Excelで試算表を作成する方法|初心者向け2ステップ解説

Excelで試算表(トライアルバランス)を作成する方法をお探しの方は、この記事がぴったりです。実務では、会社の財政状態を正確に把握するために試算表を作成する場面が多くあります。Excelを活用すれば、その作業はぐっと楽になります。本記事では、試算表の基本を押さえながら、Excelでの具体的な作成手順をわかりやすく解説します。

Excelで試算表を作成する2つのステップ

作業に入る前に、元帳と試算表という2つの概念を理解しておきましょう。どちらも会計業務で欠かせない存在であり、Excelでも効率的に管理できます。

ステップ1:元帳(総勘定元帳)の作成

会計における元帳とは、貸借対照表や損益計算書の作成に必要な簿記記録を保管しておく帳簿のことです。元帳に記録される勘定科目には、現金、売掛金、有価証券(投資)、棚卸資産、買掛金、未払費用、預り金などが含まれます。

今回は、サンプルとして元帳のデータセットを作成しました。列見出しは「No.」「摘要」「金額」の3つです。ここには会社の財務取引をまとめており、元帳に記載される主要な項目をほぼ網羅しています。データセットのイメージは以下の通りです。

ステップ2:試算表の作成

元帳が完成したら、次は試算表の作成に移ります。
まず、試算表とは何かを確認しましょう。試算表とは、各元帳の残高情報を表形式で一覧にまとめたものです。すべての組織は一定期間の財務状態を評価する必要があるため、試算表には当該年度の取引に加え、元帳の期首残高と期末残高も含まれます。これにより、その期間の財務状況や取引内容を分析しやすくなります。ポイントは、借方残高・貸方残高の両方を持つすべての勘定を一箇所に整理して一覧できることです。

一般的に、試算表は3つの列で構成されます。1つ目が元帳(勘定科目)列、残りの2つが借方列と貸方列です。ここでは見出し「Preparing Trial Balance」を付けて試算表を作成しました。元帳の中には借方残高となる科目と、貸方残高となる科目が混在しています。完成した試算表は以下の通りです。

最後に、借方残高の合計額と貸方残高の合計額が一致していれば、試算表が正しく作成できていることを確認できます。

試算表作成時の注意点

試算表では、借方残高の合計と貸方残高の合計が必ず等しくなる必要があります。もし一致しない場合は、作成途中で計算ミスが発生している可能性があるため、入力内容を見直しましょう。

まとめ

本記事の手順をしっかりと理解すれば、Excelで試算表を簡単に作成できます。Excelに関するその他のご質問があれば、公式学習プラットフォーム「ExcelDemy」もぜひご活用ください。

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