Outlookで不在時の自動返信を設定する方法【初心者向け完全ガイド】

休暇から戻ったら、受信箱に大量のメールが殺到していた——そんな経験はありませんか？外出前にMicrosoft Outlookで「不在時の自動返信」を設定し忘れていたのかもしれません。

自動返信は受信箱の氾濫そのものを解決する機能ではありませんが、自分が不在であること、すぐに返信できない事情があることを相手に知らせることができます。これにより、取引先や同僚はあなたの受信箱を圧迫することなく、後日改めて連絡を取ることが可能になります。

定型文やプロフェッショナルなメール署名とあわせて、今すぐ自動返信を設定しておきましょう。将来の時間節約につながり、Outlookなら数分で完了します。

Outlookで自動返信を設定する手順

Office 365、Outlook.com（旧Hotmail）、Exchangeアカウントを使用している場合、自動返信の設定はとても簡単です。以下の手順に従ってください。

1. [ファイル] > [自動返信] を選択します。
2. [自動返信] ダイアログボックスで [自動返信を有効にする] を選択します。
3. 自動返信の期間を設定します。開始時刻と終了時刻を指定することで、メールから離れている期間に合わせてメッセージをスケジュールできます。帰宅後に自動返信をオフにし忘れる心配もありません。
4. [組織内]タブを使って、チームメンバーや社内の同僚向けのメッセージを作成します。
5. [組織外]タブを使って、社外やチームの連絡先リスト以外からのメール向けのメッセージを作成します。
6. 不在メッセージ本文を作成し、必要に応じて書式を整えます。
7. [OK] をクリックして設定を保存します。

自動返信が有効になると、リボンの下にその旨を知らせるメッセージが表示されます。[自動返信を無効にする]をクリックすれば、そのメールアカウントの不在時自動返信を即座に解除できます。

休暇から戻ったら、同じダイアログボックスを開いて自動返信をオフにするだけです。

なお、GmailやYahoo!メールなどサードパーティのPOP/IMAPメールサービスをOutlookで使用している場合は、手順がやや複雑になります。Outlookのルールを設定し、テンプレートファイルを使ってメッセージを送信する仕組みが必要です。詳しい設定方法については、別のチュートリアルで改めてご紹介します。