Googleドキュメントで変更履歴を追跡する方法|提案モード・バージョン履歴の使い方

Googleドキュメントは、Googleが提供するクラウド型生産性ツールスイートの一部です。文書の共同編集や共有を簡単に行えるのが大きな魅力です。この記事では、Googleドキュメントで変更履歴を追跡し、最新バージョンで何が変更されたのかを確認する方法をご紹介します。

Wordの「変更履歴」との違い

Microsoft Wordでは、文書の共同作業は基本的に順番に行われます。一人が「変更履歴」機能を有効にして文書を編集し、完了したら次の人にレビューを依頼します。その人が変更内容を確認しながら編集を加えていくため、同じ文書の複数バージョンが作られていくことになります。

一方、Googleドキュメントには複数のバージョンは存在せず、クラウド上に保存された1つのコピーだけがあり、複数のユーザーが同時に編集できるのが特徴です。

その他の違いについては、「GoogleドキュメントとMicrosoft Wordの違いとは?」という記事も参考にしてみてください。

まずは文書を共有しよう

Googleドキュメントで変更履歴を追跡し、他の人にレビューしてもらいたい場合は、その人と文書を共有する必要があります。

文書を共有する手順は以下の通りです。

1. Googleドキュメント右上にある「共有」ボタンを選択します。

2. 「ユーザーやグループを追加」欄に相手のメールアドレスを入力します。

3. 追加したい人の入力が終わったら、右側のプルダウンメニューから権限(閲覧者/コメント者/編集者)を選択します。

4. 共有したことを相手に通知するかどうかのチェックボックスをオンまたはオフにします。

5. 必要に応じて説明用のメッセージを記入します。

6. 「送信」を選択して完了です。

バージョン履歴で変更を確認する

Googleドキュメントは、文書が作成された時点からの履歴をすべて記録しています。そのため、変更履歴の追跡方法を知らなかったり忘れてしまったりしても、バージョン履歴を使えばいつでも確認できます。

1. Googleドキュメントを開きます。
2. [ファイル] > [バージョン履歴] > [バージョン履歴を表示]を選択します。

3. 右側のパネルに、各リビジョンセッションの日時と編集者が一覧表示されます。任意の項目をクリックすると、それぞれの編集者が行った変更内容を確認できます。

4. 自動生成されたバージョンの縦3点アイコンをクリックすると、特定のバージョンに名前を付けたり、新しい独立したGoogleドキュメントとしてコピーを作成したりできます。

5. 誰かが誤ってテキストを削除・破壊してしまった場合でも、以前のバージョンへ復元することも可能です。

提案モードを活用する

提案モードは、GoogleドキュメントにおけるWordの「変更履歴」に最も近い機能です。特に、他人が書いた文書の編集を依頼された場合に便利です。

提案モードを使用すると、以下のようなメリットがあります。

• 編集内容が別の色で表示されます。
• 変更内容がコメントとして画面右側に要約されて表示されます。
• 各コメントスレッド内で、編集者同士が個々の変更についてチャット形式でやり取りできます。
• 変更について合意できたらチェックマークで承認、Xボタンで却下できます。

実際の表示例は以下の通りです。

提案モードの有効化はとても簡単です。

1. 鉛筆アイコンのプルダウンメニューを選択します。

2. 「提案」を選択するか、ページにカーソルを合わせたときに表示される緑色のショートカットボタンをクリックします。

これで、元のテキストを恒久的に変更することなく、自由に修正案を加えられるようになります。

コメントで他のユーザーに伝える

自動的な提案に加えて、コメントを残すことで、自分の意図や背景をより詳しく伝えることができます。

コメントを残す手順は以下の通りです。

1. Googleドキュメントを開きます。

2. コメントしたいテキストをハイライトするか、コメントを挿入したい位置にカーソルを置きます。

3. [挿入] > [コメント]を選択するか、ページ右端にカーソルを合わせたときに表示される青い「+」ボタンをクリックします。

4. コメントを入力し、「コメント」ボタンを選択します。

@記号を使えば他の編集者をメンションできます。また、他の執筆者が同時にオンラインの場合は、ライブチャット機能を使ってリアルタイムにやり取りすることも可能です。

Wordファイルとしてダウンロードする

GoogleドキュメントをWord文書としてダウンロードすると、提案内容をWordの「変更履歴」形式に変換できます。Wordで開くと、提案は変更履歴として表示され、コメントもすべて保持されます。手順は以下の通りです。

[ファイル] > [ダウンロード] > [Microsoft Word(.docx)]を選択します。

注意: ダウンロードした文書はクラウド上のGoogleドキュメントから独立しています。ダウンロード版で行った変更は、クラウド版には反映されません。Word文書での編集内容を共有したい場合は、新規のGoogleドキュメントとしてアップロードし直し、改めて共有設定を行う必要があります。

WordとDocsを行き来しながら編集するのは、時間がかかるうえ、書式の崩れや混乱を招きやすいためおすすめしません。代わりに、同様のクラウドベースの共同編集機能を備えたMicrosoft 365を利用するのも良い選択肢です。

もう変更を見逃さない

これで、Googleドキュメントで変更を追跡・共有できるようになりました。なお、提案モードは各自が個別に有効化する必要があるため、一緒に文書を作業する他の編集者にも、ぜひこの記事を共有しておきましょう。