Excelでデータベースを作成する方法【初心者向け・かんたん7ステップ】

Excelを使って手軽にデータベースを作りたいと思ったことはありませんか?本記事では、たった7つのステップでExcelにデータベースを作成する方法を、初心者の方にもわかりやすく解説します。

Microsoft Accessは高機能なデータベースソフトですが、操作が複雑でとっつきにくいと感じる方も多いはず。そんなときこそ、普段使い慣れたExcelが最適な選択肢になります。

それでは、具体的な手順を学んでいきましょう。

まずは、以下の練習用ワークブックをダウンロードしてください。記事の内容がより理解しやすくなります。

Excelでデータベースを作成する7つのステップ

Excelブックを正しく設計すれば、それをそのままデータベースとして活用できます。ポイントはワークブックの設計を正しく行うことです。データはさまざまな方法で並べ替えでき、条件に一致するデータだけを抽出して表示することも可能です。

ここからは実際の例をもとに、Excelでデータベースを作成する手順を順番に見ていきます。

ステップ1: データを入力する

データベースにおける列のことをフィールド(Field)と呼びます。フィールドは必要な分だけ自由に追加できます。

このサンプルデータベースのフィールドは、StdID(学籍番号)、StdName(氏名)、State(出身地)、Age(年齢)、Department(学部)の5つです。

あとは各セルにデータを入力していくだけです。新しいデータは、フィールド行の下にある最初の空行に追加していきます。

いくつかデータを入力してみました。次に、新しいレコードを追加する流れを見てみましょう。

たとえば、以下のようなデータを挿入したいとします。

StdID: 1510060

StdName: Jimmy

State: Florida

Age: 23

Department: ME

このように、Excelデータベースへのデータ入力はとてもシンプルです。

ステップ2: 空白行を残さない

• データベースにデータを入力するとき、途中に空の行を残してはいけません。

たとえば、最終行のさらに下(1行空けて)にデータを入力したとします。

これではデータベースとして機能しません。ただし、行の中に一部空のセルがあっても問題ありません。以下のような状態は許容されます。

• 同様に、完全に空白の列が存在してもいけません。

完全な空白行や空白列があると、Excelはそこを境界として認識し、その先のデータを同じデータベースに含めることができなくなります。つまり、データベースが2つの無関係なデータ群に分断されてしまうのです。その結果、並べ替えやフィルターといった操作が正常に動作しなくなります。

ステップ3: 基本用語「レコード」と「フィールド」を理解する

次に覚えておきたいのが、データベース内の各行を指すレコード(Record)という用語です。

すべての行がレコードに該当します。わかりやすいよう、一部をマークしています。

一方、すべての列はフィールド(Field)であり、列の見出しはフィールド名(Field Name)と呼ばれます。

つまり、StdID、StdName、State、Age、Departmentが、このデータベースの5つのフィールド名です。

ステップ4: Excelテーブルを作成する

続いて、以下の手順でデータ範囲をテーブル化します。

• まず、[挿入]タブを開き、[テーブル]をクリックします。

• [テーブルの作成]ダイアログボックスが表示されたら、対象のセル範囲($B$4:$F$10)をドラッグして指定します。
• 忘れずに[先頭行をテーブルの見出しとして使用する]にチェックを入れましょう。

[OK]を押すと、即座にテーブルが作成されます。これで完成です!

また、各列見出しに表示されるドロップダウン矢印を使えば、データを簡単に絞り込むこともできます。

ステップ5: データベースツールを活用する

Excelにはデータ分析や解釈に役立つデータベースツールが多数用意されています。ぜひデータベースツールについても学んでおくことをおすすめします。

ステップ6: データベースを拡張する

準備が整ったら、あとは自由にフィールドやレコードを追加してデータベースを拡大できます。やり方はステップ1と同じで非常にシンプルです。

ステップ7: 書式設定で仕上げる

最後のステップは、データベースの書式設定です。セルのスタイル、[テーブルとして書式設定]のスタイルギャラリー、[セルの書式設定]ダイアログボックス、さらにはユーザー定義の表示形式など、多彩な機能を使って見栄えを整えられます。

以上で完了です!Accessを習得するまでの間、あるいはExcelの容量や処理能力の限界に達するまでは、これがあなた専用のExcelデータベースとして十分に活躍してくれます。

