Wordの「文書の比較」と「文書の結合」機能で文書の違いを確認・統合する方法

Wordには、ほとんどの人に使われていないものの、非常に便利な機能が2つあります。それが「文書の比較(Compare Documents)」と「文書の結合(Combine Documents)」です。名前の通り、2つのWord文書を互いに比較したり、2つを1つにまとめたりできる機能です。

では、どんな場面で役立つのでしょうか?例えば、何年もかけて履歴書のバージョンが20個も保存されているという人は少なくないはずです。特定の企業に応募する際に特定のスキルを強調するために少し手を加えたり、内容を追加して新しいコピーとして保存したりすることはよくあることです。

最新の履歴書と古いバージョンとの違いを素早く確認できれば、「最新版に追加すべきものはないか」「むしろ削除したほうがよいものはないか」がひと目でわかります。この記事では、これら2つの機能を使って、2つの文書の違いを素早く見つけ、必要に応じて1つに統合する方法をご紹介します。

文書の比較・結合の基本操作

ここでは、2007年に作成した古い履歴書と、2013年に更新した最新版の違いを確認する例を見ていきましょう。まずWordを開き、「校閲」タブをクリックして、「比較」を選択します。

すると「文書の比較」ダイアログボックスが表示されるので、「元の文書」と「変更された文書」をそれぞれ指定します。

ダイアログの下部には多数の比較設定が並んでいますが、初期状態のまますべてチェックを入れておけば問題ありません。また、デフォルトでは変更内容が「新しい文書」として表示される設定になっているため、元の文書や変更後の文書を直接書き換える心配もありません。

実行すると、いくつかのセクションに分かれた新しい文書が開きます。左端にはスクロール可能な変更履歴の一覧、中央にはすべての変更が反映された統合文書、右側には元の2つの文書が並んで表示されます。それぞれ詳しく見ていきましょう。

左側の一覧には、挿入や削除などの変更履歴が作成者名付きで一覧表示されます。任意の見出し(「○○ 挿入」や「○○ 削除」など)をダブルクリックすると、カーソルが文書内の該当位置へジャンプするので、変更箇所への移動がとてもスムーズです。

中央の画面では、変更箇所が色分けされて表示されます。デフォルトでは、取り消し線が引かれた部分が削除された内容、赤字+下線の部分が追加された内容です。さらに緑色で表示される部分は移動された箇所で、移動元には二重取り消し線の緑、移動先には二重下線の緑が付きます。

右側には、上に元の文書、下に変更後の文書が表示されます。上の文書をスクロールすると下の文書も連動して動き、常に同期された状態で比較できます。もちろん、下の文書だけを個別にスクロールすることも可能です。

吹き出し表示に切り替える

この表示に加えて、右側のペインからソース文書を非表示にし、吹き出しで変更内容を確認することもできます。「比較」ボタンを再度クリックし、「ソース文書」から「ソース文書を隠す」を選択してください。

次に、変更履歴グループの表示オプション(Show Markup)をクリックし、「吹き出し」から「吹き出しに変更履歴を表示する」を選択します。

すると、文書の右側に変更箇所から線が伸びる吹き出し形式ですべての変更履歴が表示されます。変更箇所が多い場合、こちらの表示方法の方が全体を把握しやすくなります。

変更を承認・拒否して統合する

単に2つの文書の違いを確認したいだけであれば、これ以上の操作は不要です。しかし、2つの文書をもとに最終的な文書を作りたい場合は、任意の変更箇所を右クリックして「変更履歴の承諾」または「変更履歴の拒否」を選択しましょう。

作業が完了したら、変更を反映した新しい文書を保存します。

「文書の結合」機能は、「文書の比較」とほぼ同じ操作です。「比較」ドロップダウンから「結合」を選ぶと同じダイアログが表示されるので、元の文書と変更された文書を指定します。

その後の画面レイアウトも同じで、中央に統合された変更内容が表示されます。取り消し線は削除、赤字の下線は追加、緑色は移動を意味する点も共通です。各変更箇所を右クリックして承諾するか拒否するかを選び、完了したら新しい統合文書を保存しましょう。

覚えておくと便利なポイント

• 比較ダイアログの「変更履歴の表示場所」では、結果を「元の文書」「変更された文書」「新しい文書」のどれに表示するかを選択できます。
• 「法的な黒線(Legal blackline)」オプションにチェックを入れると、契約書などの法務文書向けに、承認・拒否の操作なしで純粋な差分のみを表示できます。
• この機能はWord 2010以降およびMicrosoft 365のWordで利用できます。

このように、これらの機能は同じ文書の複数バージョンを管理しているときや、複数人で1つのWord文書を編集していて、複数のファイルを1つにまとめたいときに非常に便利です。ご不明な点があれば、ぜひコメントでお知らせください。