Excelで変更履歴を追跡する方法【初心者向け簡単ステップ解説】

このチュートリアルでは、Excelで変更履歴を追跡する手順を詳しく解説します。他の人と共有して更新やレビューを行うExcelファイルを扱っているなら、変更履歴(Track Changes)機能が非常に役立ちます。自分自身がファイルを編集する際に、すべての変更内容を記録しておきたい場合にも活用でき、後日見直すときに何を変更したのかを簡単に確認できます。この記事を読み終える頃には、Excelで変更履歴を自力で追跡できるようになっているはずです。

練習用ワークブックはこちらからダウンロードできます。

Excelで変更履歴を追跡する手順

ここでは、サンプルデータセットを使って分かりやすく説明します。例として、B列に勤務時間、C列に日給が入力された人物リストのデータを使用します。このうち1つのデータを変更し、その変更履歴を記録してみましょう。以下の手順に従ってください。

ステップ1: 変更履歴機能を有効にする

デフォルトでは、この機能はExcelで無効になっています。そのため、まず変更履歴機能をオンにする必要があります。有効化の手順は以下の通りです。

• まず、[ファイル]タブをクリックします。

• 次に、[その他]から[オプション]を選択します。つまり「ファイル > オプション」です。

• 続いて、[リボンのユーザー設定]を開き、右側パネルの[メインタブ]で[レビュー]を見つけて右クリックし、[新しいグループの追加]を選択します。
• 左側パネルの[コマンドの選択]で[リボンにないコマンド]を選び、[変更履歴(レガシー)]を見つけて、作成した新しいグループ(ユーザー設定)に[追加>>]します。

• これで、メインタブに[変更履歴(レガシー)]オプションが追加されます。

ステップ2: 変更箇所を画面上で強調表示する

変更箇所を強調表示すると、修正(変更、挿入、削除など)が格段にやりやすくなります。

• まず、[レビュー]タブに移動します。
• 次に、[変更履歴(レガシー)]をクリックし、[変更履歴の記録(Highlight Changes)]オプションを選択します。

• 続いて、[変更履歴の記録]ダイアログボックスで[新しいシートに変更履歴の一覧を作成する]にチェックを入れます。[変更時刻]フィールドでは、すべての変更、未確認の変更、または[前回保存後の変更]のいずれかを指定できます。設定したら[OK]をクリックします。

• 最後に、何か変更を加えると、画面に次のような結果が表示されます。

ステップ3: 履歴シートで変更履歴を確認する

複数の変更が行われた場合、専用のシートに変更履歴を一覧表示すると非常に便利です。

• まず、ステップ1に従ってExcelの変更履歴機能を有効にします。
• 次に、[レビュー]タブから[ブックの共有(レガシー)]オプションを選択します。

• すると、[変更履歴の記録]という新しいダイアログボックスが開きます。
• [変更箇所]セクションで、下の画像のように[変更時刻]と[変更者]フィールドに値を入力します。
• [新しいシートに変更履歴の一覧を作成する]にチェックを入れ、[OK]をクリックします。

• 最後に、[履歴シート]に次のような結果が表示されます。

関連記事: Excel Onlineで編集履歴を確認する方法(簡単な手順)

ステップ4: 変更を承認または拒否する

変更を加えた後、すべての変更が必要とは限りません。そんなときは、承認・拒否機能が大いに役立ちます。

• まず、[レビュー]タブに移動します。
• 次に、[変更履歴(レガシー)]のドロップダウンから[変更履歴の承認/拒否]オプションを選択します。

• [承認または拒否する変更の選択]ダイアログボックスが開いたら、以下のオプションを設定します。
• [変更時刻]フィールドで[未確認の変更]を選択します。[指定日以降]を選ぶことも可能です。
• [変更者]フィールドで、レビュー対象とするユーザーを選択します。
• [変更場所]のチェックを外し、[OK]をクリックします。

