Google ドキュメントで変更を追跡する方法

Google ドキュメントは、クラウドベースの生産性ツールの Google スイートの一部です。ドキュメントの共同作業や他のユーザーとの共有が簡単になります。最新バージョンの変更点を確認できるように、ドキュメントの変更を追跡する方法を紹介します。

Word の Track Changes との違い

Microsoft Word では、ドキュメントの共同作業が連続して行われます。 1 人が「変更の追跡」を有効にし、ドキュメントで作業し、編集を終了して、レビューのために次の人にドキュメントを送信します。この担当者は、追跡された変更を確認して編集を行うことができるため、同じドキュメントの複数のバージョンを作成できます。

Google ドキュメントには、ドキュメントの複数のバージョンはありません。クラウドには 1 つのコピーしかなく、複数のユーザーが同時に編集できます。

他の違いを知りたい場合は、Google Docs vs. Microsoft Word – What are the Difference?

をご覧ください。

ドキュメントを共有することを忘れないでください

他の人がレビューできるように Google ドキュメントの変更を追跡する場合は、その人とドキュメントを共有する必要があります。

ドキュメントを他のユーザーと共有するには:

<オール>

共有を選択します ボタンをクリックします。

2. メールアドレスを入力してください [ユーザーとグループを追加] の下のユーザーの .

3. ユーザー リストの追加が完了したら、右側のドロップダウン メニューで役割を選択します。 .

4. ドキュメントを共有したことを知らせるボックスをオンまたはオフにします。

5. 必要に応じて説明を記入してください。

6. [送信] を選択します .

ドキュメントの改訂履歴を確認

Google ドキュメントは、ドキュメントが作成された時点からのドキュメントの履歴を記録します。そのため、Google ドキュメントで変更を追跡する方法を忘れたり、知らなかったりした場合でも、ドキュメントの改訂履歴を使用していつでも調べることができます。

<オール>

Google ドキュメントを開く .

[ファイル]> [バージョン履歴]> [バージョン履歴を表示] を選択 .

3. 右側のペインに、そのドキュメントのすべての改訂セッションの日時と作成者が表示されます。これらのいずれかをクリックして、各編集者による変更を確認できます。

4. 自動作成されたバージョンの縦に並んだ 3 つのドットをクリックすると、特定のバージョンに名前を付けるか、別の新しい Google ドキュメントとしてコピーを作成するかを選択できます。

5. 誰かがテキストに破壊的な編集を加えた場合、ドキュメントを以前のバージョンに復元することもできます。

提案モードを使用する

提案モードは、Google ドキュメントで見つかった変更を追跡するための最も近い機能です。これは、他の人が作成したドキュメントを編集するよう招待された場合に最も役立ちます。

提案モードを使用する場合:

• 編集内容は別の色で表示されます。
• これらの変更は、ドキュメントの右側にコメントとしてまとめて表示されます。
• あなたと他の編集者は、コメント バブル内の個々の変更についてチャット メッセージを交換できます。
• 変更に同意したら、チェックマークを選択して同意するか、X を選択して拒否します。

これがどのように見えるかの例です:

提案モードをオンにするのは簡単です:

<オール>

鉛筆アイコンのドロップダウン メニューを選択します .

2. [提案] を選択します または、ページにカーソルを合わせたときに、この緑色の提案ショートカット ボタンをクリックしてください。

これで、テキストを完全に変更することなく、ドキュメントに必要な変更を加える準備が整いました.

他のユーザーにコメントを残す

自動提案に加えて、他の編集者やライターにコメントを残して、提案の背景を説明することもできます。

コメントを残すには:

<オール>

Google ドキュメントを開く .

2. コメントしたいテキストを強調表示するか、コメントを残したい場所にカーソルを置きます。

3. [挿入]> [コメント] を選択します または、ページにカーソルを合わせるとページの右側にポップアップする青い「+」ショートカットを使用します。

4. コメントを入力し、コメントを選択します ボタン。

@ 記号を使用して他の編集者にタグを付けることができることに注意してください。他のライターがあなたと同時にオンラインになった場合は、ライブ チャット機能を使用することもできます。

ドキュメントを Word ファイルとしてダウンロード

Google ドキュメントを Word ドキュメントとしてダウンロードすることで、提案を変更履歴に変換できます。 Word で開くと、提案は変更履歴として表示され、すべてのコメントが保持されます。方法は次のとおりです。

[ファイル]> [ダウンロード]> [Microsoft Word] を選択します .

注: ダウンロードしたドキュメントは、クラウド内の Google ドキュメントから独立しています。そのドキュメントに加えられた変更は、クラウド バージョンには反映されません。 Word 文書の編集内容を共有したい場合は、それを新しい Google ドキュメントとしてアップロードし、最初から共有する必要があります。

この方法で Word と Docs をまたがって編集することはお勧めしません。時間がかかり、書式設定の問題が発生し、混乱を招く可能性があるためです。代わりに、同様のクラウドベースの機能とコラボレーションを含む Microsoft 365 を使用することをお勧めします。

二度と道に迷わない

Google ドキュメントで変更を追跡して共有できるようになりました。文書を一緒に編集している他の編集者とこの記事を共有することを忘れないでください.