Microsoft OutlookでGmailを設定・同期する方法【IMAP設定の手順を解説】

Microsoft OutlookでGmailのメールにアクセスしたいと思ったことはありませんか?GmailをOutlookに追加するのはとても簡単です。この記事では、Gmail側とOutlook側それぞれで必要な重要な設定を、手順を追ってわかりやすく解説します。

なお、逆にOutlookのメールをGmailへ転送したいという場合も、同様に設定可能です。

注意: 以下の手順は、Outlookにすでに少なくとも1つのメールアカウントが登録されていることを前提としています。まだアカウントがない場合は、Outlookを初めて起動したときに新しいアカウントの設定画面が表示されます。

ステップ1:GmailでIMAPを有効にする

まず、Outlookがあなたのメールにアクセスできるよう、Gmailの設定でIMAPを有効にする必要があります。ブラウザでGmailを開き、必要であればサインインしてください。受信トレイ画面の右上にある歯車アイコンをクリックし、「設定」を選択します。

「メール転送とPOP/IMAP」タブに、今回必要となる設定項目があります。ここでは、メール同期の方式としてPOPとIMAPのどちらかを選べます。ほぼすべてのケースでIMAPを使うのがおすすめです。POPは古いプロトコルで、複数デバイスでの利用に対応していません。IMAPを使用する場合は、「POPを無効にする」を選んでおくと、後で重複メールが発生するのを防げます。

「IMAPアクセス」セクションで、「IMAPを有効にする」のトグルをオンにします。メールの量が非常に多い場合は、「フォルダサイズ制限」の設定も活用しましょう。これにより、一定件数未満のメッセージを含むフォルダだけを同期対象に限定できます。

なお、Gmailでは1日あたり大量のメール(2.5GB超)をダウンロードすると、アカウントが一時的にロックされることがあります。これはメールの不正利用を防ぐための措置なので、心配はいりません。

2段階認証を使用している場合

Googleアカウントに2段階認証プロセスで追加の保護をかけている方は、次に進む前にひと手間必要です。

Outlookは2段階認証のコードに対応していないため、Gmailの設定で専用のアプリパスワードを生成しておかないと、次のステップで接続に失敗してしまいます。

アプリパスワードを作成するには、Gmail画面の右上にあるプロフィール画像をクリックし、「Googleアカウントを管理」を選択します。「セキュリティ」の項目を開き、下へスクロールして「アプリパスワード」を探してください。続行時にパスワードの再確認を求められることがあります。このページでは、2段階認証に対応していないアプリ向けに、使い捨てのパスワードを発行できます。

このパスワードを入力するのは一度きりなので、覚えておく必要はありません。「アプリを選択」のドロップダウンで「メール」を選び、「デバイスを選択」で「Windowsパソコン」を指定します。これはアプリパスワードの用途を思い出すためのラベルにすぎないので、「その他」欄に好きな名前を付けても構いません。

「生成」をクリックすると、16桁のアプリパスワードが表示されます。次のステップで使用するので、手元に控えておきましょう。

ステップ2:GmailアカウントをOutlookに追加する

他のメールクライアントからGmailへアクセスできる状態になったら、いよいよOutlookにアカウントを追加します。

Outlookを開き、左上の「ファイル」をクリックします。表示されたパネルで「情報」タブにいることを確認し、上部付近にある「アカウントの追加」ボタンを選択して作業を開始します。

ここにGmailのアドレスを入力し、「接続」をクリックします。

次に、OutlookがGmailのパスワードを求めてきます。パスワードを入力して、もう一度「接続」を押してください。前述の手順でアプリパスワードを作成した場合は、普段のGmailパスワードではなく、そのアプリパスワードを入力します。

接続に失敗するメッセージが表示された場合は、まずパスワードの入力ミスがないか確認してください。検証の際には、「再試行」を一度クリックしたところ、その後セットアップに成功しました。入力内容に間違いがないはずなのに接続できない場合は、Googleアカウントの設定で「安全性の低いアプリ」からのアクセスを許可する必要があるかもしれません。

「アカウントの設定が完了しました」と表示されたら、「OK」をクリックします。「Outlook Mobileをスマートフォンにもセットアップする」のチェックボックスは、スマホにすでにGmailアプリがインストールされているなら、チェックを外して問題ありません。

旧バージョンのOutlookでは、Gmailのサーバー接続設定を手動で入力する必要がありましたが、新しいバージョンでは格段に簡単になっています。万が一サーバー設定の入力を求められた場合は、Googleが公式に提供している参照ページに必要な情報がすべて掲載されているので、そちらを確認してください。

ステップ3:Microsoft OutlookでGmailアカウントを使う

ここまでの作業が完了すれば、OutlookでGmailを使う準備はすべて整いました。Outlookに他のメールアカウントも登録している場合は、左側サイドバーのタブでアカウントを切り替えられます。矢印をクリックするとアカウントが展開され、すべてのフォルダが表示されます。

複数のアカウントを登録している状態でメッセージに返信する際は、「差出人」ボックスをクリックすることで、返信に使用するメールアドレスを変更できます。うっかり別のアカウントを選んで送信してしまう事故が起きやすいので、この操作は慎重に行いましょう。

ステップ4:連絡先・カレンダーなど便利な追加設定

これでOutlook上でGmailを使えるようになりましたが、いくつか調整しておくとさらに快適になります。

まず知っておきたいのは、上記の手順で同期されるのはGmailのメールのみであり、連絡先やカレンダーは含まれないという点です。それらもOutlookに取り込みたい場合は、メールの連絡先をエクスポート/インポートする方法や、GoogleカレンダーとOutlookを同期する方法を解説したガイドを参考にしてください。

主にGmailアカウントをOutlookで使うつもりなら、既定のアカウントに設定しておくのがおすすめです。Outlookで「ファイル > 情報 > アカウント設定」と進み、ドロップダウンから「アカウント設定」をクリックします。「電子メール」タブで自分のGmailアドレスを選択し、「既定に設定」を押せば完了です。以降、Outlookはこのアカウントを既定で開くようになります。

最後に、すべてのメールをOutlookに同期したくない場合は、同じ「アカウント設定」ダイアログで該当アカウントを選択し、「変更」をクリックします。「オフラインで保持するメール」のスライダーが表示されるので、「すべて」から最小「1か月」まで、好みの範囲に調整できます。

まとめ:GmailをOutlookに追加するのは簡単!

以上が、OutlookでGmailを設定するために必要な手順のすべてです。Gmail側でIMAPを有効にし、Outlookに新しいアカウントを追加すれば、すぐに使い始められます。すでにOutlookを日常的に使っている方にとっては、メールを一箇所にまとめられるため管理がぐっと楽になる、非常に便利な選択肢といえます。もし使い勝手が合わないと感じたら、Gmailをデスクトップクライアントのように活用する方法を試してみるのもよいでしょう。Macユーザーの方には、Gmailをデスクトップで快適に使えるアプリも多数あります。