Excelでデータをエクスポートする2つの簡単な方法｜CSV・TXT・PDFなど形式別に解説

Microsoft Excelを使っていると、Excelファイルのデータを他の形式へ移動したい場面が多くあります。そのようなときに必要になるのが「データのエクスポート」です。Excelからデータを移動できる形式は複数ありますが、正しいファイル形式で保存することが重要です。この記事では、Excelでデータをエクスポートする具体的な手順をわかりやすく解説します。

練習用として、無料のExcelワークブックをダウンロードして、実際に操作しながら学ぶこともできます。

ブックを他のファイル形式に変換してエクスポートする2つの方法

ここでは、Excelデータをエクスポートするための手順を紹介します。Excelのワークブックは、CSV、TXT、PRNなど、さまざまな形式に変換できます。本記事では、大きく分けて2つの方法を取り上げます。

まず1つ目は、Excelのデータをテキスト形式に変換する方法です。CSV、TXT、PRNという3種類のテキスト形式の例を見ていきます。2つ目は、PDFやWebページ(HTML)、XPSなどのその他の形式へ変換する方法です。

説明には、以下のサンプルデータセットを使用します。

1. Excelブックをテキスト形式に変換する

リボンの「ファイル」➪「名前を付けて保存」を選択し、保存先を指定すると、「名前を付けて保存」ダイアログボックスが表示されます。ここで、さまざまなテキストファイル形式から希望のものを選択できます。主な3種類は以下の通りです。

• CSV:カンマ区切りの値ファイル
• TXT:タブ区切りのテキストファイル
• PRN:書式設定されたテキスト(プリンター用テキスト)ファイル

それぞれのテキスト形式について、詳しく見ていきましょう。

1.1 ExcelブックをCSVファイルに変換する

ワークシートをCSV形式でエクスポートすると、データは画面上に表示されているとおりに保存されます。たとえば、セルA5に「12.8312344」という値が入っていても、表示形式で小数点以下2桁に設定していれば、セルには「12.83」と表示されています。この状態でCSV形式に変換すると、A5の値は「12.83」として保存されます。CSVでは各セルがカンマで区切られ、行は改行コードで区切られます。以下の手順で、ExcelブックをCSV形式で保存する方法を確認しましょう。

ステップ1:

• まず、データセットを準備します。
• 次に、リボンの「ファイル」タブをクリックします。

ステップ2:

• Excelのホーム画面が表示されるので、
• 「名前を付けて保存」コマンドを選択します。

ステップ3:

• 保存先の場所を選択するオプションが表示されたら、
• 「参照」をクリックします。

ステップ4:

• 保存先フォルダを選び、新しいファイル名を付けます。
• ファイルの種類で「CSV(カンマ区切り)」を選択し、
• 「保存」ボタンを押します。

ステップ5:

• これでExcelファイルがCSV形式に変換されました。
• 変換後のファイルをパソコンのメモ帳で開いてみましょう。

ステップ6:

• 開くと、CSVファイルは下の画像のように表示されます。

注意点:

• セル内にカンマが含まれている場合、そのセルの値は引用符(" ")で囲まれて保存されます。
• セル内に引用符自体が含まれている場合は、その文字が2回連続して表示されます。

関連記事:Excelである文字以降のテキストを抽出する6つの方法

1.2 ExcelブックをTXTファイルに変換する

ブックをTXTファイルとしてエクスポートする方法は、前述のCSV形式とほぼ同じです。唯一の違いは、セルがカンマではなくタブ文字で区切られる点です。なお、ワークシートにUnicode文字が含まれている場合は、「Unicode テキスト」形式でエクスポートする必要があります。そうしないと、Unicode文字が疑問符(?)として保存されてしまいます。手順は以下の通りです。

ステップ1:

• まず、データセットの準備ができたら、リボンの「ファイル」タブをクリックします。

ステップ2:

• 前の方法と同じ手順でファイルを保存します。
• このとき、「ファイルの種類」ボックスで「テキスト(タブ区切り)」を選択します。

ステップ3:

