Microsoft Outlookでメール署名を追加・変更する方法を徹底解説

メールの末尾に添える署名は、メッセージ全体の印象をぐっと引き締めてくれる要素です。メール署名は、人脈づくりや自己PRのための強力なツールでもあります。氏名や連絡先、さらにWebサイトや会社の住所などを添えたシンプルな署名だけでも、受け取る相手に多くの情報を伝えることができます。

Outlookでメールを作成しているなら、署名の作成はとても簡単です。手間も時間もかからず柔軟に設定でき、ビジネス用とプライベート用など、複数の署名を使い分けることも可能です。

Outlookで署名を追加する方法

Outlookでの署名の作り方がわからない場合は、まず設定画面を開きましょう。Outlookデスクトップアプリでは、設定画面へのアクセス方法が2つあります。

• 1つ目の方法は、ファイル > オプション > メール の順にクリックします。署名のボタンが表示されるので、それをクリックします。

• 2つ目の方法は、メール作成画面からアクセスする方法です。挿入タブを選択し、署名のドロップダウンボックスから署名を選びます。

どちらの方法でも「署名とひな形」画面が開きます。ここで署名を作成し、各種設定を行います。

Outlookで署名を作成する方法

初めて署名を作成するときは、設定ウィンドウの「電子メール署名」タブが表示されていることを確認してください。その後、以下の手順に従います。

1. 複数のメールアドレスを登録している場合は、右側で使用したいメールアカウントを選択します。アカウントごとに異なる署名を作成できることを覚えておきましょう。
2. 新規をクリックします。まだ署名が存在しない場合、このボタンのみが選択可能になっています。
3. 署名に名前を付けます。複数の署名を運用する予定があるなら、この名前付けは重要です。例えば、新規メッセージ用と返信用で別の署名を使い分けたり、社内向けと社外向けで切り替えたりすることもあるでしょう。一目で識別できるわかりやすい名前を付けるのがおすすめです。
4. 完了したらOKをクリックします。

署名の書式を整える方法

ここからが楽しい部分です。テキストエディターを使って、印象的なメール署名を作成しましょう。もちろん、氏名と連絡先だけのシンプルな署名でも構いません。しかし、用意されたツールを使えば、フォントの種類やサイズの変更、テキストの装飾、色の変更、左寄せ・右寄せ・中央揃えなどの配置調整も自由自在です。

これらの調整は、署名を入力する前に行っても、入力後に行っても構いません。ただし、まず「電子メール署名」のテキストボックスに署名を入力してから書式を変更するのが最も簡単です。

テキストをおしゃれに装飾する

入力済みの署名テキストを変更するには、対象のテキストを選択して、フォントの種類、サイズ、書式、色を変更します。例えば、自分の名前を大きめの上品なフォントで表示したり、会社名と電話番号をコーポレートカラーで表示したりすることもできます。

リンクを追加する

Outlookデスクトップ版で署名を作成する際の便利な機能のひとつが、Webサイトへのリンク自動生成です。「www.」と入力してURLの続きを打ち、Enterキーを押すと、自動的にそのテキストがサイトへのリンクになります。

また、ハイパーリンクボタンを使えば、任意のテキストに自分でリンクを設定することもできます。これにより、表示させたいテキストを自由に作成し、そこへリンクを貼れます。例えば、会社名はそのまま表示しつつ、クリックすると会社の公式サイトに飛ぶように設定できます。

手順は以下の通りです。

1. テキストを選択し、エディター上部のハイパーリンクボタンをクリックします。
2. リンク先で既存のファイルまたはWebページが選択されていることを確認します。
3. 上部の表示テキストを確認し、アドレス欄にURLを入力します。
4. OKをクリックすれば完了です。

同じダイアログボックスでメールアドレスへのリンクも設定できるため、メールアドレスを見栄えよく整形するのにも便利です。さらに件名を含めることもできるので、メール内のアドレスをクリックしたユーザーからのメッセージだと判別できます。ただし、相手側のアプリで件名を変更できる可能性がある点には注意しましょう。

画像を挿入する

署名を目立たせるもうひとつの効果的な方法が画像の挿入です。最も一般的なのは会社のロゴで、実際に署名へのロゴ掲載を義務付けている企業も少なくありません。いずれの場合も、追加方法はリンクと同じくらい簡単です。

画像を挿入したい位置にカーソルを移動し、画像ボタンをクリックします。ポップアップウィンドウでファイルを探して選択し、挿入を押すだけです。これでOutlookが署名に画像を挿入してくれます。

挿入後にサイズや見た目を調整したくなった場合も問題ありません。画像をダブルクリックすると書式設定ウィンドウが開き、サイズや色・線の調整、代替テキストの入力、画像のトリミングなどが行えます。

さらに、署名内の画像にリンクを設定するのもおすすめです。受信者がロゴをクリックするだけで会社のWebサイトにアクセスできるようになります。手順は、画像を追加してから、上述の手順でリンクを挿入するだけです。

