Outlookのメモリ使用量を減らして快適に使う9つの最適化テクニック

Outlookを使っている多くのユーザーが悩まされるのが、動作が極端に遅くなり、システムのメモリを大量に消費してしまうという問題です。しかし、筆者は1.5GBものOutlookデータファイルを持っていながら、Outlookは軽快に動作し、パソコンのリソースを食いつぶすことはありません。その秘密は何なのでしょうか?

答えはシンプルです。定期的なメンテナンス作業によって、Outlookを常にクリーンでスリムな状態に保っているからです。Outlookのクラッシュ、不可解なエラーメッセージ、メモリの大量消費、起動時の長い待ち時間に悩まされる前に、以下の対策を実践して、Outlookを高速でレスポンスの良い状態に戻しましょう。

まず理解しておきたいのは、Outlookが完全にデータベース上で動作しているという点です。すべてのメール、タスク、予定表の項目、仕事用の連絡先などは、ひとつのデータベースファイルに保存されています。メモリ使用量を減らし、Outlookを高速化するためには、このデータベースを小さく保ち、最適化された状態に維持することが重要です。

Outlookのメモリ使用量を削減する9つのルール

ルール1:自動アーカイブ(AutoArchive)を有効にする

まず、Outlookの自動アーカイブ機能がオンになっていることを確認しましょう。5年前のメールを今後見返すことは、おそらくほとんどないはずです。受信トレイに何千通ものメールを溜め込む代わりに、自動アーカイブを利用すれば古いメールが新しいPSTファイルへ移動され、現在のPSTファイルをスリムに保てます。古いメールが必要になったときは、検索すればすぐに見つけられます。

[ファイル]→[ツール]→[メールボックスのクリーンアップ]をクリックすると、いくつかのオプションが表示されます。まずメールボックスのサイズを確認し、500MBを超えているようなら、自動アーカイブを有効にするか、容量を大きく占めているメールを削除することをおすすめします。また、削除後は削除済みアイテムフォルダも空にしてください。ここにもまだディスク領域が残ったままになっています。

なお、この操作はOutlookに設定している各メールボックスごとに行う必要がある点にも注意しましょう。だからこそ、自動アーカイブをオンにしておくのが効果的です。手間をかけずに自動で整理してくれるからです。

どうしても自動アーカイブを使いたくない場合は、少なくとも古いメールを別のフォルダへ移動しておきましょう。受信トレイを開くたびに何千通ものメールを読み込む必要がなくなり、メモリ使用量の増加を防げます。

ルール2:不要なアドインを無効化する

Outlookには本当に必要なアドインだけを使うようにしましょう。Adobe、Evernote、Wunderlistなど、多くのプログラムは勝手にOutlookへアドオンをインストールします。さらにMicrosoft自身も、Skype、OneNote、SharePointなど、筆者が普段無効にしているような機能を多数組み込んでいます。

使わないアドインは思い切って外しましょう。これらはOutlookの起動時にメモリへ読み込まれるため、プログラム全体を遅くする原因になります。アドインを無効にするには、オプション画面下部のコンボボックスで[COM アドイン]を選択し、[設定](移動)ボタンをクリックします。表示されたウィンドウで、不要な項目のチェックを外せば完了です。

ルール3:音声認識・手書き認識機能をオフにする

Outlookには、Windowsの一部である音声認識および手書き認識機能がバンドルされています。これを使わないなら無効にして、Outlook起動のたびに読み込まれないようにしましょう。同時に、システムがメールなどをスキャンするのも防げます。

コントロールパネルから[音声認識]を開き、[高度な音声オプション]をクリックします。

[ユーザー設定]の下にある[文書やメールを確認して精度を向上させる]のチェックを解除してください。

ルール4:RSSフィードやインターネットカレンダーには専用アプリを使う

RSSフィードやインターネットカレンダーの管理には、Outlook以外のプログラムを使いましょう。かつてのGoogleリーダーは素晴らしいサービスでしたが、今はもう存在しません。「じゃあOutlookでフィードを管理すればいい」と考えるのは悪手です。Outlook以外にも、優れたオンライン・オフラインのRSSリーダーはたくさんあります。

