チームで簡単に共同作業!Excelファイルの共有方法を徹底解説

多くの職場において、コラボレーション(共同作業)は非常に重要です。ほとんどのプロジェクトでは、多くのユーザーが同じファイルにアクセスする必要があるため、共同作業に対応した環境構築が不可欠となっています。

Microsoft Excelは、世界中の企業で利用されている代表的なソフトウェアの一つです。そのため、共有ブック(共有ワークブック)のニーズは非常に高いと言えます。

この記事では、Excel 2016やExcel Onlineなどの各バージョンを使って、チームメンバーとどのように共同作業を進めればよいのかを詳しく解説します。

Excelファイルをオフラインで共有する方法

ローカルエリア接続(LAN)環境があれば、ネットワーク上のすべてのユーザーが任意のファイルにアクセスできます。さらに、ファイルへの変更履歴を追跡することも可能で、どのユーザーにアクセスを許可するかを細かく設定することもできます。

まず、グループ内の全員がアクセスできる共有フォルダなどにファイルを保存します。その後、ファイルを共同編集用に設定していきましょう。

「共有ブック」機能を再表示させる

Office 365ユーザーの場合、「共有ブック」機能はデフォルトで非表示になっています。これは、Microsoftがオンラインでのブック共有を推奨しているためです。

以下の手順で機能を有効にできます。旧バージョンのExcelを使用している場合は、次のセクション「ドキュメントを共有する」までスキップしてください。

• 「ファイル」>「オプション」>「クイックアクセスツールバー」の順にクリックします。

• 「コマンドの選択」ドロップダウンメニューで「すべてのコマンド」を選択します。リストをスクロールして「共有ブック(レガシー)」を見つけ、選択します。

• 「追加」ボタンをクリックします。
• 以下のコマンドについても同じ操作を行います。

1. 変更履歴(レガシー)
2. 共有の保護(レガシー)
3. ブックの比較と統合

• すべて完了したら「OK」をクリックします。

ドキュメントを共有する

• 「校閲」タブで「共有ブック」ボタンをクリックします。

前のセクションの手順に従った方は、「クイックアクセスツールバー」に「共有ブック」ボタン(および追加した他のコマンド)が表示されているはずです。

• ダイアログボックスが表示されるので、「複数のユーザーが同時に使用できるようにする」オプションにチェックを入れます。

• 「詳細設定」タブに移動し、「変更履歴」をはじめ、必要な設定を有効にします。

ファイルを保護する

上記の手順では、全員がファイルにアクセスできるようになりますが、デフォルトでは全員が管理者権限を持つことにもなります。ファイルを保護することで、アクセスを制限し、変更履歴を確実に追跡できるようになります。

• 「校閲」タブに移動し、「ブックの共有と保護」ボタンをクリックします。
• 「変更履歴を有効にして共有する」チェックボックスにチェックを入れます。

• パスワードも必ず設定しておきましょう。設定しないと、誰でもブックを元の設定に戻せてしまいます。
• 変更を保存して終了します。

Excelファイルをオンラインで共有する方法

オフラインでの作業も有効な選択肢ですが、共有ローカルドライブが必要という制約があります。オンラインでの作業の方が、はるかに柔軟で便利です。以下にその方法を紹介します。

OneDriveを使用する

• ファイルを開き、「ファイル」>「共有」>「クラウドに保存」の順にクリックします。

• メールアドレスを入力して、共同作業したい相手を招待します。アクセス権限の設定もここで行えます。
• 完了したら「共有」をクリックします。

Googleドライブを使用する

Googleドライブは、プロジェクトを同時に進めるための最も手軽な方法の一つでしょう。Googleアカウントを持っていれば、誰でもファイルにアクセスし、必要に応じて編集できます。

• アカウントにログインし、Googleドライブにアクセスします。
• ログイン後、新しいファイルを作成するか、既存のファイルをアップロードします。

• ドキュメントの作成またはアップロードが完了したら、ワークシートの右上にある「共有」ボタンをクリックします。

これにより、メールアドレスを入力するか、リンクを共有することで、同僚とスプレッドシートを共有できるようになります。

すべての変更は自動的に追跡・保存されます。ドキュメントをリアルタイムで共同編集できるため、非常に便利です。