大きな Excel ファイルのサイズを 40 ～ 60% 削減 (3 つの実証済みの方法)

転送に膨大な時間がかかるため、大きなファイルの処理は重要です。大きなファイルを開くのに時間がかかりすぎます。大きなファイルに何らかの変更を加えると、更新に時間がかかります。そのため、ファイル サイズを小さくすることが重要です。この記事では、Excel ファイルのサイズを縮小/圧縮する方法について説明します。 .それを行うには多くの方法があります。ここで最適なオプションを選択します。

分析では、スーパーストアの売上のサンプル データを使用します。サンプルは、このリンク https://community.tableau.com/docs/DOC-1236 からダウンロードされました。

このサンプルの元のファイル サイズは 3,191 KB です .

大きな Excel ファイル サイズを縮小/圧縮する 3 つの方法

このセクションでは、大きな Excel ファイル サイズを縮小/圧縮するための 3 つの実証済みの方法について説明します。今すぐチェックしましょう!

1.ファイルサイズを減らすためにデータを削除する

データまたはフォーマットを削除する以外に選択肢がない場合がいくつかあります。ここでは、それらについて説明します。

1.1. Excel での空白セルの削除/クリア

Excel ワークブックでタスクを完了した後、ワークブックで役に立たない未使用のセルが非常に多くなります。これらの未使用のセルで誤ってフォーマットを行うと、実際にファイルサイズが大きくなることがあります。これらの空白セルからフォーマットを削除すると、ファイル サイズが小さくなります。

• 空白のセル全体を選択するには、CTRL+Shift+ ↓+ → をクリックします。 一緒。矢印記号は、コマンドを配置する場所を示しています。

• 空白のセルを選択した後、ホームで クリア のタブ option press すべてクリア。 これにより、セルがクリアされます.

それを行う別の方法があります。

• ホームで タブで 検索と選択 を押します Go To Special を押します。

• 開きます スペシャルに移動 ダイアログボックス。そのボックスで ブランク にチェックを入れます OK を押します。 これにより、Excel ワークブックの空白の領域が自動的に検出されます。この後、前に行ったように空白のセルをクリアします。

続きを読む: データを削除せずに Excel ファイルのサイズを縮小する方法 (9 つの簡単なヒント)

1.2.不要な非表示セルを確認して削除

不要な非表示セルが原因で、Excel ファイルが大きくなることがあります。作業中の Excel ワークシートの一部の行または列を誤って非表示にする場合があります。突然、ファイルに不要な隠し要素が含まれていることに気付きました。できることは、Excel ワークシートの行と列を再表示して、それらが必要かどうかを確認することだけです。不要な場合は、すべて削除してください。

続きを読む: 電子メール用に Excel ファイルを圧縮する方法 (13 の簡単な方法)

2.データを削除せずにファイル サイズを縮小

Excel ファイルのサイズを小さくするために、ファイル データや書式設定を削除する必要がない場合があります。いくつかのテクニックを適用するだけで、ファイル サイズを縮小できます。

2.1.ファイルを Excel バイナリ形式で保存する

から Excel ファイルを保存しています (.xlsx ) 形式から Excel バイナリ形式 (.xlsb) ) ファイルのサイズが約 40% 縮小されます .これは、ファイル サイズを縮小する最も簡単で効率的な方法です。手順は以下のとおりです。

• まず、サンプルの Excel ファイルを (.xlsx) に保存します。 ) 形式で特定のフォルダーに保存します。

• 次に、同じファイルを (.xlsb) に保存します。 ) 形式で、以前のファイル (.xlsx) を保存したのと同じフォルダーに ) 形式のファイル。

• これで、2 つのファイルが同じディレクトリに保存されました。
• ここで、(.xlsb のファイル サイズを確認します) ) ファイルを開き、(.xlsx と比較します) ) 縮小されているかどうかに関係なく、フォーマットします。

(.xlsb が表示されます ) ファイルには 1,666 KB が含まれます (.xlsx ) ファイルには 3,191 KB が含まれています .そのため、ファイル サイズが大幅に縮小されます。

