Outlookで送信済みメールを取り消す方法|条件・手順・注意点を徹底解説

Outlookをメインのメールクライアントとして使うメリットは数多くあります。そのひとつが、送信済みメールを取り消す(リコール)機能です。メールを送った後に「内容に誤りがあった」「書き忘れがあった」と気づいても、メールを取り消して修正し、再度送信することができます。

ただし、Outlookでメールを取り消すには、いくつかの条件を満たす必要があります。条件の多くは受信者側に関わるものです。取り消しは相手の受信トレイからメールを削除する仕組みだからです。

Outlookでメールを取り消すための条件

送信済みメールを取り消すには、以下の要件を満たしている必要があります。

• 自分と受信者の両方がMicrosoft 365またはMicrosoft Exchangeのメールアカウントを使用していること
• 両者が同じ組織に属していること
• 受信者がまだメールを開いていないこと
• 送信したメールが受信者のOutlookでフィルターやルールを作動させていないこと
• 受信者がOutlookを使用しており、他のメールクライアントを使っていないこと
• 取り消し操作の時点で、受信者のパソコンでOutlookが起動していること

また、メールを取り消すと、Outlookは受信者に対して「送信者がメールを取り消した」ことを通知する点にも注意してください。

Outlookでメールを取り消す手順

Outlookでメールを取り消す方法は2つあります。受信者の受信トレイからメールのコピーを削除するか、メールを書き直して新しいバージョンに差し替えるかです。それぞれの手順を以下で解説します。

1. パソコンでOutlookアプリを起動します。

2. メールアカウントを選択し、送信済みアイテム(Sent Mail)フォルダーをクリックします。Outlookから送信したすべてのメールが一覧表示されます。

3. 右側のペインで取り消したいメールを見つけ、ダブルクリックして独立したウィンドウで開きます。
4. 上部のメッセージタブをクリックすると、メールに対して実行できる操作が表示されます。

5. 次の画面で、移動セクション内のメールアイコンをクリックし、このメッセージを取り消す(Recall This Message)というオプションを選択します。

6. メールの取り消し方法を尋ねるダイアログが表示されます。単純にメールを取り消したいだけなら、このメッセージの未読のコピーを削除するを選択し、下部のOKをクリックします。

7. メールを取り消した上で、修正版を受信者の受信トレイに届けたい場合は、未読のコピーを削除し、新しいメッセージと置き換えるを選択してOKをクリックします。

8. 各受信者ごとに取り消しの成功・失敗を通知するというチェックボックスにチェックを入れます。これにより、取り消し要求が成功したかどうかを確認できます。
9. 2番目のオプション(修正版の送信)を選択した場合は、メール作成ウィンドウが画面に開きます。
10. メールの内容を自由に編集し、完了したら送信ボタンをクリックしてメールを送りましょう。

Outlookでメールを取り消すと何が起こるのか

メールの取り消し要求を送信すると、状況によってさまざまな結果が生じます。以下に、代表的なシナリオとそれぞれの結果をまとめました。

受信者が元のメールをまだ読んでいない場合

受信者が元のメールを開いていなければ、そのメールは受信トレイから削除されます。その後、Outlookは受信者に対し、送信者がメールの削除を要求したことを通知します。

受信者が元のメールをすでに読んでいる場合

取り消し要求より前に受信者が元のメールを読んでいた場合、古いメールと新しく送られた修正版メールの両方が表示されることになります。

受信者が取り消し後のメールを先に読んだ場合

受信者が取り消し後のメールを先に読んでいた場合は、元のメールが受信トレイから削除されます。Outlookは受信者に、元のメールの削除が要求されたことを通知します。

Outlookでメールを取り消さずに済むようにする方法

メールを取り消したいと思う人はいませんが、状況によってはやむを得ないこともあります。こうした事態を避けるためにできる対策はいくつかあり、そのひとつが「送信の遅延」設定です。

Outlookでは、メールの送信を遅らせることができ、遅延時間を手動で指定できます。こうすることで、送信ボタンを押しても、指定した時間が経過するまでメールは実際には送信されません。

これにより、メールが相手の受信トレイに届く前に内容を見直す猶予が生まれます。Outlookでの設定手順は以下の通りです。

1. パソコンでOutlookを起動し、上部のファイルタブをクリックします。
2. 左側のサイドバーから情報を選択し、右側のペインにあるルールと通知の管理をクリックします。

3. 上部の電子メールのルールタブをクリックし、新しいルールを選択して新しいルールを作成します。

4. 送信メッセージにルールを適用するを選択し、次へをクリックします。

5. 何もチェックせずに次へをクリックします。

6. 画面に表示される確認ダイアログではいをクリックします。

7. 配信を数分遅らせる(defer delivery by a number of minutes)というオプションにチェックを入れます。

8. a number of(数分)をクリックして遅延時間を編集します。

9. メールを遅らせたい時間(分)を入力します。最大120分まで設定可能です。入力後、OKをクリックします。

10. 次へをクリックします。
11. もう一度次へをクリックします。

12. ルールに名前を付けます。後から見ても目的がすぐ分かるよう、分かりやすい名前を付けることをおすすめします。
    
    このルールを有効にするにチェックを入れます。
    
    下部の完了をクリックします。

13. 適用をクリックしてルールを有効化します。

なお、実際にメールが送信される時刻にはOutlookが起動している必要があります。もし閉じていた場合は、Outlookを開いたときに改めて送信が試行されます。

パソコンのOutlookでメールを取り消した経験はありますか?上記の方法で送信済みメールを無事に取り戻せたでしょうか?ぜひコメント欄でお聞かせください。