Outlookでメールをフォローアップする方法｜フラグ設定とリマインダー活用ガイド

Microsoft Outlookは、多くの企業や個人ユーザーに利用されている定番のメールクライアントです。仕事で取引先への返信を催促したり、重要なやり取りを見逃さないように管理したい場面は多いものです。本記事では、Outlookに標準搭載されている「フォローアップ（Follow Up）」機能を使って、メールにフラグを設定し、指定した日付にリマインドさせる方法を詳しく解説します。

なお、Gmailにも似た機能として「スヌーズ」があり、選択した日付にメールを再通知してくれます。Outlookでも同様の運用が可能です。

Outlookでメールをフォローアップする基本手順

IMAP、Microsoftアカウント、ビジネス向けExchangeアカウントなどで、Outlookのフォローアップ機能を使う基本的な流れは以下のとおりです。

• Outlookを開き、フォローアップしたいメールを選択します。
• メールを右クリックし、「フォローアップ」をクリックしてオプションを展開します。
• 「今日」「明日」「今週」「来週」「期日なし」「ユーザー設定」からすぐに期日を選べます。リマインダーとして追加することも可能です。

設定すると、メール一覧に赤いフラグが表示され、メールを開くとフォローアップの詳細情報を確認できます。さらに、該当メールには黄色い背景色が付くため、ひと目で見分けられるのも便利なポイントです。フォローアップが必要なメールだけを表示したい場合は、「検索」の下にある「電子メールのフィルター」をクリックし、「フラグが設定された項目」を選択しましょう。

フォローアップを完了・解除する方法

フォローアップが完了したら、Outlookのフォローアップリストから整理しましょう。方法は2つあります。

• 「完了にマーク」：タスク一覧からその項目が削除されます。
• 「フラグのクリア」：メール横のフラグだけが取り除かれます。

どちらを選んでも問題ありませんが、「完了にマーク」を選ぶと緑色のチェックマークが付き、「フラグのクリア」では付きません。タスク管理を重視する方には前者がおすすめです。

この機能はすべてのアカウントで使えるのか？

フォローアップ機能はMicrosoftアカウントやExchangeアカウントでは問題なく利用できますが、IMAP対応アカウントでは使用できません。この機能には追加のメタデータが必要で、すべてのメールサービスがそれに対応しているわけではないためです。ただし、回避策はあります。

• 対象のメールを選択し、右クリックから「移動」＞「その他のフォルダー」または「フォルダーへコピー」を選びます。
• ポップアップウィンドウを一番下までスクロールし、「タスク」を見つけます。
• 新しいタスクウィンドウが開くので、メールをフォローアップする日時を登録できます。
• 次回以降は、右クリックメニューに「タスク」オプションが直接表示されるようになります。

まとめ

フォローアップメール機能は、クライアントへの催促や、相手がメールを見逃した際の親切なリマインダー送信など、ビジネスシーンで非常に役立つ機能です。Microsoft／Exchangeアカウントなら標準のフォローアップ機能を、IMAPアカウントならタスクへの登録という代替手段を活用して、メール管理を効率化しましょう。