Microsoft Outlookでメールを音声入力する方法｜「Dictate」の使い方を徹底解説

メール作成にかかる時間、もっと短縮できたらと思いませんか?タイピングが苦手な方や、長文のメールを素早く仕上げたい方には、音声で文章を作る「口述筆記(ディクテーション)」が強力な味方になります。この記事では、Microsoftが提供する音声入力ツール「Dictate(ディクテート)」を使って、Outlookでメールを効率的に作成する方法をご紹介します。

DictateはMicrosoftが開発したユーティリティで、Outlookだけでなく他のOfficeアプリでも利用できます。マイクを接続してボタンをクリックし、話しかけるだけで、発話内容が自動的にテキスト化されます。シンプルながら生産性を大きく向上させてくれる機能です。

Dictateとは?開発の背景

Dictateは「Microsoft Garage」という部門から生まれたプロジェクトです。Microsoft Garageは、社員が会社のサポートを受けながら自らのアイデアを形にできる社内制度で、その名前はビル・ゲイツ氏がガレージからMicrosoftを創業したことに由来しています。現在この部門は、レドモンドキャンパス内のかつて彼が使っていたオフィスに設置されているそうです。

チームの規模は自由で、プロジェクト開発の各段階に精通した経験豊富なメンバーからの支援も受けられます。Microsoft Garageは社員の創造性を育むだけでなく、会社全体のイノベーション探索の場としても機能しています。

Dictateはその成果物の一つで、Outlook・Word・PowerPointに統合できる音声認識ツールです。Googleドキュメントの音声入力機能と似た仕組みで、マイクに向かって話すだけで文字に変換されます。変換エンジンには、Windows 10の仮想アシスタント「Cortana(コルタナ)」を支える技術が採用されています。

対応言語は20以上の言語を認識でき、60言語への書き起こしに対応。句読点は自動挿入にも手動入力にも切り替え可能です。ここでは、Outlookでの使い方を中心に解説します。

Dictateのダウンロード方法

ダウンロードの前に、まず自分が使っているOfficeが32ビット版か64ビット版かを確認しましょう。注意したいのは、Windowsが64ビット版でも、Officeが64ビット版とは限らないという点です。

確認方法は簡単です。Outlookを開き、「ファイル > Officeアカウント > Outlookのバージョン情報」の順に進めば、バージョン情報が表示されます。

次に、開いているすべてのOfficeアプリを閉じます。その後、Dictateの公式サイトにアクセスし、必要なバージョンをダウンロードしてください。インストーラーを実行し、完了したらOutlookを起動すれば準備完了です。

Dictateの基本的な使い方

Dictateは、メール作成中のいつでも使えます。リボンの「ディクテーション」セクションからアクセスできますので、開始前に必ずマイクが接続されていることを確認しておきましょう。

「From」のドロップダウンで話す言語を設定し、「To」のドロップダウンで出力したいテキストの言語を選択します。

準備ができたら「開始」をクリックします。マイクが検出されると、アイコンに赤い丸が表示され、聞き取り状態になったことがわかります。

他の音声入力アプリと異なる点として、Dictateは話しながら即座に文字を入力するのではなく、文の区切りまで待ってからまとめてテキストを挿入します。終了するときは「停止」をクリックしましょう。

音声入力中に使えるコマンドは以下の通りです。

• 改行(New line):行を変える
• 削除(Delete):直前に口述した行を削除する
• 口述停止(Stop dictation):口述セッションを終了する

通常、Dictateは句読点を自動的に挿入してくれます。判定精度はかなり高いのですが、自分で制御したいという方もいるでしょう。その場合は、録音開始前にリボンの「手動句読点(Manual Punctuation)」ボタンをクリックしてください。

手動モードで使えるコマンドは以下の通りです。

• ピリオド(Period)
• カンマ(Comma)
• 疑問符(Question mark)
• 開き引用符(Open quote)
• 閉じ引用符(Close quote)
• コロン(Colon)

手動句読点コマンドの拡充はユーザーからの要望が多い機能の一つなので、今後リストが拡張される可能性もあります。

実際に使ってみた感想

英語で話しかけて英語のテキストを出力させ、句読点を自動検出させるデモでは、非常に高い精度が確認できました。早口で話したり、単語の発音を曖昧にしたりしても、しっかりとテキスト化してくれます。もちろん環境によって結果は変わります。特に周囲が騒がしい部屋では精度が落ちる可能性がある点には注意が必要です。

一方、手動句読点モードを試したところ、発話内容と句読点は正確に文字起こしされたものの、自動検出時ほど文法ルールに忠実ではありませんでした。句読点を言う前に一瞬間を置くと、不要なスペースが挿入されることもありました。ただし、文と一緒に自然に発声すれば、十分実用的に句読点を扱えます。

その他の音声認識ツールとの比較

Dictateはまだ発展途上のツールです。今後、開発チームによる機能改善やCortana技術の認識精度向上が続けば、いずれOfficeに標準搭載される日が来るかもしれません。

Windows 10で他のメール音声入力手段をお探しの方は、音声認識でPCを操作する方法や、同様の機能を持つ無料のサードパーティ製ソフトウェアに関する記事も参考にしてみてください。

あなたはDictateでメールの文字起こしをしていますか?それとも別のお気に入りのツールがありますか?ぜひコメント欄で教えてください。