• 保存したファイルをメモ帳で開くと、結果は下の画像のようになります。

関連記事:Excelをパイプ区切りのテキストファイルに変換する2つの方法

1.3 ExcelブックをPRNファイルに変換する

PRN形式のファイルは、ワークシートを印刷したイメージのようなものです。セルは複数のスペースで区切られ、1行あたり最大240文字までしか格納できません。PRNファイルはあまり使われませんが、変換手順は以下の通りです。

ステップ1:

• まず、リボンの「ファイル」タブをクリックします。

ステップ2:

• 最初の方法と同じ手順でファイルを保存します。
• 「ファイルの種類」ボックスで「スペース区切りのテキスト(プリンター書式)」を選択します。

ステップ3:

• 最後に、変換された新しいファイルをメモ帳で開くと、下の画像のような結果が確認できます。

関連記事:画像からExcelへデータを抽出する方法(クイックステップ付き)

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2. Excelブックをその他のファイル形式にエクスポートする

ここまで、Excelデータをテキスト形式に変換してエクスポートする手順を紹介しました。次に、それ以外の形式について解説します。Excelでは、既定でいくつかの形式でブックを保存できます。たとえばDIF形式では、各要素が2〜3行のブロックで表現されます。

2.1 DIF(Data Interchange Format)

DIF拡張子を持つファイル形式です。利用頻度は低めですが、1度に1つのExcelワークシートのデータのみを保存できます。

ワークシートのデータをDIF形式で保存するには、以下の手順に従います。

ステップ1:

• まず、ExcelブックをDIF(Data Interchange Format)形式で保存します。

ステップ2:

• 次に、保存したファイルをメモ帳で開くと、下記のような結果が確認できます。

関連記事:あるExcelワークシートから別のワークシートへ自動的にデータを転送する方法

2.2 SYLK(Symbolic Link)

.slk拡張子を持つファイル形式です。こちらもあまり使用されません。SYLK形式はUnicode文字をサポートしていない点に注意が必要です。ExcelファイルをSYLK形式に変換するには、以下の手順を実行します。

ステップ1:

• まず、下の画像のようにExcelファイルをSYLK形式で保存します。
• このとき、ファイルの拡張子は必ず.slkになります。

ステップ2:

• 次に、結果を確認するために、新しいファイルをメモ帳で開きます。

2.3 PDF(Portable Document Format)

.pdf拡張子を持つファイル形式です。PDFは広く普及している「読み取り専用」形式で、PDFに変換した後はデータを変更できません。ExcelファイルをPDFに変換する手順は以下の通りです。

ステップ1:

• まず、現在のExcelファイルをPDF形式で保存します。

ステップ2:

• 次に、PDFリーダーで変換後のファイルを開いて結果を確認します。

2.4 XPS(XML Paper Specification Document)

.xps拡張子を持つファイル形式です。XPSはMicrosoftが提供するPDFの代替規格ですが、利用者は少ない傾向にあります。この形式のファイルを読むには、PCにXPSリーダーが必要です。

2.5 Webページ形式

HTM/HTML(Hyper Text Markup Language)拡張子を持つファイル形式です。Excelファイルをこの形式で保存すると、Webブラウザで新しいファイルを開けるようになります。手順は以下の通りです。

ステップ1:

• まず、現在のExcelファイルを「Webページ」形式で保存します。

ステップ2:

• 「Webページとして発行」ダイアログボックスが表示されるので、
• 「発行」ボタンを選択します。

ステップ3:

• 最後に、パソコンにインストール済みのWebブラウザで変換後のファイルを開くと、下の画像のように表示されます。

関連記事:WebからExcelへデータをインポートする方法(クイックステップ付き)

2.6 ODS(OpenDocument Spreadsheet)

.ods拡張子を持つファイル形式です。ODSファイルはさまざまなオープンソースの表計算ソフトと互換性があり、GoogleドキュメントやOpenOfficeで開くことができます。

まとめ

以上で記事は終わりです。この記事がお役に立てば幸いです。上記の内容を読めば、紹介したいずれかの方法を使ってExcelからデータをエクスポートできるようになります。ご質問やご提案があれば、ぜひコメント欄でお知らせください。

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それでは、快適なExcelライフを 🙂

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