Outlookでメールを予約送信する方法|配信遅延機能の使い方を徹底解説

Gmailではおなじみの「メールの予約送信」機能。Outlookを使っている方の中にも、「Outlookでも同じことができないの?」と感じた経験はありませんか?

メールのスケジュール送信は、適切なタイミングで適切な相手にメールを届けるための非常に便利な機能です。

この記事では、Outlookの「配信の遅延(送信延期)」機能を使って、メールを指定日時に自動送信する方法を詳しく解説します。

なぜメールの送信をスケジュールするのか?

同僚への誕生日のお祝い、クライアントとの打ち合わせへのお礼など、メールを予約送信したい理由はさまざまです。どんなケースでも、以下の手順に従えば、Outlookの配信遅延機能を使って、意図した相手に確実にメールを届けられます。

Outlookでメールの送信を予約する手順

1. Outlookを起動します。
2. 「新しいメール」をクリックするか、Ctrl+Nキーを押します。
3. メール本文を作成し、準備ができたら「オプション」タブをクリックします。
4. 「配信の遅延」をクリックします。
5. 新しいウィンドウが開くので、「配信オプション」内の「この時間以降に配信しない」にチェックを入れます。
6. 日付と時刻を設定し、ウィンドウを閉じて「送信」をクリックします。
7. メールはすぐには送信されず、[送信トレイ]にメモ帳と鉛筆のアイコン付きで表示されます。これで予約が完了です。
8. 確認したい場合は、該当のメールをダブルクリックします。
9. 「配信の遅延」オプションがハイライトされていれば、メールが正しく予約されている証拠です。内容を変更したい場合は、そのオプションをクリックして編集できます。

以上、これらの簡単な手順で、Outlook 2019、2016、2013、2010、2007の各バージョンでメールの予約送信が可能です。

注意: 予定した時刻にメッセージが配信されない場合は、OutlookがキャッシュExchangeモードで動作しているか、または予定時刻にOutlookが起動していなかった可能性があります。

すべての送信メールの配信を遅らせる方法

上記の手順では、個別のメールを予約送信できました。一方、Outlookから送信するすべてのメールに遅延をかけたい場合は、ルール(テンプレート)を作成する必要があります。この機能は、送信後にメールを取り消したり、「やっぱり送らなければよかった」と後悔することが多い方にとって特に便利です。

すべてのOutlookメールにデフォルトの遅延を設定しておけば、メールが即座に送信されるのを防ぎ、送信前に見直す余裕を持てます。

Outlookで全メッセージの配信を遅延させるには、以下の手順に従ってください。

1. Outlookを起動します。
2. 「ファイル」タブをクリックするか、Alt+Fキーを押します。
3. ファイルメニューが開くので、アカウント情報の下にある「ルールと通知の管理」をクリックします。
4. 開いたウィンドウで「新しいルール」をクリックします。
5. ルール ウィザードが開き、多数のオプションが表示されます。以下の手順に沿ってルールを設定しましょう。
   • 「送信メッセージにルールを適用する」を選択し、「次へ」をクリックします。
   • 条件を選択して「次へ」→「すべてのメッセージにこの条件を適用する」→「次へ」をクリックします。
   • アクションを選択し、Outlookからのメッセージ送信を遅らせたい分数を設定します。
   • 例外を設けたい場合は、ここで選択します。
   • ルールに名前を付けて完了です。
6. 最後に「適用」→「OK」をクリックします。

注: この方法で設定できる送信遅延は、最大120分までです。

以上で設定完了です。これらの簡単な手順により、Outlookでメールの予約送信ができるようになり、送信遅延の設定も可能になります。この機能を使えば、メールの送信タイミングを自由にコントロールできます。Outlookユーザーの方は、ぜひ一度試してみて、体験をコメント欄で共有してください。

よくある質問(FAQ)

遅延メッセージはどこに保存されますか?

遅延送信が設定されたメールは[送信トレイ]フォルダに保存され、予定した時刻に自動的に送信されます。

複数の遅延メッセージを送信することはできますか?

はい。Outlookから複数の遅延メッセージを同時に送信できます。

配信時にインターネット接続がない場合はどうなりますか?

予約メールの送信時に接続の問題が発生しても、Outlookが起動していればアプリケーションはメールの配信を試みます。ただし送信は失敗し、[送受信]の進行状況にエラーが表示されます。

接続が回復すると、Outlookは予約されたメッセージの再送を自動的に試みます。