検索可能なデータベースを作成する方法

大量のデータから目的の情報を素早く探し出したい場面は多くあります。そんなときに便利なのが、検索機能付きのデータベースです。以下の手順で簡単に作成できます。

📌 手順:

• まず、セルF5を選択し、次の数式を入力します。

=FILTER(C5:C10,ISNUMBER(SEARCH(Database!C5,C5:C10)),"Not Found")

数式の解説:

SEARCH関数→ 指定した文字列が含まれている位置を検索する関数です。

ISNUMBER関数→ SEARCH関数の結果が数値であればTRUEを返し、そうでなければFALSEを返す論理関数です。

FILTER関数→ 設定した条件に一致するデータだけを抽出して返す関数です。

• Enterキーを押し、オートフィル(フィルハンドル)で数式をコピーします。
• すると、下の画像のように結果が表示されます。

• 次に、セルC4を選択し、[データ]タブ >> [データの入力規則] を開きます。

• [データの入力規則]ダイアログボックスが表示されます。[設定]タブで[入力値の種類]を[リスト]に変更し、[元の値]欄に抽出先のセル範囲となる以下の数式を入力します。

=$F$5#

• 続けて、[エラーメッセージ]タブへ移動します。

• [無効なデータが入力されたらエラーメッセージを表示する]のチェックを外します。
• [OK]をクリックします。

• これで検索可能なデータベースの完成です!セルB4に"P"と入力すると、従業員名"Peter"が自動的に候補として表示されます。

自動更新されるデータベースを作成する方法

データベースに入力したデータは、常に最新の状態に保ちたいものです。そこで、元データをもとにピボットテーブルを作成し、更新機能を有効にすれば、新しく入力したデータを自動的に反映できます。以下の手順で設定しましょう。

📌 手順:

• まず、データ全体を選択し、[挿入]タブ >> [ピボットテーブル] >> [テーブル/範囲から] の順にクリックします。

• ピボットテーブルが作成されます。ここで、更新に使用したいフィールドを選択しましょう。

• 最後に、任意のセルを右クリックして[更新]を選択します。これで、元のワークシート上のデータを変更した際に、ピボットテーブルも自動的に更新されるようになります。

なお、ピボットテーブルを更新する方法は他にもあります。別途ご紹介しているピボットテーブルの更新方法4選もぜひ参考にしてください。

リレーショナルデータベースを作成する方法

リレーショナルデータベースとは、複数のワークシート間の関連性を紐づけるデータベースのことです。特定の情報をすばやく検索・抽出できるほか、同じデータをさまざまな形で表示できるのが特徴です。

たとえば、Database1には従業員名と給与、Database2には従業員名と役職が登録されているとします。「従業員」フィールドをキーに、両者を結びつけたリレーショナルデータベースを作ってみましょう。

📌 手順:

• まず、Dataset2のデータ範囲全体を選択します。

• 次に、[挿入]タブ >> [ピボットテーブル] >> [テーブル/範囲から] をクリックします。

• 続いて、もう片方のワークシートDataset1を開き、前述の方法でテーブルを作成します。

ポイント: テーブルの作成はショートカットキーCtrl + Tでも実行できます。

• ピボットテーブルが表示されたら、関連付けたいフィールドを選択します。ここでは、2つの異なるワークシートからDesignation(役職)列とSalary(給与)列を選びます。

• データを選択したら、[ピボットテーブルのフィールド]ペインの[すべて]タブにある[作成]をクリックします。

• これでリレーショナルデータベースの完成です。下の画像のように、2つのデータが関連付けられました。

練習セクション

各シートの右側には練習用のセクションを用意しています。ぜひご自身で操作を試してみてください。

まとめ

今回は、Excelでデータベースを作成するための基本的な手順をご紹介しました。データ入力時の注意点からテーブル化、検索機能の追加、自動更新、リレーショナルデータベースの構築まで、実務ですぐに役立つ内容ばかりです。ご不明な点やご要望があれば、コメント欄でお気軽にお知らせください。より深く理解したい方は、練習用ファイルをダウンロードして実際に手を動かしてみてください。Excelに関するさまざまなノウハウは、ワンストップ型のExcelソリューションサイトExceldemyでも公開しています。最後までお読みいただき、ありがとうございました。