名刺を含める

他の書式ツールほど頻繁には使われませんが、名刺を追加するオプションも用意されています。挿入したい位置にカーソルを置き、名刺ボタンをクリックし、検索場所のドロップダウンで保存場所を選択してOKをクリックします。

氏名、役職、会社名を含む名刺データを保存していれば、これらの情報を素早く署名に追加できる便利な機能です。

署名の使い分けを設定する方法

最後に、いつ署名を使用するかを決めましょう。署名を紐付けるメールアドレスはすでに選択済みですが、それ以外にも設定項目があります。署名を新規メッセージ用、返信・転送用、あるいは両方に使用するかを選べますし、それぞれに異なる署名を作ることも可能です。

例えば、氏名に加えて詳細情報を含む署名がある場合、単に返信や転送をする際までそのすべてを添えたくはないでしょう。そんなときは、「ありがとうございました」という一言と名前だけのシンプルな署名に切り替えるのがおすすめです。

この場合、詳細な署名の名前を「新しいメッセージ」欄に設定し、新たにもうひとつシンプルな署名を作成して「返信/転送」欄に選択します。Outlookはデフォルトでこれらをメールに挿入しますが、送信前に変更することもできます。

Outlookで別の署名を使う方法

デフォルトの署名を設定しておけば、新規作成・返信・転送の際にいちいち挿入する必要はありません。しかし、特定のメールで別の署名を使いたい場合はどうすればよいのでしょうか?

新規メッセージウィンドウで挿入タブをクリックし、署名のドロップダウンボックスから使いたい署名を選択します。すると、選択した署名がデフォルトのものと入れ替わってメールに表示されます。

Outlookで署名を変更する方法

署名の設定がすべて完了しても、後から変更が必要になることはあります。既存の署名を編集するにはどうすればよいのでしょうか? 実は、作成と同じくらい簡単です。

再び、ファイル > オプション > メールの順にクリックして署名設定ウィンドウを開きます。または、メール作成画面で挿入タブを選択し、署名のドロップダウンから署名を選んでも構いません。

次に、「編集する署名を選択してください」ボックスで編集したい署名の名前を選びます。エディター内で変更を加え、保存をクリックします。

必要であれば、この画面から署名の名前を変更することもできます。名前の変更をクリックし、新しい名前を入力して保存します。

署名はビジネスメールだけのものではない

会社によっては、メール署名やその書式について厳しい規定があるかもしれません。あるいは、プロフェッショナルな理由からシンプルな署名を好む方もいるでしょう。しかし、メール署名はビジネス専用のものではありません。Outlookが提供するツールを活用すれば、プライベートのメールも楽しくクリエイティブにできます。

いくつかアイデアをご紹介しましょう。

友人や家族に送るメールにホリデーシーズンの雰囲気を添えてみましょう。かわいい季節の画像を差し込んだり、明るい結びの言葉を加えたり、祝祭感あふれる色で署名を彩ったりできます。

格言やインスピレーション、そしてユーモアあふれる引用を加えるのも良いでしょう。Outlookの書式設定ツールなら、どんな言葉もおしゃれに、あるいは面白く演出できます。

フットボール、バスケットボール、野球のシーズンには、応援しているチームへの思いを示すのも楽しいアイデアです。お気に入りチームの写真を挿入し、公式サイトへリンクさせ、チームカラーを使えばクールな仕上がりになります。

さらに多くの選択肢が必要な場合は、メール署名ジェネレーターをチェックしてみてください。あなたのメールをひと際目立たせるのに役立ちます。

Outlook on the web(オンライン版)での署名設定

ブラウザからOutlookアカウントにアクセスすることがあるなら、Web版でもデフォルトの署名を追加できます。Outlook on the webはデスクトップ版とは多少異なりますが、署名機能については共通しています。Outlook、Hotmail、Microsoftのメールサービスの違いについて詳しく知りたい方は、関連記事もぜひご覧ください。

1. 右上の歯車アイコンをクリックして設定を開きます。
2. 下部の「すべてのOutlook設定を表示」を選択します。
3. 左側でメールを選び、続いて「作成と返信」を選択します。

現在、OutlookのWebサイトで作成・使用できる署名は1つだけですが、書式設定、画像やリンクの追加、メッセージタイプごとの設定は引き続き利用できます。

時間をかけて自分らしいOutlookメール署名を作ろう

ビジネスメールにおける署名は、シンプルでありながら魅力的で実用的なものにできます。受信者はあなたの連絡先を簡単に確認でき、会社のWebサイトにもすぐアクセスできます。一方、プライベートのメールでは、個性的で楽しく、エンターテインメント性のある署名にして、あなたの個性や情熱を表現できます。

だからこそ、Outlookのメール署名作成に時間をかける価値は必ずあります。

ビジネス署名についてさらにサポートが必要な場合は、完璧なプロフェッショナルメール署名を作るためのコツをまとめた記事も参考にしてみてください。