Word文書の編集を制限する方法｜パスワード保護・読み取り専用設定も解説

Microsoft Wordには、文書の作成や編集に役立つ多彩な機能が標準搭載されています。その中の一つが「編集の制限」機能です。この機能を有効にすると、他のユーザーが文書の内容を削除・追加できなくなり、文書を意図した状態のまま保護できます。

文書に制限をかける方法はいくつかあり、状況に応じて適切なものを選択できます。例えば、書式を勝手に変更されたくない場合は、書式の制限だけを有効にすることも可能です。

Wordで編集を制限する方法

既存の文書でも新しく作成した文書でも、Wordで開ける文書であれば編集制限をかけることができます。

1. 文書をダブルクリックして、Wordアプリで開きます。
2. 画面上部の「校閲」タブをクリックします。
3. 「保護」をクリックし、「編集の制限」を選択します。

4. 画面右側に新しい作業ウィンドウが表示され、ここで各種制限を設定できます。まず「書式設定を制限する」にチェックを入れ、「設定」をクリックします。

5. ダイアログボックスが開きます。ここで、文書に許可する書式スタイルを指定できます。残したいスタイルにチェックを入れましょう。
   
   「すべて」をクリックすれば全書式を許可、「なし」をクリックすればすべて解除できます。最後に「OK」をクリックして変更を保存します。

6. 次に編集に関する制限を設定します。「次の種類の編集のみを許可する」にチェックを入れ、ドロップダウンメニューから4つのオプションのいずれかを選択します。
   
   すべての変更を禁止したい場合は、「変更不可（読み取り専用）」を選びます。

7. Wordには、制限がかかった文書でも特定のユーザーにだけ編集を許可する機能があります。利用するには、選択したユーザーに編集させたい文書の範囲を先に選択しておきます。
8. 右側ペインの「例外（省略可能）」にある「ユーザーの追加」をクリックし、編集を許可するユーザーを選択します。

9. 編集を許可したいユーザー名を入力し、「OK」をクリックします。

10. 右側ペインで、追加したばかりのユーザー名にチェックを入れます。
11. 「はい、保護を開始します」をクリックして、文書への制限を適用します。

12. 保護用のパスワード入力を求められます。このパスワードは、後で編集制限を解除する際に必要になるので忘れないようにしましょう。強力なパスワードを入力して「OK」をクリックします。

制限適用後に誰かが文書を変更しようとすると、Wordがそれをブロックし、画面下部に「文書は保護されています」という旨のメッセージが表示されます。

編集可能な部分を見つける方法

制限のかかった文書を受け取ったものの、一部は編集できるはずだと分かっている場合もあります。そんなとき、Wordでは編集可能な領域を簡単に見つけられます。

1. 文書をWordアプリで開きます。
2. 画面上部の「校閲」タブをクリックします。
3. 「保護」を選択し、「編集の制限」を選びます。

4. 画面に以下の3つのオプションが表示されます。
   
   「編集可能な次の領域を検索」 – 文書内の次の編集可能な部分へ移動します。
   
   「編集可能なすべての領域を表示」 – 文書内で編集できるすべての部分を一覧表示します。
   
   「編集可能な領域を強調表示する」 – チェックを入れると、編集可能なすべての箇所がハイライト表示されます。

5. これで編集可能な領域に対して自由に変更を加えられます。

Wordで編集制限を解除する方法

編集制限が不要になった場合は、制限をかけたときと同じ手順で解除できます。

1. 制限された文書をWordアプリで開きます。
2. 画面上部の「校閲」をクリックします。
3. 「保護」を選択し、「編集の制限」を選びます。

4. 右側ペインの一番下にある「保護の停止」をクリックすると、文書から制限を解除できます。

5. パスワードの入力を求められるので、設定時のパスワードを入力して「OK」をクリックします。

6. これで制限が解除され、文書を自由に編集できるようになります。

パスワード＋読み取り専用モードで編集を制限する方法

上記の「編集の制限」機能は便利ですが、やや手順が多く、十数ステップを踏む必要があります。

もう一つの方法が、文書をパスワードで保護するやり方です。パスワードを設定すると、文書を開くたびにパスワードの入力を求められます。さらに読み取り専用モードと組み合わせれば、正しいパスワードを入力しても「この文書は読み取り専用です」という通知が表示されるようになります。

1. 文書をWordアプリで開きます。
2. 画面上部の「ファイル」メニューをクリックします。
3. 左側のサイドバーにいくつかの項目が表示されるので、「情報」をクリックして情報パネルを開きます。

4. 「文書の保護」の下にある小さな下向き矢印アイコンをクリックします。

5. 表示されたオプションから「常に読み取り専用で開く」を選択します。

6. 以降、この文書は常に読み取り専用モードで開かれるようになります。画面に確認メッセージが表示されます。

7. 次に、文書をパスワードでロックします。「文書の保護」をクリックし、「パスワードを使用して暗号化」を選択します。

8. 文書を保護するためのパスワードを入力して「OK」をクリックします。

9. 確認のため、もう一度同じパスワードの入力を求められるので、入力して「OK」を押します。

10. これで文書はパスワードで保護され、正しいパスワードを入力しないと開けなくなります。
11. 保護を無効にしたい場合は、同じ「情報」メニューに戻り、「文書の保護」をクリックして「常に読み取り専用で開く」を選択します。

12. 再度「文書の保護」をクリックし、「パスワードを使用して暗号化」を選択します。

13. 「パスワード」欄の内容をすべて削除して「OK」をクリックすると、文書からパスワード保護が解除されます。

「最終版としてマーク」で編集を抑制する方法

Wordには、文書を最終版としてマークする機能もあります。この設定を行うと、その文書が最終バージョンであるとみなされ、以降の変更は推奨されなくなります。

ユーザーが文書を開くと、「この文書は最終版としてマークされています」という警告が表示されます。それでも編集したい場合は、専用のボタンをクリックして続行できます。

ただしこのオプションは、あくまで編集を控えるよう促すものであり、実際に編集をブロックするわけではない点に注意してください。

1. 文書をWordで開いた状態で、画面上部の「ファイル」をクリックします。
2. 左側のサイドバーから「情報」を選択します。

3. 右側のメニューで「文書の保護」をクリックし、「最終版としてマーク」を選択します。

4. 文書が最終版としてマークされ、保存されるという確認メッセージが表示されるので、「OK」をクリックします。

5. 続いて、最終版としてマークすることの意味を説明するダイアログが表示されます。「OK」をクリックして続行します。

6. 次回文書を開くと、「この文書は最終版です」というメッセージが表示されます。編集が必要な場合は、「編集を続行」ボタンをクリックしましょう。

7. 最終版のタグを外したい場合は、同じ「情報」メニューに戻り、「文書の保護」をクリックして「最終版としてマーク」を選択します。

Wordを使わずに文書の編集を無効にする方法

何らかの理由でWordの機能を使いたくない場合は、Wordを介さない方法もあります。エクスプローラーの機能を使って、ファイル自体を読み取り専用にするやり方です。

1. エクスプローラーで対象のWord文書を見つけます（このとき開かないでください）。
2. ファイルを右クリックし、「プロパティ」を選択します。

3. まだ「全般」タブが表示されていない場合は、上部のタブから選択します。
4. 「読み取り専用」というチェックボックスがあるので、チェックを入れて「適用」、続いて「OK」をクリックします。

これでファイルが読み取り専用になり、閲覧はできるものの、編集はできない状態になります。

あなたはWord文書で編集制限を活用していますか？もしそうなら、どの方法を使っているか、ぜひ下のコメント欄でお知らせください。