大きなExcelファイルのサイズを40〜60%削減する3つの実証済みの方法

大きなファイルは転送に膨大な時間がかかるため、適切な管理が重要です。サイズの大きいファイルは開くのに時間がかかり、少しの変更でも更新に長い時間を要します。そのため、ファイルサイズの削減は非常に重要です。この記事では、Excelファイルのサイズを削減・圧縮する方法について、数ある手法の中から特に効果的なものを厳選してご紹介します。

検証には、Tableauコミュニティ(https://community.tableau.com/docs/DOC-1236)からダウンロードできるスーパーストア販売データのサンプルを使用しました。元のファイルサイズは3,191KBです。

大きなExcelファイルのサイズを削減・圧縮する3つの実証済みの方法

ここでは、大きなExcelファイルのサイズを削減するための実証済みの3つの方法を詳しく解説します。それでは順番に見ていきましょう。

1. データを削除してファイルサイズを縮小する

状況によっては、データや書式を削除する以外に選択肢がない場合もあります。ここでは、そのようなケースについて解説します。

1.1. 空白セルの削除・クリア

Excelブックでの作業が完了した後、実際には何の役にも立っていない未使用のセルが大量に残っていることがあります。これらの未使用セルに誤って書式を設定してしまうと、ファイルサイズが不要に増大します。空白セルから書式を取り除くことで、ファイルサイズを削減できます。

• すべての空白セルを選択したい場合は、Ctrl + Shift + ↓ + →を同時に押します。矢印キーはコマンドを適用したい方向を指定します。

• 空白セルを選択したら、ホームタブのクリアオプションからすべてクリアを押します。これでセルの内容と書式が消去されます。

別の方法もあります。

• ホームタブで検索と選択をクリックし、ジャンプ(Special)を選択します。

• ジャンプダイアログボックスが開きます。空白セルにチェックを入れてOKを押すと、ワークブック内の空白領域が自動的に検出されます。その後、先ほどと同じ手順で空白セルをクリアしましょう。

1.2. 不要な非表示セルの確認と削除

不要な非表示セルも、Excelファイルが肥大化する原因となることがあります。作業中のワークシートで、うっかり行や列を非表示にしてしまうことがあるでしょう。後になって、必要のない隠し要素がファイルに含まれていることに気づくこともあります。そんなときは、行や列の表示を戻して、本当に必要かどうかを確認しましょう。不要であればすべて削除してしまいましょう。

2. データを削除せずにファイルサイズを縮小する

場合によっては、データや書式を削除しなくても、いくつかのテクニックを適用するだけでファイルサイズを縮小できます。

2.1. Excelバイナリ形式(.xlsb)で保存する

Excelファイルを通常の(.xlsx)形式からExcelバイナリ形式(.xlsb)で保存すると、ファイルサイズを約40%削減できます。これは最も簡単かつ効果的な方法です。手順は以下の通りです。

• まず、サンプルのExcelファイルを(.xlsx)形式で特定のフォルダに保存します。

• 次に、同じファイルを(.xlsb)形式で、先ほどの(.xlsx)ファイルと同じフォルダに保存します。

• これで2つのファイルが同じディレクトリに保存されました。
• (.xlsb)ファイルのサイズを確認し、(.xlsx)形式と比較してサイズが削減されているかチェックします。

結果を見ると、(.xlsb)ファイルは1,666KBであるのに対し、(.xlsx)ファイルは3,191KBでした。ファイルサイズが大幅に削減されたことがわかります。

Excelバイナリブックのメリットとデメリット

(.xlsb)形式で保存する際は、他のすべてと同じように、バイナリ形式での保存にはメリットとデメリットがあることを念頭に置いておきましょう。

メリット

• Excelバイナリファイルは、(.xlsx)ファイルに比べて保存時に必要な容量が明らかに少なくなります。
• バイナリデータの読み込みは、テキスト(.xml)ファイルや(.xlsx)ファイルの解析よりも高速です。
• マクロやVBAコードが完全にサポートされます。

デメリット

• (.xlsb)形式ではリボンの変更ができません。(.xlsm)形式に変換してリボンを編集し、再度(.xlsb)に戻す必要があります。
• Excel 2003以前のバージョンとの互換性がありません。
• (.xlsb)はバイナリ形式であり、オープンな(.xml)、(.xlsx)、(.xlsm)ファイルとは異なります。そのため、環境によっては(.xlsb)ファイルが正常に動作しないことがあります。

バイナリ形式で保存する際は注意が必要です。メリットがデメリットを大きく上回る場合にのみ、この方法を採用しましょう。

2.2. 条件付き書式の確認

Excelの条件付き書式は、データを視覚化してワークシートを見やすくする便利な機能です。しかし、条件付き書式の適用時にミスをすることもあります。たとえば、シート全体や行・列のグループ全体に書式を適用してしまうケースです。こうしたミスを防ぐには、条件付き書式 > ルールの管理を開いて、各ルールの適用範囲(セル範囲)を確認しましょう。また、不要になった条件付き書式は、ワークシート全体からルールをクリアすることで解除できます。

2.3. Excel数式の最適化

ファイルサイズを直接削減するだけでなく、Excelの数式を最適化することで計算速度を向上させ、結果としてファイルサイズの削減につなげることもできます。主な方法を紹介します。

2.3.1. 揮発性関数の使用を避ける

Excelには7つの揮発性関数があります。RAND、NOW、TODAY、OFFSET、CELL、INDIRECT、INFOです。これらの関数は、ファイルに変更があるたびに再計算されます。ワークシートに揮発性関数が多いと計算が遅くなり、ファイルサイズも増大します。対策はシンプルで、揮発性関数の使用を避けることです。代替手段を以下に示します。