Excel バイナリ ブックの長所と短所

(.xlsb でファイルを保存するとき ) 形式ですが、すべての場合と同様に、Excel ワークブックをバイナリ形式で保存することには、いくつかの長所と短所があることに注意してください。

長所

• Excel バイナリ ファイルは、(.xlsx よりも保存時に使用するスペースが著しく少なくなります。 ) ファイル。
• バイナリ データの読み込みは、テキスト (.xml) の解析よりも高速です ) ファイルまたは (.xlsx ) ファイル。
• マクロ、VBA コードは完全にサポートされています。

短所

• リボンの変更は許可されていません (.xlsb ) フォーマット。元に戻す必要があります
• (.xlsm )
• 、リボンに変更を加えてから (.xlsb) に戻ります ).
• Excel 2003 とは互換性がありません および以前のバージョン
• (.xlsb ）はバイナリ ファイル形式であり、オープン ファイル（.xml）とは異なります。 )、(.xlsx )、および (.xlsm ) ファイル。そのため、(.xlsb) が表示されないことがよくあります。 ) ファイルはどこでも機能します。

そのため、ファイルをバイナリ形式で保存するときは注意してください。それが提供する利点が欠点よりもはるかに大きい場合、確かにこれを行うことができます.

続きを読む: 100MB 以上の Excel ファイルを圧縮する方法 (7 つの便利な方法)

2.2.条件付き書式の確認

Excel では、条件付き書式 データを視覚化し、ワークシートを理解しやすくします。しかし、条件付き書式を適用する際に間違いを犯すことがあります。シート全体、または行または列のグループ全体に書式を適用することがあります。間違いを最小限に抑えるには、条件付き書式> ルールの管理 に移動します 各ルールのセル範囲を確認します。繰り返しになりますが、何らかの方法で Excel ワークブックに条件付き書式を適用し、ワークシート全体からルールをクリアして条件付き書式を元に戻す必要がないことに突然気付いた場合です。

続きを読む: 大きな Excel ファイル サイズの原因を特定する方法

2.3. Excel 数式の最適化

ファイル サイズを直接縮小することとは別に、Excel の数式を最適化して計算を高速化し、ファイル サイズを縮小することができます。方法はたくさんあります。

2.3.1.揮発性フォーミュラの使用を避ける

Excel には、RAND である 7 つの揮発性関数があります。 、今 、今日 、オフセット 、セル 、間接 、情報 .これらの数式は、Excel ファイルに変更があるたびに再計算されます。ワークシートに多くの揮発性の数式がある場合、計算が遅くなるため、ファイル サイズが大きくなります。したがって、解決策は簡単です。揮発性の数式の使用は避ける必要があります。揮発性の式にはいくつかの代替手段があります。それらは以下に与えられます

• オフセットの代わりに 関数、INDEX を使用できます .
• ワークシート内 INDEX 関数は、INDIRECT の代わりに文字ではなく列番号を使用して使用できます 関数。
• 今に代わるものはありません そして今日 機能。しかし VBA コードを使用してそれらを置き換えることができます。

今のように 関数、使用できます-

Private Sub Workbook_Open ()

Range("A1"). Value = Time

End Sub

今日 使える機能

Private Sub Workbook_Open ()

Range("A1"). Value = Date

End Sub

• ランド ほとんどの場合、関数は必要ありません。ただし、新しい乱数が必要な場合は、VBA を使用できます

Private Sub Workbook_Open ()

Range("A1"). Value = Rnd ()

End Sub

• 情報 とセル 特に一般的な式ではありません。これらは、システム、ワークブック、およびセルのステータス情報を提供します。それらを使用する代わりに、VBA を使用してファイル パスまたはセルの色の参照番号を使用できます。 .

