Wordのレビュー機能で変更履歴を追跡する方法【承認・コメント・比較まで完全解説】

Microsoft Wordには、文書内の変更を記録・管理できる「レビュー機能(変更履歴)」が搭載されています。本ガイドでは、Wordのレビュー機能や変更履歴(Track Changes)の使い方を、初心者にも分かりやすく詳しく解説します。

Wordのレビュー機能と変更履歴機能とは

レビュー機能は複数のステップに分けて説明します。それぞれの使い方と活用シーンを見ていきましょう。

1. 変更履歴の有効化
2. 校閲とコメントの追加
3. 変更内容の表示
4. 変更の承認と却下
5. 文書の最終化
6. 複数文書のコメントと変更を1つに結合
7. 変更履歴なしで2つの文書を比較

文書の結合と比較は補助的な機能ですが、状況によっては非常に便利です。

1] 変更履歴の有効化

文書を校閲に出す前に、必ず変更履歴機能を有効にしておきましょう。有効にすると、校閲者が行った変更はすべてその人の名前付きで記録され、別の人がそれらを承認または却下できるようになります。さらに、変更履歴をロックして誰にも無効化できないようにすることも可能です。両方の手順を紹介します。

• 文書が校閲できる状態になっていることを確認します。
• 文書を開き、「レビュー」タブ > 「変更履歴」をクリックし、続けて「変更履歴」メニューをもう一度クリックします。
• 有効になると、ボタンの背景がグレー表示になります。
• 次に「変更履歴のロック」をクリックしてパスワードを入力し、確認して「OK」を押します。
• 以降、同じパスワードで解除しない限り、自分も他の人も変更履歴を無効化できなくなります。

注意: パスワードを紛失または忘れた場合、Microsoftでも復旧できません。文書に関連付けて必ずメモしておきましょう。

2] 校閲とコメントの追加

この設定以降、文書がどこで共有・編集されても、加えられた変更はすべて自動的に記録されます。変更は次のように表示されます。

• 削除された部分は取り消し線で表示
• 追加された部分は下線で表示
• 作成者ごとに異なる色が自動的に割り当てられる
• 段落や語句を選択してコメントボタンをクリックすると、コメントを追加できる

該当行や段落の横に赤い縦線が表示され、変更箇所を簡単に識別できます。この線をクリックすると、すべての変更とコメントが一覧表示されます。また、「変更履歴」セクション右下の矢印をクリックすると、表示色をカスタマイズすることも可能です。

注: 変更履歴をオフにしても、色付きの下線や取り消し線は文書内に表示されたままになります。

3] 変更内容の表示

校閲が終わって文書が戻ってきたら、すべての変更とコメントを確認する必要があります。「レビュー」>「変更履歴」>「表示方法」から表示形式を切り替えられます。

• 「レビュー」>「変更履歴」で、「簡易表示」から「すべてのマークアップ」に変更します。
• 「マークアップなし」を選ぶと、最終版の状態だけが表示されます。
• 「元」を選ぶと、変更が加えられる前の元の文書を確認できます。

4] 変更の承認と却下

変更内容に問題がなければ「承認」をクリックして次へ進みます。気に入らない場合は「却下」をクリックすれば、変更前のリビジョンに戻せます。差分は下線で表示されます。以下の一括操作も利用できます。

• 文書内のすべての変更を承認
• 文書内のすべての変更を却下

コメントセクションでは、すべてのコメント間をスムーズに移動できます。コメントへの返信、対応完了後の「完了」マーク付け、不要になったコメントの削除なども行えます。

5] 文書の最終化

すべての作業が完了したら、以下の手順で表示中のマークアップやコメントを取り除き、きれいな最終版を作成しましょう。

• 「コメント」>「削除」>「文書内のすべてのコメントを削除」でコメントを一括削除
• 「すべての変更を承認」をクリックし、変更履歴の記録を停止
• 変更履歴がロックされている場合は、パスワードの入力を求められることがあります

以上で、Word文書のレビュー作業は完了です。ただし、このガイドではさらに2つの便利な機能も紹介します。状況によっては大変役立つので、ぜひ覚えておきましょう。

6] 複数文書のコメントと変更を1つの文書に結合

複数のユーザーに文書を校閲してもらった場合、それぞれの修正内容を1つの最終文書にまとめて確認できます。

1. 新しい空白のWord文書を開き、「レビュー」>「比較」>「結合」を選択します。
2. 2つの文書を指定します。左側に元の文書、右側に編集済みの文書を選びます。
3. 「OK」をクリックし、残りの文書に対しても同じ操作を繰り返します。

各作成者による変更は異なる色で表示されます。作成者ごとに絞り込みたい場合は、「変更履歴の表示」>「特定のユーザー」をクリックし、不要な作成者のチェックを外してください。

この操作を行う際は、「文書保護」機能を使って作成者をロックし、編集制限を設定しておくと安心です。文書が共有フォルダなどに置かれている場合に特に有効です。

7] 変更履歴なしで2つの文書を比較

最後に、変更履歴を有効にしないまま編集されてしまった場合は、「比較」ツールを使えば差分を自動検出できます。

1. 空白の文書を開き、「レビュー」>「比較」ボタン>「比較」をクリックします。
2. ダイアログボックスが表示されるので、元の文書、修正後の文書、作成者名などを指定します。
3. コメント、ヘッダー、フッター、表などを比較対象に含めることも可能です。

以上、Microsoft Wordのレビュー機能を使った変更履歴の追跡、コメント、比較の方法を解説しました。文書を複数の段階で校閲する企業にとって、非常に強力なツールとなるでしょう。

このガイドが分かりやすく、実践しやすいものであったなら幸いです。