Excelファイルサイズが大きくなる原因を特定する10の方法

Excelは主にデータシートの作成や電卓に頼らずに計算を行うために活用されるツールです。ビジネスの現場では、Excelなしに1日を過ごすことが考えられないほど欠かせない存在となっています。しかし、ビジネス用途ではExcelファイルをやり取りする機会が多く、ファイルサイズが大きいと送受信に時間がかかり、データの更新にも時間を要してしまいます。そのため、ファイルサイズが大きくなる原因を特定することは非常に重要です。本記事では、Excelファイルが重くなる原因を特定する方法を詳しく解説します。

Excelファイルサイズが大きくなる原因を特定する10の方法

ここでは、Excelファイルサイズが大きくなる原因を特定するための10の方法をご紹介します。ひとつずつ見ていきましょう。

1. 不要な非表示ワークシートがないか確認する

他人から受け取ったExcelファイルやインターネットからダウンロードしたファイルには、非表示のワークシートが含まれている場合があります。実際のシート数を確認するには、以下の手順に従ってください。

• まず、校閲タブ>ブックの統計情報をクリックします。

• するとポップアップが表示され、実際のシート数を確認できます。

例えば、ポップアップではシート数が3と表示されているのに、実際に見えるのは2枚だけというケースがあります。この場合、不要なシートが非表示になっている可能性が高く、非表示のままでもファイルサイズを増加させ続けています。シートを再表示するには:

• シート名の上でマウスを右クリックし、再表示をクリックします。

• 非表示のシート一覧が表示されます。再表示したいシートを選択し、OKをクリックします。

• これで非表示だったシートが表示されます。不要であれば削除しましょう。

このように、隠れたシートはExcelのファイルサイズが大きくなる主な原因の一つです。

2. バイナリ形式(.xlsb)でファイルサイズが削減できるか確認する

Excelファイルはデフォルトで(.xlsx)形式で保存されます。しかし、バイナリ形式(.xlsb)で保存すると、ファイルサイズが自動的に縮小されます。軽量なExcelファイルが必要な場合は、まずファイル形式を確認してみてください。デフォルトの(.xlsx)形式は、ファイルサイズ増加の原因の一つとなっています。

ファイルをバイナリ(.xlsb)形式に変換したい場合は、以下の手順を実行します。

• まず、ファイルのコピーをExcelバイナリブック(*.xlsb)形式で保存します。

• 次に、バイナリ形式とデフォルト形式を比較します。バイナリ形式の方がデフォルト形式よりも消費メモリが少ないことがわかるでしょう。

このように、デフォルト形式もファイルサイズ増加の一因となっています。

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3. 未使用のワークシートがファイルサイズを増大させる

新しいワークシートを追加するたびに、Excelファイルのサイズは大きくなっていきます。ファイルの中に、使われていないシートや不必要に使われているシートが含まれていると、それがファイルサイズ増加の原因となります。数式やその他の機能を含まず、生データだけが入力された不要なシートがないか確認しましょう。もし見つかったら、必要なデータだけを別のシートにコピーして、未使用のシートを削除すれば、ファイルサイズの削減につながります。

4. Excelファイル内の空白セル(余分な範囲)を特定する

Excelのファイルサイズが大きくなる最も一般的な原因の一つが、ワークシート内の余分な空白領域です。シートに空白領域がないか確認するには、Ctrl+Endキーを押してください。カーソルが最後のアクティブセルまで移動します。

もしカーソルがデータ範囲を大きく超えた行や列に移動した場合、その範囲にあるセルがすべてメモリを消費し、ファイルサイズ増加の原因になっています。この問題を修正して余分なセルを削除するには、以下の手順に従ってください。

• まず、最初の空の行または列を選択します。Shift+Space(行の場合)またはCtrl+Space(列の場合)を押します。

• 次に、Ctrl+Shift+下矢印(または右矢印)を押して、ワークシートの最下部または最右端のセルまで選択します。

• その後、Deleteキーは押さずに、マウスを右クリックして削除を選択します。Deleteキーを押すことと削除を選択することでは結果が異なるので注意してください。

5. 不要な書式設定がファイルサイズを増大させる

データを見やすく読みやすい形で提示するために、特別な書式設定が必要になることもあります。しかし、ワークシートのセルに書式を設定すると、その分だけファイルサイズは比例して大きくなります。そのため、必要以上の書式設定は避けることをおすすめします。業務上やクライアント向けに書式設定が必要なのは当然ですが、ここで問題にしているのは、見た目を整えるためだけに行う過剰な装飾や、そもそも書式設定が不要な内部ファイルへの装飾です。

また最後に注意点として、書式のクリアを行う際は気をつけてください。クリア操作によって、通貨記号などの重要な表示設定まで消えてしまうことがあります。

書式をクリアするには:

• データを選択>ホームタブへ移動>編集>クリア>書式のクリアを選択します。

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6. 手動計算モードを適用する

Excelシートの計算方法は通常自動に設定されており、計算を素早く実行するのに役立ちます。しかし同時に、ある程度ファイルサイズが大きくなる原因にもなっています。大きなサイズのExcelファイルの場合、計算方法を変更することがファイルサイズ削減に役立ちます。数式タブを開き、計算方法の設定から手動を選択してください。

7. 画像サイズを特定して縮小する

Excelファイルに大容量の画像を挿入している場合も、ファイルサイズが大きくなる原因になります。画像のサイズを縮小するには:

• まず、画像をクリックして右クリックし、サイズとプロパティを選択します。

• すると図の書式設定ダイアログボックスが表示されます。ここで新しい高さと幅を指定することで、画像サイズを縮小できます。

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8. 未使用のピボットテーブル・グラフを確認する

ファイルサイズが大きくなる主な原因として、ピボットテーブルやグラフの存在が挙げられます。ピボットテーブルは主にデータの概要を素早く把握するために使われますが、ファイルサイズを大幅に増加させます。そのため、Excelシートに不要なピボットテーブルがないか確認しましょう。一度だけ使用する予定のピボットテーブルであれば、早めに削除する方がファイルサイズの軽量化につながります。グラフについても同様です。不要なピボットテーブルやグラフの使用は避けることをおすすめします。

9. 非表示のセルを確認する

非表示のセルを含むExcelファイルも、ファイルサイズ増加の原因になります。この場合は、非表示のセルを再表示して削除するだけでOKです。これにより、Excelファイルのサイズを減らすことができます。

10. シートを新しいファイルにコピーして確認する

どのシートが大きなサイズを占めているのかを調べるには、シートまたはシートグループを新しいファイルにコピーして確認する方法もあります。シートをコピーするには:

• まず、シート名を右クリックし、移動またはコピーを選択します。

• 次に、(新しいブック)を選択し、コピーを作成するにチェックを入れます。

最後に、新しいワークブックを保存してファイルサイズを確認します。特に大きなファイルサイズの場合、変化に気づくことができるでしょう。

まとめ

本記事では、Excelファイルサイズが大きくなる原因を特定する方法について学びました。これからは、Excelワークブックが重くなる原因を素早く特定できるようになったはずです。より良い方法や質問、本記事に関するフィードバックがあれば、ぜひコメント欄でお聞かせください。今後の記事作成の参考にさせていただきます。その他のご質問は、弊社サイトExcelDemyをご覧ください。良い一日をお過ごしください!

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