Excelで総勘定元帳を作成する方法|初心者向け簡単ステップ解説

本記事では、Excelで総勘定元帳(General Ledger)を簡単に作成し、分析する方法をご紹介します。総勘定元帳は、ビジネス取引、銀行口座、ローン、各種支払いなどの記録を管理するために広く活用されているツールです。一見複雑そうに感じられますが、手順さえ理解してしまえば、とてもシンプルかつ直線的に進められます。

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Excelで総勘定元帳を作成する手順

Excelで総勘定元帳を作成する際は、以下の手順を順番に進めていきます。プロセス全体は大きく分けて4つのパートで構成されており、それぞれ順を追って解説します。

ステップ1:入力項目の決定と範囲の選択

まず、総勘定元帳にどのようなデータをどれだけ入力するかを決めます。標準的な元帳には、連番(No.)・日付・摘要(内容)・借方(Debit)・貸方(Credit)という5つの基本項目があります。これらの項目名を、下の画像のように隣り合う列へ入力しましょう。

これらの項目名は元帳の見出しとなるため、太字にしてフォントサイズも少し大きくしておくと、見栄えが良くなります。

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ステップ2:テーブル(表)の作成

次に、元帳の土台となる表を作成します。最初に、挿入したいデータ量を確認しておきましょう。ここでは例として、13行分のデータを入力できる元帳を作成します。以下の手順に従って進めてください。

• まず、B4からF17までのセル範囲を選択します。4行目は見出し用で、残りの13行がデータ入力用となります。

• 次に、リボンのホームタブを開き、テーブルとして書式設定を選択します。表示された選択肢から、お好みのテーブルスタイルを選びましょう。

• すると、下のような小さな確認ダイアログが表示されます。先頭行をテーブルの見出しとして使用するにチェックを入れ、OKをクリックします。

• 以下のようなテーブルが作成されます。

• 続いて、罫線(Borders)から線のスタイル(Line Style)を選択します。線を引くために、太くて目立つ線スタイルを選びましょう。ここでは、一番右端の太線スタイルを使用します。

• その後、表の外枠と列の区切り線を描いて、表を目立たせます。

• 次に、表全体を選択し、リボンのテーブルデザインタブを開きます。そこで集計行(Total Row)にチェックを入れると、表の末尾にTotal(合計)という名前の行が現れます。この行にも同様に罫線を引きましょう。以下のような表が完成します。

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ステップ3:表への集計機能の追加

このステップでは、元帳に計算機能を追加します。例えば、入力したデータの借方・貸方・日数の合計を確認したいとします。貸方(Credit)列にはすでに合計オプションが自動的に付与されているため、残りの2つの項目にも同じ設定を行います。以下の手順で進めましょう。

• 借方(Debit)列の最後のセル(ここではE18)をクリックします。セルの右側に小さな矢印が表示されるので、それをクリックしてください。
• 続いて、選択肢の中から合計(Sum)を選びます。

• 合計日数については、C18を選択し、同じメニューからデータの個数(Count)を選択します。

• 最終的に、下の画像のような表が完成します。

• まだデータが入力されていないため、合計欄には0が表示されています。

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ステップ4:総勘定元帳の分析

この段階では、実際にデータを入力し、表や計算が正しく機能しているかを確認します。ここではサンプルデータを入力しました。以下がデータ入力後の表です。

借方・貸方のデータ型は会計(Accounting)形式に設定しています。分析の一環として、日別や同一摘要ごとの貸方(Credit)額・借方(Debit)額を把握することができます。ここでは、摘要ごとの借方・貸方の金額を確認してみましょう。以下の手順で進めます。

• まず表全体を選択し、リボンの挿入タブからピボットテーブルのテーブル/範囲からを選択します。

• 次にダイアログボックスが表示されるので、新しいワークシートを選んでOKを押します。新しいシートが開き、右側にピボットテーブルのフィールドパネルが表示されます。

• 続いて、パネルから必要に応じてフィールドを選択します。

• ここでは、摘要ごとに分類したいので、まず摘要(Description)を選択します。その後、借方・貸方などの他のフィールドも追加します。すると、新しいワークシートに以下のような集計表が作成されます。

• これで、摘要ごとの貸方・借方の金額を一目で確認できるようになりました。

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注意点

• ピボットテーブルの作成は分析のための工程です。表の分析が必要ない場合は、必ずしも実施する必要はありません。
• テキストデータのみを扱う表の場合、合計(Total)行は必須ではありません。

まとめ

本記事が、Excelでの総勘定元帳作成のお役に立てば幸いです。もし手順のどこかでつまずいた場合は、コメントでお知らせください。チームがすべてのご質問にお答えいたします。Excelに関するさまざまな問題の解決策は、当サイトExceldemyでも多数公開していますので、ぜひご活用ください。

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