OutlookはそもそもRSSフィードをうまく処理できるよう設計されていないため、購読数が少し増えただけでも動作が重くなります。フォローしたいインターネットカレンダーがあれば、Googleカレンダーを活用するのがおすすめです。

ルール5:迷惑メールフォルダと削除済みアイテムをこまめに空にする

意外と見落とされがちなのが、迷惑メールフォルダとゴミ箱(削除済みアイテム)フォルダです。こまめに空にしましょう。筆者のように1日に数百通の迷惑メールを受け取る人もいます。これらはすべてOutlookのデータベースに蓄積され、動作を遅くする原因となります。

ルール6:PSTファイルを定期的に圧縮する

PSTファイルは、ときどき手動で圧縮しましょう。[ファイル]→[データファイルの管理]を開き、対象のPSTファイルを選択して[設定]をクリックし、[今すぐ圧縮]ボタンを押します。

新しいバージョンのOfficeでは、[ファイル]→[アカウント設定]を開き、[データファイル]タブで圧縮したいデータファイルをダブルクリックします。

実はOutlookはバックグラウンドで自動的に圧縮を行いますが、それは「パソコンがアイドル状態で、かつOutlookが開いている」場合に限られます。こうした状況がなかなか訪れないことも多いため、手動での圧縮を定期的に実行するのが確実です。

ルール7:検索インデックスを見直す

非常に大きなOutlookファイルをお使いで、検索インデックスが有効になっている場合、Outlookの大幅な速度低下を引き起こしている可能性があります。必要になるまでOutlookの検索インデックスを無効にするか、インデックスを削除して再構築してみるとよいでしょう。いずれの場合も、メインのデータファイルのサイズを縮小して、インデックス自体を小さくすることが大切です。

[スタート]ボタンをクリックして「検索」と入力し、[Windowsの検索場所の変更]オプションから、検索インデックスの対象からOutlookを除外できます。

ルール8:ウイルス対策ソフトのメールスキャン設定を確認する

Outlookを遅くするもう一つの大きな要因が、すべてのメールをスキャンするタイプのウイルス対策ソフトです。マルウェアへのリンクをうっかりクリックしがちな人や、偽メールによるフィッシング被害に遭いやすい人にとっては、この機能は非常に有用です。残念ながら、どんなに慎重なユーザーでも騙されることはありますので、追加の保護は心強いものです。

しかしその一方で、ウイルス対策ソフトの種類によっては、Outlookの動作を著しく遅くすることがあります。この問題に心当たりがある場合は、一時的にOutlook向けのウイルス対策をオフにして、問題が解消されるか試してみましょう。改善されるようなら、スキャン効率の高い別のセキュリティソフトへの乗り換えを検討するのがおすすめです。

ルール9:Exchangeキャッシュモードを有効にする(Exchangeアカウント限定)

このTipsはMicrosoft Exchangeアカウント限定の内容で、POPやIMAPアカウントでは利用できません。ポイントは[Exchange キャッシュ モード]を有効にすることです。これにより、メールがローカルに保存され、より高速にアクセスできるようになります。

[ファイル]→[アカウント設定]を開き、[電子メール]タブで該当のメールアカウントをダブルクリックします。[Exchange キャッシュ モードを使用する]にチェックを入れれば設定完了です。

以上の対策を実践すれば、Outlookのメモリフットプリントが減り、動作も格段に速くなるはずです。あわせて、OfficeとWindowsの最新アップデートやサービスパックを必ずインストールしておきましょう。パフォーマンス向上やメモリリーク問題の修正につながります。それでは、快適なOutlookライフを!