破損したExcelブックを修復する方法｜データ復元と予防策を徹底解説

ファイルを扱う上で最も頭を悩ませるのが、ファイルが破損してしまうトラブルです。Office 365にはWord・Excel・PowerPointなどすべてのファイル形式に対応したファイル回復機能が備わっていますが、それでも復旧できない場合は、作業のやり直しに膨大な時間を取られてしまいます。この記事では、破損したExcelブックを修復する方法を詳しく解説するとともに、万が一に備えて事前に設定しておきたいバックアップ対策もご紹介します。

破損したExcelブックの修復と復元

以下の2つの方法を使えば、破損と判定されたブックを修復できます。破損したExcelファイルを開こうとすると、「ファイルが破損している」「開けない」「データが存在しない」といったメッセージが表示されることがあります。通常はExcelが自動的に回復を試みますが、それがうまくいかない場合には、ここで紹介する方法をお試しください。

手動で破損したExcelブックを修復する

• Excelを起動し、「ファイル」→「開く」をクリックします。
• 開きたいファイルを選択します。ただし、この時点では「開く」ボタンはクリックしないでください。
• 「開く」ボタンの右側にある下向き矢印をクリックし、「開いて修復」を選択します。
• Excelから2つの選択肢が提示されます。
  • 「修復」：可能な限りデータを復元します。
  • 「データの抽出」：修復に失敗した場合に、値と数式だけを取り出します。

破損したブックからデータを復元する

最後に保存されたバージョンに戻す：作業中にファイルが破損した場合は、破損した状態のまま保存せず、保存せずに閉じるのが最善です。ファイルを改めて開けば、正常に動作していた時点の状態に戻ることができます。

SYLK（シンボリックリンク）形式で保存する：プリンター関連の破損が原因の場合は、ファイルをシンボリックリンク形式で保存してみましょう。「名前を付けて保存」のファイルの種類で「SYLK」を選択すると表示されるオプションです。確認メッセージに対して「はい」をクリックし、ファイルを保存します。

保存後、そのファイルを再度開き、通常のExcelブックとして保存し直してください。新しいファイルとして保存するため、元のファイルはそのまま残ります。ただしこの方法の欠点は、アクティブなシートしか保存されず、他のシートは対象にならない点です。

マクロを使って破損したブックからデータを抽出する：シートにグラフがあり、そのデータソースとしてブック内のデータを使用している場合は、Microsoftが提供する以下のマクロでデータを復元できます。

Sub GetChartValues() 
Dim NumberOfRows As Integer 
 Dim X As Object 
Counter = 2

' Calculate the number of rows of data.
NumberOfRows = UBound(ActiveChart.SeriesCollection(1).Values) 
Worksheets("ChartData").Cells(1, 1) = "X Values"

' Write x-axis values to worksheet.
With Worksheets("ChartData")
.Range(.Cells(2, 1), _ 
 .Cells(NumberOfRows + 1, 1)) = _
Application.Transpose(ActiveChart.SeriesCollection(1).XValues) 
End With 
 ' Loop through all series in the chart and write their values to
' the worksheet.
For Each X In ActiveChart.SeriesCollection 
Worksheets("ChartData").Cells(1, Counter) = X.Name 
With Worksheets("ChartData")
.Range(.Cells(2, Counter), _ 
 .Cells(NumberOfRows + 1, Counter)) = _ 
Application.Transpose(X.Values) 
 End With
 Counter = Counter + 1
Next
End Sub

マクロを実行するには、まずExcelファイル内に新しいシートを作成します。次にグラフを選択した状態でマクロを実行すると、作成した新しいシートにデータが書き出されます。

ブックの破損を防ぐための設定

これらの方法はファイルが破損してしまった後の対処法ですが、本来は事前に復旧手段を用意しておくのが理想です。以下の組み込み機能を有効にしておけば、将来ファイルを失うリスクを大幅に減らせます。

ブックのバックアップコピーを自動的に保存する

• ワークシートを開き、「ファイル」→「名前を付けて保存」をクリックします。
• 同じファイルに上書き保存するよう選択しますが、その前に「ツール」→「全般オプション」をクリックします。
• 「必ずバックアップを作成する」にチェックを入れます。
• その後、コピーを保存します。

この設定により、ワークシートを復元したいときに、常にバックアップが用意されている状態になります。

一定間隔で復元ファイルを自動作成する

• ワークシートを開き、「ファイル」→「オプション」をクリックします。
• 「保存」カテゴリで以下の項目を設定します。
  • 「○分ごとに自動回復用情報を保存する」にチェックを入れ、間隔を設定します。
  • 「自動回復ファイルの保存場所」を、自分が把握しているフォルダーに設定します。
  • 「このブックでのみ自動回復を無効にする」のチェックを外します。

この記事が、破損したExcelブックの復元と修復のお役に立てば幸いです。日頃からファイルのバックアップ設定を忘れずに行っておきましょう。

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