Outlookで宛名をパーソナライズした一括メールを送信する方法

幸か不幸か、オフィスなど組織の環境で長く働いていると、従業員やクライアント全員に一括メールを送らなければならない場面に必ずと言っていいほど出くわします。あなたにも、その時が来ているかもしれません。

あるいは、何らかの理由で一度だけ大勢の人へ連絡を取る必要がある、普段使いのOutlookユーザーかもしれませんね。どんなケースであっても、この記事を読み終える頃には、Outlookで一括メールをまとめて送信できるようになっているはずです。

Outlookでパーソナライズされた一括メールを送る方法

作業を始める前に、まずメールの下書きを別途作成しておくことをおすすめします。メモ帳やWord文書で十分ですし、オンラインのドキュメントアプリを利用しても構いません。数段落を超える文章を書くときは、シンプルな執筆ソフトのすっきりとした画面のほうがはるかに集中できるというのが筆者の経験です。さらに、万が一メール送信時にトラブルが発生しても、下書きが手元に残っているので安心です。

この記事では、Wordを使って手順を解説していきます。

それではWordを起動し、メール本文を作成しましょう。本文を書き終えたら、［差し込み文書］>［差し込み文書の開始］>［電子メール メッセージ］の順に進みます。

次に、［差し込み文書の開始］のすぐ下にある［宛先の選択］タブをクリックして、メールの受信者を選択します。

ここで選べるのは、「新しいリストを作成する」、「既存のリストを使用する」、「Outlook の連絡先から選択」の3つです。あらかじめ連絡先リストを用意しているかどうかに応じて、状況に合ったものを選びましょう。

最後に［完了と差し込み］を見つけてクリックします。続いて［電子メール メッセージ…］を選択すると、新しいダイアログボックスが開き、送信者アドレス、件名、メール形式などをすべて指定できます。最後に［OK］をクリックすれば、一括メールが送信されます。

メールのパーソナライズ

誰に対しても同じ定型文のメールを送りたいとは思わないでしょう。そんなときに役立つのが、パーソナライズ機能です。初期状態のままでも、挨拶文を調整して受取人に直接呼びかけることが可能です。手順は以下の通りです。

［差し込み文書］>［挨拶文］に移動します。

ここで挨拶文を自由に編集でき、完了したら［OK］をクリックします。さらに、［差し込みフィールドの挿入］機能も活用しましょう。このオプションを使えば、メール本文中の名前・役職・メールアドレスなどのすべての箇所を受取人ごとの情報に差し替えられます。これで、Outlookでの一括メールもしっかりパーソナライズできます。

Outlookで一括メールを定期的に送りたい場合

多くのユーザーにとって、一括メールの送信は頻繁に行う作業ではないでしょう。そうした方であれば、上記の方法で十分に対応できます。しかし、業務として定期的に一括メールを配信する必要があるなら、Outlook標準の機能だけでは足りなくなるはずです。そのような場合は、専門的なメール配信ツールを導入するほうが、長期的に見てはるかに大きなメリットを得られるでしょう。