• 最後に、変更内容が順番に表示されるので、それぞれの変更に対して[拒否]または[承認]を選択して、個別にキャンセルするか保持するかを決めます。

ステップ5: 変更履歴の保持期間を設定する

長期間にわたって変更を追跡し続ける必要はないでしょう。そこで、変更履歴の保持期間を適切に設定することが重要になります。

• まず、[レビュー]タブから[ブックの共有]オプションを選択します。
• 次に、[詳細設定]タブに移動します。
• [変更履歴を保持する日数]ボックスに希望の日数を入力します。
• [OK]をクリックします。

変更履歴機能をオフにする

必要な変更がすべて完了したら、同じExcelファイルの変更追跡を続ける必要はなくなります。その場合は、変更履歴機能をオフにしましょう。

手順:

• [レビュー]タブに移動します。
• ステップ1と同様に、[変更履歴] > [変更履歴の記録]を選択します。
• [変更履歴の記録]ダイアログボックスで、[編集時に変更履歴を記録する]のチェックを外します。

Excelでセルの変更を追跡する方法

1. CELL関数を使う方法

大規模なワークシートで、最後に変更されたセルを特定したい場面は多々あります。また、他の人がどのセルを最近変更したのかを知りたい場合もあるでしょう。そんなときは、CELL関数を使えば、最後に作業したセルを簡単に追跡できます。

手順:

• セルG4に以下の数式を入力して、セル番地を追跡します。

=CELL("address")

• セルG5に以下の数式を入力して、セルの内容を追跡します。

=CELL("contents")

• セルG6に以下の数式を入力して、ファイルの場所を追跡します。

=CELL("filename")

• その後、何か変更を加えると、最新の変更内容が画面に次のように表示されます。

2. VBAコードを適用する方法

VBAコードを使っても、Excelファイル内の変更を追跡できます。シート名とセル番地を利用することで、元の値からどこが変更されたのかを正確に把握できます。

手順:

• [リセット]ボタンと[変更追跡]用の図形を2つ配置します。

• Alt + F11キーを押してVBAエディターを開きます。次に、作業中のシートを右クリックし、[挿入] > [標準モジュール]を選択します。

• 以下のコードをコピーして、空白部分に貼り付けます。

Sub DeleteFormat()
Cells.FormatConditions.Delete
End Sub
Sub TrackCellChange()
For Each sheetw In ActiveWorkbook.Worksheets
sheetw.Cells.FormatConditions.Delete
Err.Clear
On Error Resume Next
x = sheetw.Cells.SpecialCells(xlCellTypeFormulas, 23).Count
If Err.Number = 0 Then
For Each cell In sheetw.Cells.SpecialCells(xlCellTypeFormulas, 23)
cell.FormatConditions.Add Type:=xlCellValue, Operator:=xlNotEqual, _
Formula1:="=" & cell.Value
cell.FormatConditions(cell.FormatConditions.Count).SetFirstPriority
With cell.FormatConditions(1).Interior
.Color = 2552550
.TintAndShade = 0
End With
cell.FormatConditions(1).StopIfTrue = False
Next cell
End If
Next sheetw
End Sub

• [Reset]図形を右クリックし、[マクロの登録]を選択します。

• Delete Formatマクロを選んで[OK]をクリックします。

• 同様に、TrackCellChangeマクロを[Track Change]図形に登録します。
• セルに変更を加えると、画面に次のような結果が表示されます。

関連記事: Excel VBAでセルの値が変更されたかどうかを追跡する方法

注意点

• 履歴シートには保存された変更のみが表示されます。最新の状態を反映させるため、Ctrl + Sでこまめに保存しましょう。
• 履歴シートにすべての変更が表示されない場合は、[変更時刻]ボックスで[すべて]を選択し、[変更者]と[変更場所]のボックスを空にしてください。
• Excelの変更履歴をWordの変更履歴のように表示したい場合は、Microsoft Excelサポートチームが公開しているマクロの記事が参考になります。

まとめ

以上、Excelで変更履歴を追跡する具体的な方法を解説しました。紹介した手順を実践すれば、ファイルの変更管理を効率的に行えるようになり、日々の業務にもぜひ活用してください。他にも便利な方法をご存じでしたら、ぜひお聞かせください。ExcelDemyのウェブサイトでは、このような実用的な記事を多数公開しています。コメント欄にご意見、ご提案、ご質問などをお気軽にお寄せください。

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