ExcelファイルをWord文書に結合する方法｜1ページ・複数ページ両方の手順を解説

Excelで作業していると、レポート作成などをきっかけに、ExcelファイルをWord文書へ取り込みたい場面があります。ExcelとWordはどちらもMicrosoft Officeのアプリケーションなので、データをスムーズに連携させることができます。この記事では、ExcelファイルをWord文書に結合する2つの方法を、手順付きでわかりやすく解説します。

方法1：1ページ分のExcelデータをWord文書に結合する

まず、以下のスクリーンショットのようなサンプルデータを用意しました。売上レポートのデータで、「営業担当者」「製品ID」「カテゴリ」「州」「価格」「数量」「売上」といった項目が含まれています。データ範囲は B2:H23 です。

ここでいう「1ページ分の結合」とは、Word文書の1ページに収まる程度の小さなセル範囲を貼り付けることを指します。この方法には、さらに3つのアプローチがあります。

• データセットを直接Word文書に貼り付ける
• Excelテーブルを作成してから貼り付ける
• ExcelグラフをWord文書に貼り付ける

1.1 データセットを直接Word文書に貼り付ける

➔ まず、データ範囲全体を選択します。マウスでドラッグして選択してもよいですし、Ctrl + Aキーで全選択することもできます。その後、Ctrl + Cキーでコピーします。

➔ 次に、Word文書を開き、ホームタブの貼り付けボタンの下矢印から形式を選択して貼り付け（ショートカット：Alt + Ctrl + V）を選択します。

すると「形式を選択して貼り付け」ダイアログボックスが表示されるので、貼り付ける形式の一覧から「Microsoft Excel ワークシート オブジェクト」を選びます。

OKをクリックすると、Word文書に次のようにデータが貼り付けられます。

驚くことに、貼り付けたデータ内の任意のセルをダブルクリックすると、Wordの中にExcelのリボンが表示され、そのままExcelとして編集できるようになります。

1.2 Excelテーブルを作成してから貼り付ける

Word文書側でもフィルターボタンなどの書式を保持したい場合は、あらかじめExcelでテーブル化してから貼り付けるのがおすすめです。

ステップ01：Excelテーブルを作成してコピーする

➔ まず、データ範囲全体を選択し、挿入タブのテーブルをクリックします。「テーブルを作成」ダイアログが表示されたら、「先頭行をテーブルの見出しとして使用する」にチェックを入れます。

➔ すぐにテーブルが作成されます。作成したテーブル全体を選択し、Ctrl + Cキーでコピーしましょう。

ステップ02：テーブルをWord文書に貼り付ける

➔ 次にWord文書に切り替え、「形式を選択して貼り付け」ダイアログから「Microsoft Excel ワークシート オブジェクト」を選択して貼り付けます。

これで、フィルターボタン付きのテーブルがWord文書に挿入されます。

たとえば「製品カテゴリ」のフィルターボタンをクリックすれば、Excelと同じようにフィルターの選択肢が表示され、同じ操作感で絞り込みができます。

1.3 ExcelグラフをWord文書に貼り付ける

グラフをWord文書に取り込みたい場合も、同じ要領で実行できます。

➔ まず、対象のグラフを選択してコピーします。

➔ 次に「形式を選択して貼り付け」ダイアログを開き、「Microsoft Excel グラフ オブジェクト」を選択します。

結果は次のようになります。

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方法2：複数ページにまたがるExcelデータをWord文書に結合する

データ量が多く、Word文書上で複数ページにまたがる場合は、こちらの方法が便利です。

以下のサンプルデータは、B2:H73のセル範囲にあります。

ステップ01：データをコピーして貼り付ける

➔ まず、データ範囲全体をコピーします。

➔ 次に、「形式を選択して貼り付け」ダイアログを開き、HTML形式を選択して貼り付けます。

数秒で、データがWord文書に挿入されます。

ステップ02：各ページに見出し行を表示させる

貼り付けたデータをよく見ると、1ページ目以外では表の見出し行が表示されていません。複数ページにわたる表では、すべてのページに見出し行を表示させると読みやすくなります。

➔ 見出し行を繰り返し表示するには、貼り付けた表内のセルを1つ選択し、レイアウトタブを開きます。続いてデータグループのドロップダウンから「タイトル行の繰り返し」を選択します。

これで、すべてのページに見出し行が自動的に表示されるようになります。

➔ さらに、レイアウトタブのAutoFitメニューから「内容に合わせる」を適用すると、列幅が自動調整され、表がより読みやすくなります。

最終的な仕上がりは次のとおりです。

なお、Excelの「番地」「市区町村」「都道府県」「郵便番号」など別々のセルに入力された住所データを結合して、宛名ラベルやメーリングリストを作成したい場合も、差し込み印刷機能を使えば簡単に行えます。

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まとめ

今回は、ExcelファイルをWord文書に結合する2つの方法を紹介しました。データのサイズや用途に応じて、オブジェクトとして貼り付ける方法、HTML形式で貼り付ける方法を使い分けてみてください。ご不明な点や改善のご提案があれば、ぜひコメント欄でお知らせください。

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