2.3.2.ピボット テーブルまたは Excel テーブルを使用する

ピボット テーブルまたは Excel テーブルを使用した一連の数式の代わりに、結果を表示する効率的な方法です

2.3.3.行全体または列全体を参照しない

SUMIF または VLOOKUP 関数は、列全体または行全体でデータを探します。データ全体を参照する代わりに、必要に応じていくつかのセルのみを参照できます。いいね-

=SUMIF (A:A, $C4, B:B) を使用する代わりに

=SUMIF (A1:A50, $C4, B1:B100) を使用できます

ここでは、最初の を参照しています。 50 列 A のセル .

2.3.4.計算の繰り返しを避ける

「=$A$3+$B$3」を含む数式があるとします。 」、そしてその数式を 50 個のセルにコピーします。ここでは、一意のセルの数が 2 つだけであるにもかかわらず、セル参照の総数は 100 です。しかしもし C3 =A3+B3 という式があります 、セル C3 を参照するだけで、他の 50 個のセルでそれらを更新したい これらの 50 個のセルでは、実際に 50 個の参照を作成できますが、以前の参照では 100 個のセルが必要でした。

続きを読む: ピボット テーブルを使用して Excel ファイルのサイズを縮小する方法

2.4. Commanding Excel Manual Calculation

This actually helps you to calculate faster in Excel. But sometimes in large Excel files doing manual calculations can also help you to reduce your file size.

2.5. Customizing Pivot Tables

Pivot Tables are created for quickly checking data or gaining an overview. These pivot tables may increase your file size if you don’t need them anymore. If you don’t require your pivot tables in your next calculations, you can do the following steps.

• Don’t save the source data with the file.
• Right-click on the Pivot Table and then click on Pivot Table Options .
• On the Data tab remove the tick from ‘Save source data with file

2.6. Reduce Excel File Size with Pictures

Sometimes when you add pictures to an Excel worksheet the file size of Excel automatically increases. You can reduce the size of the picture outside Excel or within Excel. If you want to do it within Excel, select the picture and right click on the mouse button, and select Size and Properties .

A Format Picture window will open up on the right side of the Excel worksheet. Now you can manually select the height and width of your picture.

You can manually resize your picture outside of Excel. There are so many procedures for doing that.

注: Formatting pictures outside of Excel is a good practice rather than formatting pictures within Excel.

Read More: How to Reduce Excel File Size with Pictures (2 Easy Ways)

3. Reduce Excel File Size Without Opening

It is not always necessary to open the file or delete the file data. Excel allows you to reduce the file size without even opening the file.

3.1. Formatting File from File Properties

After doing all the tasks in Excel it’s easier to compact the size of an Excel file from file properties. It’s a windows feature and is not directly related to Excel.手順は以下のとおりです。

• Right-click on the file.
• Select Properties.
• Next Select the Advanced button.
• Finally, select “compress contents to save disk space” and press OK.

Note: It’s not a good practice to reduce the size of the Excel file from file properties as the size is hardly reduced. It is better to use WinRAR for file compressing.

Read More: How to Reduce Excel File Size Without Opening (with Easy Steps)

3.2. Compress Excel File to ZIP/RAR

Many words processing documents can be compressed to 10 percent of their original size by using different compressed tools. It`s a good practice to share files by compressing them. It not only reduces the file size but also makes the file secure from viruses. Here we will be using WinRAR to compress the file.手順は以下のとおりです。

• Right-click on your file.
• Press Add to archive .
• A dialogue box will come up to choose RAR/ZIP as an Archive format .

• A dialogue box will come up to choose RAR/ZIP as an Archive format .

Read More: How to Compress Excel File to Zip (2 Suitable Ways)

結論

Most people find it easy to share small-sized files. As we can see there are many methods of doing that. Compressing file size also makes it easy for speeding up the excel calculation. We can use these techniques separately or together to reduce our file size.

関連記事

• How to Zip an Excel File (3 Easy Ways)
• Reduce Excel File Size with Macro (11 Easy Ways)
• [Fixed!] Excel File Too Large for No Reason (10 Possible Solutions)
• Why Is My Excel File So Large? (7 Reasons with Solutions)