Excelで従業員データベースを作成する方法｜5ステップで誰でも簡単にできる

従業員情報を効率よく管理するには、氏名、役職、給与、勤続年数などの項目を備えたExcelデータベースがあると便利です。さらに、入力した情報がリアルタイムで自動更新される「動的なデータベース」を作れれば、業務の手間を大幅に減らせます。本記事では、TODAY関数・INT関数・VLOOKUP関数・MATCH関数とドロップダウンリストを活用して、Excelで自動更新される従業員データベースを作成する手順を、初心者にもわかりやすく5ステップで解説します。

Excelで従業員データベースを作成する5つのステップ

下記のサンプル画像のように、データベースには複数のフィールドを用意し、そこにレコードを入力していきます。データベースを動的にするために、後ほどTODAY、INT、VLOOKUP、MATCH関数を使用します。また、各従業員の情報を選択しやすいよう、ドロップダウンリストも活用します。

ステップ1：基本情報を入力する

• まず、各従業員の氏名を入力します。

• 次に、各従業員の役職を入力します。

• 基本給の情報を入力します。

• 続いて、入社日を入力します。

ステップ2：TODAY関数で勤続年数を算出する

• 勤続年数（年単位）を求めるには、今日の日付から入社日を引きます。以下の数式を入力してください。

=TODAY()-E5)

• すると、結果は日付形式で表示されます。

• リボンの数値グループから表示形式を数値に変更します。

• これで結果が日数で表示されます。次に、この日数を年数に変換する必要があります。

• 日数を年数に変換するには、以下の数式を入力します。

=(TODAY()-E5)/365

• セルF5に10.30という結果が表示されます。

• ここで、満了した年数のみ（整数部分）を取得したい場合は、INT関数を組み合わせて以下の数式を使用します。

=INT((TODAY()-E5)/365)

• Enterキーを押すと、結果（10.00）が表示されます。

• 最後に、オートフィル機能を使って列全体に数式をコピーします。

あわせて読みたい： Excelのデータベース関数の使い方（実例付き）

関連記事

• Excelで顧客データベースを作成する簡単な方法
• Excelでフォームを使ったデータベースを作る方法
• Excelで学生データベースを作成する簡単な手順

ステップ3：現在の給与を計算する数式を挿入する

• 毎年5%の昇給を想定して現在の給与を計算するには、以下の数式を入力します。

=D5*(1.05)^F5

• Enterキーを押します。

• 最後に、オートフィルハンドルを下方向にドラッグして、必要なセルへ数式をコピーします。

ステップ4：ドロップダウンリストを挿入する

• まず、リボンのデータタブをクリックします。
• データツールグループを選択します。
• 次に、データの入力規則をクリックします。

• 入力値の種類ボックスでリストを選択します。
• 従業員名のドロップダウンリストを作成するため、範囲B5:B11を指定します。
• 最後にOKをクリックします。

• これで、下図のようなドロップダウンリストが作成されます。

ステップ5：VLOOKUP関数で従業員データベースを完成させる

• セルB15のドロップダウンリストで選択した氏名に対応する役職を検索するには、セルC15に以下の数式を入力します。

=VLOOKUP($B$15,$B$4:$G$11,MATCH(C4,$B$4:$G$4,0),FALSE)

• Enterキーを押すと、従業員Williamの役職（Team Leader）が表示されます。

• オートフィルハンドルを左から右へドラッグして、残りのセルも埋めます。

• 通貨（$）と日付に適切な表示形式を設定します。

• ドロップダウンリストから従業員の氏名を選択してみましょう。

• すると、名前の選択に合わせて、役職・給与・勤続年数などのすべての項目が自動的に切り替わります。

まとめ

本記事では、Excelで従業員データベースを作成する方法をチュートリアル形式でご紹介しました。ぜひこれらの手順を実際のデータセットに応用してみてください。練習用ワークブックをダウンロードして、学んだスキルを試してみるのもおすすめです。皆さまのご支援が、今後もこのようなチュートリアルを作り続ける原動力になります。

ご不明な点があれば、お気軽にお問い合わせください。コメント欄からのご意見も歓迎いたします。

Exceldemyチームは、皆さまのご質問にいつでも迅速にお答えします。

今後とも当サイトをよろしくお願いいたします。学びを続けましょう。

関連記事

• Excelで顧客データベースを管理する方法
• Excelで自動更新されるデータベースを作成する方法
• Excelで在庫管理データベースを作る3つの簡単な方法
• Excelでリレーショナルデータベースを作成する簡単な手順
• Excelで検索可能なデータベースを作る2つのテクニック