Excelで経費精算書（エクスペンスレポート）を作成する方法｜無料テンプレート付きの簡単ステップ解説

企業やオフィスでは、出張や接待などで発生した経費をまとめた「経費精算書（エクスペンスレポート）」を頻繁に作成します。この記事では、Excelを使って経費精算書を短時間で作成する手順を、初心者にもわかりやすく解説します。

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経費精算書とは？

経費精算書（Expense Report）とは、組織で発生したすべての経費を記録・整理したドキュメントのことです。一般的な記載項目は以下のとおりです。

• 支出日
• 経費の種類（宿泊費、交通費、食事代、雑費など）
• 支出金額
• 種類ごとの小計
• 未払い額と前払い金
• 支出の目的
• 担当部署

ただし、この形式がすべての組織に当てはまるわけではありません。各組織は自社の業種やニーズに合わせて、項目を追加・調整するのが一般的です。

経費精算書を活用するメリット

経費精算書を運用することで、次のようなメリットが得られます。

• 支出を可視化でき、コスト管理がしやすくなる
• 予算策定に必要な情報を把握できる
• 税務申告や経費控除の手続きがスムーズになる

Excelで経費精算書を作成する手順

ここからは、Excelで経費精算書を作成する全工程を、ステップごとに詳しく説明していきます。

📌 ステップ1：目盛線（グリッド線）を非表示にする

まず、Excelファイルを開き、目盛線（グリッド線）をオフにしましょう。手順は以下のとおりです。

• リボンの「表示」タブをクリックします。
• 「表示」グループにある「目盛線」チェックボックスのチェックを外します。

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📌 ステップ2：基本情報を入力する

次に、ワークシートに基本情報の行を追加します。

• まず、レポートのタイトル（例：「経費精算書」）を入力します。
• 続いて、目的」「氏名」「社員番号」「対象期間」などの項目を追加します。詳細は下の画像をご参照ください。

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📌 ステップ3：日付・内容・経費の列を追加する

このステップでは、経費の種類に応じたデータ列を作成します。

たとえば、宿泊費、交通費、電話代、その他の経費といった列を設けます。

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📌 ステップ4：データをテーブルに変換する

次に、入力したデータをテーブル形式に変換します。手順は以下のとおりです。

• データ範囲全体（セルB9:I19）を選択します。
• 「挿入」タブを開きます。
• 「テーブル」グループから「テーブル」を選択します。

「テーブルの作成」ダイアログが表示されます。

• テーブル範囲が自動的に表示されます。
• 「先頭行をテーブルの見出しとして使用する」にチェックを入れます。
• 最後に「OK」をクリックします。

• ワークシートを確認してみましょう。

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📌 ステップ5：集計行を追加してフィルターボタンをオフにする

ここでは、小計を計算するための新しい行を追加します。あわせて、現時点では不要なフィルターボタンもオフにしておきます。

• 「テーブルデザイン」タブを開きます。
• 「フィルターボタン」のチェックを外し、「集計行」にチェックを入れます。

• 下の画像のように、テーブルの最終行に「集計（Sub Total）」行が追加されます。

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📌 ステップ6：セルの表示形式を整える（日付・会計形式など）

次に、セルのデータ形式をそれぞれ適切なものに変更します。たとえば、経費の金額は「会計」形式、支出日は「日付」形式にします。それ以外のセルは「標準」のままで問題ありません。手順は以下のとおりです。

• まず、「対象期間」と「日付」列の日付セルを選択します。
• Ctrl+1キーを押します。
• 「セルの書式設定」ダイアログが表示されます。
• 「表示形式」タブから「日付」を選択します。
• 「種類」ボックスから希望の日付形式を選び、「OK」をクリックします。

• 同様に、「宿泊費」「交通費」「食事代」「電話代」「その他」「合計」列のすべてのセルを選択し、「会計」形式を指定します。

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📌 ステップ7：合計列にSUM関数を適用する

次に、数式を使って日ごとの合計金額を「合計」列に表示させます。「宿泊費」から「その他」までの値を合計します。

• 「合計」列の最初のセルに、次の数式を入力します。

=SUM(Table1[@[Hotel]:[Others]])

実は、この数式を手入力する必要はありません。下のGIF画像のように操作すると、各行の合計が自動的に生成されます。これこそが、こうした場面でExcelテーブルを活用する大きな利点です。

• Enterキーを押すと、数式がその列の残りのセルにも自動的に展開されます。

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📌 ステップ8：経費データを入力して日別の合計を確認する

もう少しで完成です。ここからは実際のデータを入力していきましょう。

• 経費などのデータをデータ列に入力します。

• データを入力すると、「合計」列に行ごとの合計が自動的に表示されます。

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📌 ステップ9：経費の種類ごとの小計を求める

次に、経費の種類ごとの小計を計算します。以下の作業を行ってください。

• 「宿泊費」列の「集計」行に移動します。
• 下向き矢印をクリックすると、操作の一覧が表示されます。
• 「合計（Sum）」を選択します。

• 次に、フィルハンドルをつかんで右方向へドラッグします。

これで、すべての小計がその行に表示されます。

📌 ステップ10：最終精算用の行を2つ追加する

ここでは、最終的な請求額を計算するための行を追加します。従業員は出発前に前払い金を受け取っている場合があるため、ここで差額を精算します。

• 集計行の下に、「前払い金」と「返金額（Reimbursement）」の行を追加します。

• 前払い金の金額をセルI21に入力します。
• そして、セルI22に次の数式を入力します。

=Table1[[#Totals],[Total]]-I21

• 最後にEnterキーを押せば、結果が表示されます。

📌 最終ステップ：承認欄を設ける

承認（Authorization）用のスペースも追加しておくとよいでしょう。これは、責任者の承認をもって経費精算書が正式に受理されることを意味します。

また、このレポートを提出する際には、すべての経費の証憑書類（レシートや領収書など）を添付する必要がある点にも注意してください。

まとめ

この記事では、Excelで経費精算書を作成する手順を段階的に解説しました。ここで紹介したのはあくまでサンプルテンプレートです。会社や部署のニーズに合わせて、自由にフォーマットをカスタマイズしてください。本記事が皆さんのお役に立てば幸いです。ぜひ当サイトExceldemy.comもご覧いただき、コメント欄でご意見をお聞かせください。

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