Excelの変更履歴機能の使い方｜有効化から変更の承認・拒否まで徹底解説
チームメンバーにExcelワークシートのレビューを依頼する前に、あらかじめ共有ブックの「変更履歴」機能をオンにしておきましょう。従来型の変更履歴機能を使えば、誰がどのような変更を行ったのかがひと目でわかります。チームによるレビューが完了したら、元のデータと修正後のデータを比較し、変更を承諾するか拒否するかを選択。最後に変更履歴機能をオフにして、ドキュメントを確定します。
この記事の手順は、Excel for Microsoft 365、Excel 2019、Excel 2016に対応しています。
Excelで変更履歴は使える？
チームメンバーにExcelブックのレビューや編集をしてもらいたい場合、選択肢は2つあります。チーム全員がExcel for Microsoft 365を使用しているなら、「共同編集」機能を使うのが最も手軽でスピーディーな方法です。一方、変更内容についてより詳細な情報が必要な場合や、チームメンバーが旧バージョンのExcelを使っている場合は、従来型の「変更履歴」機能を利用しましょう。
実は、Excel for Microsoft 365やExcel 2019では、リボン上に変更履歴のオプションが表示されません。「変更履歴」のコマンドが標準で表示されるのは、Excel 2016以前のバージョンの「校閲」タブだけです。新しいバージョンでも機能自体は利用可能ですが、自分でコマンドを追加して「校閲」タブに新しいグループを作成する必要があります。
Microsoftは、共有ブックの後継となる「共同編集」機能の使用を推奨しています。共同編集では、他のユーザーが行った変更をリアルタイムで確認でき、編集者ごとに異なる色で変更箇所が表示されることもあります。ただし、共同編集には変更履歴の記録機能がなく、変更を拒否して元のデータに戻すこともできません。また、共同編集はMicrosoft 365サブスクリプションでのみ利用可能です。
新しいバージョンのExcelで変更履歴を有効にする
Windows版のExcelで従来型の変更履歴機能を有効にする手順は以下の通りです。
「ファイル」タブを開き、「オプション」を選択します。
「Excelのオプション」ダイアログボックスで「リボンのユーザー設定」を選択します。
「コマンドの選択」のドロップダウン矢印をクリックし、「すべてのコマンド」を選びます。
「リボンのユーザー設定」のドロップダウン矢印をクリックし、「メインタブ」を選択します。
「校閲」カテゴリを展開して選択（ハイライト）します。
「新しいグループ」を選択します。
「新しいグループ」が選択された状態になっていることを確認し、「名前の変更」をクリックします。
「名前の変更」ダイアログボックスにグループの表示名を入力します。たとえば「変更履歴」などと入力しましょう。
「OK」を選択して変更を適用し、ダイアログボックスを閉じます。
「Excelのオプション」ダイアログボックスの「すべてのコマンド」一覧から、以下のコマンドをそれぞれ選択します。
- ブックの比較と統合 (レガシー)
- 共有の保護 (レガシー)
- ブックの共有 (レガシー)
- 変更履歴の記録 (レガシー)
各コマンドを選択したら、「追加」をクリックして「校閲」タブに追加します。
「OK」を選択して変更を適用し、「Excelのオプション」ダイアログボックスを閉じます。
作成した新しいグループ内に、4つの変更履歴関連コマンドが「校閲」タブに表示されます。
Excelで変更履歴をオンにする方法
ワークシートへのデータ入力がすべて完了したら、Excelブックをレビュー用に公開する前に、必ず変更履歴機能をオンにしておきましょう。
「校閲」タブを開き、「変更履歴」＞「変更履歴の表示」を選択します。
「変更履歴の表示」ダイアログボックスで、「編集時に変更履歴を記録する」チェックボックスにチェックを入れます。
「時期」チェックボックスにチェックを入れ、「すべて」に設定します。
「ユーザー」チェックボックスにチェックを入れ、「全員」に設定します。
「画面上に変更箇所を表示する」チェックボックスにチェックを入れます。
「OK」を選択します。
「校閲」タブで「ブックの共有」を選択します。
「ブックの共有」ダイアログボックスの「編集」タブで、「新しい共同編集エクスペリエンスの代わりに、以前の共有ブック機能を使用する」チェックボックスにチェックを入れます。
「OK」を選択します。
「校閲」タブで「共有ブックの保護」を選択します。
「共有ブックの保護」ダイアログボックスで、「変更履歴を含めて共有する」チェックボックスにチェックを入れます。
「OK」を選択します。
ブックを共有する
共有ブックのレビュー準備が整ったら、チームメンバーがアクセスできる場所にファイルをアップロードしましょう。たとえば、SharePointサイト、OneDriveフォルダ、Dropboxなどが便利です。
なお、変更履歴機能はテーブル（表として書式設定された範囲）を含むブックでは使用できません。テーブルは事前に通常のセル範囲へ変換しておく必要があります。
アップロードが完了したら、ファイルのレビュー準備ができたことをチームメンバーに伝えましょう。Excelの「共有」機能を使うのがひとつの方法です。
全員がアクセスできる共有スペースを用意できない場合は、ブックファイルを各レビュアーにメールで送信してください。
変更内容の確認と承認方法
すべてのレビュアーによる確認と編集が終わったら、いよいよ変更を承諾するか拒否するかを判断する段階です。
「校閲」タブを開き、「変更履歴」＞「変更箇所の承諾/拒否」を選択します。
「承諾または拒否する変更の選択」ダイアログボックスで、「場所」チェックボックスのチェックを外すと、ブック全体への変更をまとめて処理できます。
「OK」を選択します。
各変更が順番に表示されるので、それぞれ「承諾」または「拒否」を選択します。
変更履歴をオフにする方法
レビューが完了し、これ以上ブックへの変更を記録する必要がなくなったら、変更履歴機能をオフにしましょう。
「校閲」タブを開き、「変更履歴」＞「変更履歴の表示」を選択します。
「変更履歴の表示」ダイアログボックスで、すべてのチェックボックスのチェックを外します。
「OK」を選択します。
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