Excelで月次レポートを作成する方法｜初心者向けステップバイステップ解説

月次レポートは、イベントの推移、収集したデータ、達成した成果などを追跡するために広く活用されているツールです。業務の進捗や低下を把握するうえで最も重要な手段の一つと言えます。本記事では、Excelで月次レポートを作成する具体的な手順をわかりやすく解説します。

Excelで月次レポートを作成する手順（ステップバイステップ）

このセクションでは、日次または週次ベースで月次レポートを作成する方法を紹介します。まず前提として、1か月を通じて毎日のデータが記録されたデータセットが必要です。準備ができたら、以下の手順に従ってレポートを作成しましょう。

ステップ1：データセットを読み込む

まず、データがまだExcelに入力されていない場合は、データセットをインポートします。ここでは、以下のようなデータセットを例に使用します。

この例では、5月の日ごとの各商品の売上が一覧になっています。このように日々の記録が蓄積されたデータがあると、後の集計やグラフ化がスムーズに行えます。

ステップ2：ピボットテーブルを作成する

次に、データセットからピボットテーブルを作成します。

• データセット内の任意のセルを選択し、キーボードのCtrl+Aを押してデータ範囲全体を選択します。
• リボンの「挿入」タブを開きます。
• 「テーブル」グループにある「ピボットテーブル」を選択し、ドロップダウンメニューから「テーブル/範囲から」をクリックします。
• すでに表を選択しているため、表示されたダイアログボックスに範囲が自動的に反映されます。「新しいワークシート」を選択して「OK」をクリックします。
• 新しく作成されたシートに移動し、右側の「ピボットテーブルのフィールド」パネルで、レポート化したい項目である「日」と「合計売上」にチェックを入れます。

これで、選択した列見出しを持つピボットテーブルが生成されます。

ステップ3：日次レポート用のグラフを挿入する

続いて、好みの形式でグラフを挿入します。ここでは、日単位の間隔でグラフを作成する方法を説明します。

• まず、ピボットテーブル内のセルを1つ選択します。
• リボンの「挿入」タブを開きます。
• 「グラフ」グループから「おすすめのグラフ」を選択します。
• 「グラフの挿入」ダイアログボックスで、左側の一覧から「縦棒」を選び、希望する縦棒グラフの種類を選択します。ここでは「集合縦棒」を選択し、「OK」をクリックします。

これで縦棒グラフが作成されます。

• グラフを選択すると右側に表示される「+」アイコンやブラシアイコンから、グラフ要素やスタイルを変更できます。
• スタイル8を選択し、凡例を削除すると、以下のようにすっきりした見た目になります。

縦棒グラフではなく折れ線グラフを使いたい場合は、以下の手順に従ってください。

• まず、ピボットテーブル内のセルを選択します。
• 先ほどと同様に、リボンの「挿入」タブから「おすすめのグラフ」を選択します。
• 「グラフの挿入」ダイアログボックスで、左側の「すべてのグラフ」タブから「折れ線」を選択し、好みの折れ線グラフの種類を選びます。
• 「OK」をクリックすると、ワークシート上に折れ線グラフが挿入されます。
• グラフを選択して表示されるアイコンから、グラフ要素やスタイルを自由に調整できます。

ステップ4：週次レポート用のグラフを挿入する

日次分析だけでなく週次での分析も行いたい場合は、以下の手順で週単位のレポートを作成できます。

• まず、ステップ2で作成したピボットテーブルが必要です。ステップ3のグラフを上書きしたくない場合は、新しいピボットテーブルを作成しましょう。
• 日付列のいずれかのセルを右クリックし、コンテキストメニューから「グループ化」を選択します。
• 「グループ化」ダイアログボックスで、「単位」欄の「月」のチェックを外し、「日」のみを選択します。そして「日数」に「7」を入力します。
• 「OK」をクリックします。
• これで、ピボットテーブルが週単位で合計される形に変化します。
• 次に、ピボットテーブル内のセルを選択し、「挿入」タブから「おすすめのグラフ」を選択します。
• 「グラフの挿入」ダイアログボックスで、左側から「円」を選び、好みの円グラフの種類を選択します。
• 「OK」をクリックすると、ワークシート上に円グラフが挿入されます。
• グラフを選択して表示されるアイコンから、要素やスタイルを変更できます。配色を調整すると、より見やすいグラフになります。

週次データを折れ線グラフで表示したい場合は、以下の手順を実行してください。

• ピボットテーブル内のセルを選択します。
• 「挿入」タブから「おすすめのグラフ」を選択します。
• 「グラフの挿入」ダイアログボックスの左側にある「すべてのグラフ」タブから「折れ線」を選び、右側で好みの種類を選択します。
• 「OK」をクリックすると、折れ線グラフが作成されます。
• スタイルの変更や凡例の削除を行うと、より洗練された仕上がりになります。

ステップ5：最終レポートをまとめる

日次・週次のすべてのグラフが完成したら、それらを別のワークシートにコピーして、月次レポートとしてまとめましょう。1枚のシートに整理することで、報告書としてそのまま提出できる品質になります。

年間の連続した月別レポートを作成する方法

1年を通じた連続した月別のレポートを作成したい場合も、基本的なアプローチは同じです。以下の手順で詳しく解説します。

ステップ1：データセットを読み込む

まず、データがまだExcelに入力されていない場合はインポートします。この場合、月単位でデータが記録・蓄積されたデータセットを用意してください。

ステップ2：ピボットテーブルを作成する

次に、データセットをピボットテーブルに変換します。

• まず、データセット全体を選択します。
• リボンの「挿入」タブから「テーブル」グループの「ピボットテーブル」を選択します。
• ドロップダウンメニューから「テーブル/範囲から」をクリックします。
• 表示されたダイアログボックスで「新しいワークシート」を選択し、「OK」をクリックします。
• 新しいワークシートが作成されるので、「ピボットテーブルのフィールド」パネルで「月」と「利益」にチェックを入れます。

これで、月別の利益を集計したピボットテーブルが生成されます。

ステップ3：グラフを挿入する

続いて、データセットから希望するグラフを挿入します。

• まず、ピボットテーブル内のセルを選択します。
• 「挿入」タブから「おすすめのグラフ」を選択します。
• 「グラフの挿入」ダイアログボックスで、左側の「すべてのグラフ」タブから「縦棒」を選び、右側で好みの縦棒グラフの種類を選択します。
• 最後に「OK」をクリックします。

以上の手順で、月別の推移を示す縦棒グラフが作成されます。

ステップ4：最終レポートを整える

グラフを選択すると表示される「+」アイコンやブラシアイコンから、グラフ要素やスタイルを変更できます。スタイルを選んで凡例を削除するなど、自分好みに調整すれば、報告資料として十分な完成度になります。

まとめ

本記事では、Excelで日次・週次ベースの月次レポートを作成する方法と、年間の連続した月別レポートを作成する方法を解説しました。ピボットテーブルとグラフ機能を組み合わせれば、誰でも簡単に視覚的に分かりやすいレポートを作成できます。このガイドが皆さんの業務効率化に役立てば幸いです。ご質問やご提案があれば、ぜひお聞かせください。