイブファイルを/Documents/Outlook Files/2014 Archives/のように年ごとのフォルダへ移動してもよいですが、さらに良いのは、DropboxやGoogle Driveなどのクラウドストレージへコピーすることです。こちらの方が安全です。火災などでPCのハードディスクが失われても、古いメールは失われないからです。

アーカイブ済みのデータファイルが必要になったときは、そのファイルを/Documents/Outlook Files/フォルダに戻し、Outlookを開いて、データファイルを作成したのと同じデータファイルタブにある追加...ボタンから、保管していたアーカイブファイルを指定します。こうすれば、そのアーカイブが再びOutlookクライアントに組み込まれ、過去のメールをいつでも自由に閲覧できるようになります。

バックアップされたメールだけが安全なメール

ポイントは、オンラインアカウントを管理下に置くことであり、Outlookはその強力な味方になります。まずはOutlookクライアントをオンラインアカウントに接続しましょう。次に、溜め込んできた古いメールを手動でアーカイブファイルにコピーし、そのファイルを安全な場所に保管します。

最後の段階は、Outlookクライアントの自動アーカイブを設定して、古いメールを別のデータファイルへ自動的に振り分けることです。こうすれば受信トレイは常にすっきりと保たれ、小さなデータファイルで動作するため、クライアントも高速で快適に使い続けられます。

Outlookをメインのメールクライアントとして使ったことはありますか?大切な保存メールをこんなに簡単にバックアップできると知って、試してみたくなりましたか?ぜひコメント欄であなたの考えをお聞かせください!