Excelで連絡先用CSVファイルを作成する方法|初心者向け簡単4ステップ解説

Excelで作業していると、顧客情報、商品情報、学生や取引先の連絡先など、一連のデータを扱う場面が多くあります。こうしたデータは適切に管理する必要があり、そのためにはExcelファイルをCSVファイルに変換して、連絡先情報を保存しておくのが便利です。本記事では、Excelで連絡先用のCSVファイルを作成する方法を、簡潔かつ丁寧に解説します。特別なツールは不要で、誰でも短時間で完了できる内容です。ぜひ参考にして、Excelスキルの向上にお役立てください。

CSVファイルとは?

CSV(カンマ区切り値)ファイルは、Microsoft Excelのような表計算ソフトを扱う上で必ず出会うファイル形式です。CSVファイルはプレーンテキスト(平文)ファイルの一種で、Windows標準のメモ帳をはじめ、テキストファイルを扱えるさまざまなアプリケーションで開くことができます。

CSVファイルでは、一般的にカンマを使ってデータの区切りを示します。これは、互いに直接通信できないアプリケーション同士でも、表計算ソフトの中身といった構造化データを共有できるようにするための仕組みです。両方のプログラムがCSVファイルを開けるのであれば、データのやり取りが可能になります。例えば、Excelから連絡先データをCSVファイルとして書き出し、それをOutlookのアドレス帳に取り込む、といった使い方ができます。

Excelで連絡先用CSVファイルを作成する手順

ここからは、Excelで連絡先用のCSVファイルを作成する具体的な手順を、イラスト付きで順番に解説していきます。各ステップに従って進めるだけで、簡単にCSVファイルを作成できます。

ステップ1:データセットを作成する

まず最初に、変換元となるデータを用意しましょう。ここではABCトレーダーズの顧客情報を例にデータセットを作成します。以下のポイントを確認してください。

• ABCトレーダーズの顧客情報データセットを用意しました。
• データセットはB列・C列・D列の3列構成で、それぞれ氏名(Name)、ID、メールアドレスという見出しになっています。
• データ範囲はセルB5からD10までです。

ステップ2:「名前を付けて保存」を開く

次に、CSVファイルとして保存するための操作を行います。以下の手順に従ってください。

• まず、ツールバー左上の「ファイル」タブをクリックします。

• 画面左側にホーム画面が表示され、そこに「名前を付けて保存」オプションがあります。
• 「名前を付けて保存」を選択し、続いて「参照」をクリックします。

ステップ3:CSV形式を選択する

3番目のステップでは、保存ダイアログでCSV形式を指定します。以下の手順で進めましょう。

• 「参照」を選択すると、ファイルの保存先を指定する画面が表示されるので、保存場所を決めてファイル名を入力します。
• 次に、「ファイルの種類」(Save As type)の項目を見つけ、右側の矢印をクリックして一覧を展開します。

• 表示されたリストから「CSV(コンマ区切り)(*.csv)」を探して選択します。
• 「ファイルの種類」ボックスにCSVが表示されていることを確認し、最後に「保存」ボタンをクリックします。

ステップ4:完成したCSVファイルを確認する

以上の手順を完了すると、ファイルがCSV形式で保存されます。エクスプローラーで保存先フォルダを開き、拡張子が「.csv」になっていることを確認しましょう。作成したCSVファイルは、メモ帳で開くとカンマ区切りのテキストとして中身を確認できます。

注意点

• この手順で紹介している画面構成は、Excel 2016以降のバージョンが対象です。古いバージョンではメニューの名称や配置が異なる場合があります。
• CSV形式で保存できるのは、現在開いている(アクティブな)シートのみです。ブック内に複数のシートがある場合は、シートごとに保存操作を繰り返す必要があります。
• CSVには書式や数式が保存されないため、元のExcelファイル(.xlsx)も別途保管しておくことをおすすめします。

まとめ

本記事では、Excelで連絡先用のCSVファイルを作成する方法を4つのステップで解説しました。「名前を付けて保存」からCSV形式を選ぶだけでよく、特別なツールや難しい操作は一切不要です。この手順をマスターすれば、Outlookへの連絡先の一括登録など、さまざまな業務で活用できます。ご不明な点があれば、コメント欄でお気軽にお尋ねください。フィードバックもお待ちしております。

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