• OFFSET関数の代わりにINDEX関数を使用できます。
• 同一ワークシート内であれば、列番号(数字)を使ったINDEX関数でINDIRECT関数を置き換えられます。

NOW関数とTODAY関数には直接的な代替関数はありませんが、VBAコードで代用できます。

NOW関数の代わりには、以下を使用します。

Private Sub Workbook_Open ()

Range("A1"). Value = Time

End Sub

TODAY関数の代わりには、以下を使用します。

Private Sub Workbook_Open ()

Range("A1"). Value = Date

End Sub

• RAND関数は多くの場合不要ですが、新しい乱数が必要な場合はVBA関数で生成できます。

Private Sub Workbook_Open ()

Range("A1"). Value = Rnd ()

End Sub

• INFOとCELLはあまり一般的ではない関数で、システム・ブック・セルの状態情報を提供します。これらの代わりに、VBAでファイルパスやセルの色参照番号を取得できます。

2.3.2. ピボットテーブルやExcelテーブルを活用する

一連の数式を並べる代わりに、ピボットテーブルやExcelテーブルを使用すると、結果を効率的に表示できます。

2.3.3. 行や列全体を参照しない

SUMIFやVLOOKUPなどの関数は、デフォルトでは列や行全体を検索対象とします。データ全体を参照する代わりに、必要な範囲のセルだけを参照するようにしましょう。たとえば:

=SUMIF(A:A, $C4, B:B) の代わりに

=SUMIF(A1:A50, $C4, B1:B100) を使用します。

これにより、列Aの最初の50セルのみを参照するようになります。

2.3.4. 繰り返し計算を避ける

たとえば「=$A$3+$B$3」という数式を作成し、それを50個のセルにコピーしたとします。この場合、一意のセルは2つしかないにもかかわらず、セル参照の総数は100になります。しかし、C3に=A3+B3という数式を入力しておき、他の50個のセルでは単にC3を参照するようにすれば、参照数は50で済みます。以前の方法では100個の参照が必要だったところを、半分に削減できるのです。

2.4. 手動計算モードに切り替える

これはExcelでの計算を高速化するのに役立ちますが、大きなExcelファイルの場合、手動計算にすることがファイルサイズの削減にもつながることがあります。

2.5. ピボットテーブルのカスタマイズ

ピボットテーブルは、データを素早く確認したり概要を把握したりするために作成されます。しかし、もう使わなくなったピボットテーブルはファイルサイズを増大させる原因になります。今後の計算でピボットテーブルが必要ない場合は、以下の手順を実行しましょう。

• ソースデータをファイルと一緒に保存しないようにします。
• ピボットテーブルを右クリックし、ピボットテーブル オプションをクリックします。
• データタブで、「ソース データをファイルと共に保存」のチェックを外します。

2.6. 画像によるファイルサイズの削減

Excelワークシートに画像を追加すると、ファイルサイズが自動的に増大することがあります。画像のサイズは、Excelの外部またはExcel内で縮小できます。Excel内で行う場合は、画像を選択して右クリックし、サイズとプロパティを選択します。

ワークシートの右側に図の書式設定ウィンドウが開きます。ここで画像の高さと幅を手動で指定できます。

また、Excelの外部で画像を手動でリサイズすることも可能です。方法は多数あります。

ポイント: 画像の書式設定は、Excel内で行うよりもExcelの外部で行う方が良い習慣です。

3. ファイルを開かずにExcelファイルサイズを縮小する

必ずしもファイルを開いたりデータを削除したりする必要はありません。Excelでは、ファイルを開かずにサイズを削減することもできます。

3.1. ファイルのプロパティから圧縮する

Excelでの作業がすべて完了した後は、ファイルのプロパティからファイルサイズを圧縮するのが簡単です。これはWindowsの機能であり、Excel自体の機能ではありません。手順は以下の通りです。

• ファイルを右クリックします。
• 「プロパティ」を選択します。
• 「詳細設定」ボタンを選択します。
• 最後に「内容を圧縮してディスク領域を節約する」にチェックを入れ、「OK」を押します。

注意: ファイルのプロパティからのサイズ削減は、実際にはほとんど効果がないため、あまり推奨されません。ファイルの圧縮にはWinRARなどを使用する方が良いでしょう。

3.2. ZIP/RAR形式に圧縮する

多くのワープロ文書は、各種圧縮ツールを使用することで元のサイズの10%程度まで圧縮できます。ファイルを圧縮して共有するのは良い習慣です。ファイルサイズが削減されるだけでなく、ウイルスからファイルを保護する効果もあります。ここではWinRARを使用してファイルを圧縮します。手順は以下の通りです。

• ファイルを右クリックします。
• 「圧縮ファイルに追加」を押します。
• ダイアログボックスが表示されるので、アーカイブ形式としてRAR/ZIPを選択します。

まとめ

ほとんどの人にとって、小さなサイズのファイルの方が共有しやすいものです。この記事で紹介したように、ファイルサイズを削減する方法は数多くあります。ファイルの圧縮は、Excelの計算速度の向上にも役立ちます。これらのテクニックは、単独でも組み合わせても活用でき、目的に応じて使い分けることで効果的にファイルサイズを削減できます。

関連記事

• ExcelファイルをZIP形式にする方法(3つの簡単な方法)
• マクロでExcelファイルのサイズを削減する方法(11の簡単な方法)
• [解決済み] Excelファイルが理由なく大きすぎる場合の対処法(10の解決策)
• Excelファイルが大きくなる原因は?(7つの理由と解決策)