【Word】変更履歴機能を使って変更やコメントを追跡・管理する方法

Microsoft Wordの「変更履歴」機能は、ドキュメントに対して行われた変更やコメントを記録・追跡するための便利なツールです。共同編集時に誰がどこを修正したのかをひと目で確認でき、編集内容の承認や取り消しも簡単に行えます。

リボンの「校閲」タブにある「変更」グループには、主に以下のボタンが用意されています。

• 承諾(Accept)
• 却下と次へ移動(Reject and Move to Next)
• 前の変更(Previous)
• 次の変更(Next)

Wordの「変更履歴」とは

変更履歴機能を使うと、追跡された変更やコメントに対して、承諾・取り消し・移動といった操作を行えます。各ボタンの役割は以下のとおりです。

• 承諾:変更を受け入れて文書に反映し、次の変更へ移動します。
• 却下と次へ移動:変更を取り消して元の状態に戻し、次の変更へ移動します。
• 前の変更:前の変更箇所へジャンプします。
• 次の変更:次の変更箇所へジャンプします。

このチュートリアルでは、以下の3つの操作方法を順番に解説します。

1. 「承諾」機能の使い方
2. 「却下と次へ移動」機能の使い方
3. 「前の変更」「次の変更」機能の使い方

1.「承諾」機能の使い方

まず、変更履歴として記録された赤い下線や取り消し線が引かれた部分にカーソルを合わせます。

次に、「校閲」タブの「変更」グループにある「承諾」ボタンをクリックします。

ドロップダウンリストが表示されるので、目的に応じたオプションを選択しましょう。

• 承諾して次へ移動:現在の変更を1つだけ受け入れ、次の変更箇所へ移動します。
• この変更を承諾:次の変更へ移動せずに、カーソル位置の変更のみを受け入れます。
• ドキュメント内のすべての変更を承諾:文書全体のすべての変更を一括で受け入れます。
• すべての変更を承諾して変更履歴の記録を停止:すべての変更を受け入れたうえで、「変更履歴」の記録をオフにします。

2.「却下と次へ移動」機能の使い方

「却下と次へ移動」ボタンをクリックすると、こちらも同様に複数のオプションが表示されます。

• 却下して次へ移動:現在の変更を取り消し、次の変更箇所へ移動します。
• 変更を却下:次の変更へ移動せずに、カーソル位置の変更のみを取り消します。
• ドキュメント内のすべての変更を却下:文書全体のすべての変更を一括で取り消します。
• すべての変更を却下して変更履歴の記録を停止:すべての変更を取り消したうえで、「変更履歴」の記録をオフにします。

3.「前の変更」「次の変更」機能の使い方

「前の変更」ボタンと「次の変更」ボタンは、文書内の変更箇所を順番に移動するためのナビゲーションボタンです。長い文書でも、変更された箇所をひとつずつ確認しながら作業を進められます。

これらの機能を使いこなすことで、複数人での文書校正やレビュー作業が格段にスムーズになります。

このチュートリアルで、Wordの変更履歴機能の基本的な使い方をご理解いただけたなら幸いです。

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